Wir bei Westfalen Weser

Kunde

Wer die Zukunft nach¬≠haltig gestalten will, muss heute gut vernetzt sein. Westfalen Weser baut und betreibt Verteil¬≠netze f√ľr Strom, Gas und Wasser, engagiert sich f√ľr Fern¬≠w√§rme¬≠konzepte und investiert in Stadtwerke und energienahe Bereiche. Rund 700.000 Kundinnen und Kunden vertrauen auf die effiziente und sichere Energie¬≠versorgung – Pflicht und Ansporn zugleich.

Mit 1.000 Beschäftigten ist Westfalen Weser ein bedeutender Arbeit­geber in Ostwestfalen-Lippe, im Weser­bergland und im nördlichen Sauerland. 56 Kommunen und Kreise sind Gesell­schafter der Unternehmens­gruppe und nehmen so ihre Pflicht zur kommunalen Daseins­vorsorge verantwortlich wahr.

Bulb

Branche: Energie

Location

Standorte: 23

meeting@4x

Mitarbeitende: 1.000

Hintergrund

Mit insgesamt 23 Standorten ist Westfalen Weser dezentral auf¬≠gestellt. Der Unter¬≠nehmens¬≠sitz befindet sich in Paderborn, die Haupt¬≠verwaltung in Herford. Vom Vertrieb bis zum Kunden¬≠support, den Netz¬≠mitar¬≠beitenden und der Administration ‚Äď die reibungslose Kommunikation steuert einen Gro√üteil der t√§glichen Arbeit. Viele der Mitarbeitenden arbeiten ohne festen B√ľro¬≠arbeitsplatz in der Fl√§che: Sie beginnen ihre Arbeit direkt an den Bau¬≠stellen und √ľbrigen Einsatz¬≠orten. Laptop und Smart¬≠phone geh√∂ren dabei zur Grundaus¬≠stattung der Fach¬≠spezialisten.

Westfalen Weser war es deswegen ein Anliegen, mehr Transparenz in der Kommunikation zu schaffen. Nicht nur neue Mitarbeitende w√ľnschten sich ein modernes Kommuni¬≠kations¬≠¬≠mittel, um im Unternehmen anzukommen. Auch langj√§hrig Besch√§ftigte wollten den Wissens¬≠transfer im sich stetig weiter¬≠entwickelnden Unternehmen nach¬≠haltig sicher¬≠stellen. Ziel dabei war es zu jeder Zeit eine schnelle und transparente Kommu¬≠ni¬≠kation zu gew√§hrleisten. Erg√§nzend dazu sollte eine zentrale Wissens¬≠datenbank entstehen.

Auftrag

Aus einer Idee von jungen Mit¬≠arbeitenden entstanden, wurde die Ein¬≠f√ľhrung des Social Intranets als agiles Projekt angelegt. Unter der Leitung von Benjamin Huprich (Finanzen) √ľbernahm eine interdis¬≠ziplin√§re Arbeits¬≠gruppe (√Ėffentlichkeits¬≠arbeit, IT, Vertrieb) die System¬≠auswahl und Ein¬≠f√ľhrung eines Social Intranets f√ľr die gesamte Unternehmens¬≠gruppe. Mit Kronsteg als externem Partner wurde Unterst√ľtzung durch breit gef√§chertes Fachwissen ins Projekt¬≠team geholt. Ziel dabei war es, das veraltete Intranet auf CMS-Basis durch ein neues Social Intranet abzul√∂sen. Dieses soll als Platt¬≠form zum Austausch dienen und gleichzeitig als zentraler Einstiegs¬≠punkt sowie als Wissens¬≠datenbank fungieren. Als eine der wichtigsten Aufgaben dabei galt es, die Akzeptanz aller Mitarbeitenden f√ľr eine neue, interaktive Form der Kommunikation zu schaffen.

W√§hrend der parallelen Einf√ľhrung von Microsoft 365 und dem Social Intranet sollte Kronsteg strategisch bei der Verzahnung unterst√ľtzen. Dabei stellte sich heraus, dass hier eine gemeinsame Kommunikations¬≠strategie ben√∂tigt wird, um den Mitarbeitenden beide Projekte ansprechend unter dem √ľbergeordneten Thema ‚ÄúDigitaler Arbeits¬≠platz‚ÄĚ zu vermitteln.

Vorgehen

Nach der Analyse¬≠phase fiel die Entscheidung schnell auf die cloud¬≠basierte Software von COYO. Neben der Vernetzung der Mitarbeitenden untereinander, sollte Au√üen¬≠dienstlern eine √ľbersichtliche native App geboten werden, die den Zugriff zu jeder Zeit an jedem Ort schnell und einfach m√∂glich macht. COYO brachte alle Voraus¬≠setzungen f√ľr die Reise ins ‚ÄúDigiland‚ÄĚ mit: ein Tool zur Vernetzung und zum Wissens¬≠management sowie die Ab¬≠bildung von redaktionellen Inhalten √ľberzeugten. In Umfragen, kontextuellen Inter¬≠views und in den gebildeten Fokus¬≠gruppen zeigte sich deutlich, dass die Zielgruppen im Unternehmen sehr unterschiedliche Anfor¬≠derungen an ein Social Intranet stellen. All diesen galt es in der Umsetzungs¬≠phase gerecht zu werden.

F√ľr eine umfangreiche Kommunikations¬≠kampagne wurde das Projekt Social Intranet mit dem Slogan „Digiland: Gemeinsam. Digital. Spa√ü“ gebrandet und ein Key Visual erarbeitet. Die vier Bereiche (News, Vernetzung, Wissensaustausch, Kollaboration) wurden auf Basis der Netzgebiets¬≠karte des Unternehmens als ‚ÄěDigiland‚Äú Freizeit¬≠park visualisiert – Spa√ü und Vergn√ľgen inklusive. Besonderes Augenmerk galt dem Change-Prozess: Kronsteg f√ľhrte F√ľhrungs¬≠kr√§fte¬≠coachings und Schulungen f√ľr Fach¬≠redakteure durch, um die Besch√§ftigten in allen Bereichen auf die Ver¬≠√§nderung vor¬≠zubereiten.

Ergebnis

Herzlich will¬≠kommen im ‚ÄúDigiland‚ÄĚ ‚Äď dem digitalen Themen¬≠park in dem alle Mit¬≠arbeitenden auf ihre Kosten kommen. Das neue WWinside bietet eine native App um Mobilit√§t zu garantieren, ein stetig wachsendes Wiki, ein √ľber¬≠sichtliches Mitarbeiter¬≠verzeichnis mit umfang¬≠reichen Mitarbeiter¬≠profilen und eine gute Volltext-Suche. Mehr als 80 Fach¬≠redakteure gestalten die Seiten der Fach¬≠bereiche und posten regel¬≠m√§√üige News. Interne Kommunikation, Vernetzung und Wissens¬≠vermittlung finden nun auf breiter Ebene statt. Das Beste daran:

49 % Weniger Suchaufwand: Info-Seiten, Wiki, Dokumente

96 % Nutzungsrate: Erstanmeldung in den ersten vier Wochen

30+ Wiki-Seiten: √úbersichtlicher Zugriff auf Wissen

Eine transparente Kommuni¬≠kation, der einfache Austausch unter¬≠einander und sinnvolle Such¬≠ergebnisse jeder¬≠zeit und √ľberall, schaffen Spa√ü unter den Mitarbeitenden. Davon profitiert das gesamte Unternehmen ‚Äď alle digitalen Heraus¬≠forderungen der Zukunft k√∂nnen nun garantiert in den Netzen gestaltet werden!

SOFTWARE

wireframe@4x

PROJEKTLAUFZEIT

-stopwatch@4x

9 Monate

ERFOLGSPAKET

trophy@4x

Das sagt Westfalen Weser

‚ÄěMit Kronsteg gelang es uns in neun Monaten ein modernes Social Intranet zu konzipieren, zu entwickeln und einzuf√ľhren. Unser WWinside ist der Wegbereiter in eine digitale Zukunft!‚ÄĚ

Benjamin Huprich

Intranet-Projektleiter