Wir bei Westfalen Weser

Kunde

Wer die Zukunft nach­haltig gestalten will, muss heute gut vernetzt sein. Westfalen Weser baut und betreibt Verteil­netze fĂŒr Strom, Gas und Wasser, engagiert sich fĂŒr Fern­wĂ€rme­konzepte und investiert in Stadtwerke und energienahe Bereiche. Rund 700.000 Kundinnen und Kunden vertrauen auf die effiziente und sichere Energie­versorgung – Pflicht und Ansporn zugleich.

Mit 1.000 BeschÀftigten ist Westfalen Weser ein bedeutender Arbeit­geber in Ostwestfalen-Lippe, im Weser­bergland und im nördlichen Sauerland. 56 Kommunen und Kreise sind Gesell­schafter der Unternehmens­gruppe und nehmen so ihre Pflicht zur kommunalen Daseins­vorsorge verantwortlich wahr.

Bulb

Branche: Energie

Location

Standorte: 23

meeting@4x

Mitarbeitende: 1.000

Hintergrund

Mit insgesamt 23 Standorten ist Westfalen Weser dezentral auf­gestellt. Der Unter­nehmens­sitz befindet sich in Paderborn, die Haupt­verwaltung in Herford. Vom Vertrieb bis zum Kunden­support, den Netz­mitar­beitenden und der Administration – die reibungslose Kommunikation steuert einen Großteil der tĂ€glichen Arbeit. Viele der Mitarbeitenden arbeiten ohne festen BĂŒro­arbeitsplatz in der FlĂ€che: Sie beginnen ihre Arbeit direkt an den Bau­stellen und ĂŒbrigen Einsatz­orten. Laptop und Smart­phone gehören dabei zur Grundaus­stattung der Fach­spezialisten.

Westfalen Weser war es deswegen ein Anliegen, mehr Transparenz in der Kommunikation zu schaffen. Nicht nur neue Mitarbeitende wĂŒnschten sich ein modernes Kommuni­kations­­mittel, um im Unternehmen anzukommen. Auch langjĂ€hrig BeschĂ€ftigte wollten den Wissens­transfer im sich stetig weiter­entwickelnden Unternehmen nach­haltig sicher­stellen. Ziel dabei war es zu jeder Zeit eine schnelle und transparente Kommu­ni­kation zu gewĂ€hrleisten. ErgĂ€nzend dazu sollte eine zentrale Wissens­datenbank entstehen.

Auftrag

Aus einer Idee von jungen Mit­arbeitenden entstanden, wurde die Ein­fĂŒhrung des Social Intranets als agiles Projekt angelegt. Unter der Leitung von Benjamin Huprich (Finanzen) ĂŒbernahm eine interdis­ziplinĂ€re Arbeits­gruppe (Öffentlichkeits­arbeit, IT, Vertrieb) die System­auswahl und Ein­fĂŒhrung eines Social Intranets fĂŒr die gesamte Unternehmens­gruppe. Mit Kronsteg als externem Partner wurde UnterstĂŒtzung durch breit gefĂ€chertes Fachwissen ins Projekt­team geholt. Ziel dabei war es, das veraltete Intranet auf CMS-Basis durch ein neues Social Intranet abzulösen. Dieses soll als Platt­form zum Austausch dienen und gleichzeitig als zentraler Einstiegs­punkt sowie als Wissens­datenbank fungieren. Als eine der wichtigsten Aufgaben dabei galt es, die Akzeptanz aller Mitarbeitenden fĂŒr eine neue, interaktive Form der Kommunikation zu schaffen.

WĂ€hrend der parallelen EinfĂŒhrung von Microsoft 365 und dem Social Intranet sollte Kronsteg strategisch bei der Verzahnung unterstĂŒtzen. Dabei stellte sich heraus, dass hier eine gemeinsame Kommunikations­strategie benötigt wird, um den Mitarbeitenden beide Projekte ansprechend unter dem ĂŒbergeordneten Thema “Digitaler Arbeits­platz” zu vermitteln.

Vorgehen

Nach der Analyse­phase fiel die Entscheidung schnell auf die cloud­basierte Software von COYO. Neben der Vernetzung der Mitarbeitenden untereinander, sollte Außen­dienstlern eine ĂŒbersichtliche native App geboten werden, die den Zugriff zu jeder Zeit an jedem Ort schnell und einfach möglich macht. COYO brachte alle Voraus­setzungen fĂŒr die Reise ins “Digiland” mit: ein Tool zur Vernetzung und zum Wissens­management sowie die Ab­bildung von redaktionellen Inhalten ĂŒberzeugten. In Umfragen, kontextuellen Inter­views und in den gebildeten Fokus­gruppen zeigte sich deutlich, dass die Zielgruppen im Unternehmen sehr unterschiedliche Anfor­derungen an ein Social Intranet stellen. All diesen galt es in der Umsetzungs­phase gerecht zu werden.

FĂŒr eine umfangreiche Kommunikations­kampagne wurde das Projekt Social Intranet mit dem Slogan „Digiland: Gemeinsam. Digital. Spaß“ gebrandet und ein Key Visual erarbeitet. Die vier Bereiche (News, Vernetzung, Wissensaustausch, Kollaboration) wurden auf Basis der Netzgebiets­karte des Unternehmens als „Digiland“ Freizeit­park visualisiert – Spaß und VergnĂŒgen inklusive. Besonderes Augenmerk galt dem Change-Prozess: Kronsteg fĂŒhrte FĂŒhrungs­krĂ€fte­coachings und Schulungen fĂŒr Fach­redakteure durch, um die BeschĂ€ftigten in allen Bereichen auf die Ver­Ànderung vor­zubereiten.

Ergebnis

Herzlich will­kommen im “Digiland” – dem digitalen Themen­park in dem alle Mit­arbeitenden auf ihre Kosten kommen. Das neue WWinside bietet eine native App um MobilitĂ€t zu garantieren, ein stetig wachsendes Wiki, ein ĂŒber­sichtliches Mitarbeiter­verzeichnis mit umfang­reichen Mitarbeiter­profilen und eine gute Volltext-Suche. Mehr als 80 Fach­redakteure gestalten die Seiten der Fach­bereiche und posten regel­mĂ€ĂŸige News. Interne Kommunikation, Vernetzung und Wissens­vermittlung finden nun auf breiter Ebene statt. Das Beste daran:

49 % Weniger Suchaufwand: Info-Seiten, Wiki, Dokumente

96 % Nutzungsrate: Erstanmeldung in den ersten vier Wochen

30+ Wiki-Seiten: Übersichtlicher Zugriff auf Wissen

Eine transparente Kommuni­kation, der einfache Austausch unter­einander und sinnvolle Such­ergebnisse jeder­zeit und ĂŒberall, schaffen Spaß unter den Mitarbeitenden. Davon profitiert das gesamte Unternehmen – alle digitalen Heraus­forderungen der Zukunft können nun garantiert in den Netzen gestaltet werden!

SOFTWARE

wireframe@4x

PROJEKTLAUFZEIT

-stopwatch@4x

9 Monate

ERFOLGSPAKET

trophy@4x

Das sagt Westfalen Weser

„Mit Kronsteg gelang es uns in neun Monaten ein modernes Social Intranet zu konzipieren, zu entwickeln und einzufĂŒhren. Unser WWinside ist der Wegbereiter in eine digitale Zukunft!”

Benjamin Huprich

Intranet-Projektleiter