Auftrag

Aus einer Idee von jungen Mit­arbeitenden entstanden, wurde die Ein­führung des Social Intranets als agiles Projekt angelegt. Unter der Leitung von Benjamin Huprich (Finanzen) übernahm eine interdis­ziplinäre Arbeits­gruppe (Öffentlichkeits­arbeit, IT, Vertrieb) die System­auswahl und Ein­führung eines Social Intranets für die gesamte Unternehmens­gruppe. Mit Kronsteg als externem Partner wurde Unterstützung durch breit gefächertes Fachwissen ins Projekt­team geholt. Ziel dabei war es, das veraltete Intranet auf CMS-Basis durch ein neues Social Intranet abzulösen. Dieses soll als Platt­form zum Austausch dienen und gleichzeitig als zentraler Einstiegs­punkt sowie als Wissens­datenbank fungieren. Als eine der wichtigsten Aufgaben dabei galt es, die Akzeptanz aller Mitarbeitenden für eine neue, interaktive Form der Kommunikation zu schaffen.

Während der parallelen Einführung von Microsoft 365 und dem Social Intranet sollte Kronsteg strategisch bei der Verzahnung unterstützen. Dabei stellte sich heraus, dass hier eine gemeinsame Kommunikations­strategie benötigt wird, um den Mitarbeitenden beide Projekte ansprechend unter dem übergeordneten Thema “Digitaler Arbeits­platz” zu vermitteln.

Vorgehen

Nach der Analyse­phase fiel die Entscheidung schnell auf die cloud­basierte Software von COYO. Neben der Vernetzung der Mitarbeitenden untereinander, sollte Außen­dienstlern eine übersichtliche native App geboten werden, die den Zugriff zu jeder Zeit an jedem Ort schnell und einfach möglich macht. COYO brachte alle Voraus­setzungen für die Reise ins “Digiland” mit: ein Tool zur Vernetzung und zum Wissens­management sowie die Ab­bildung von redaktionellen Inhalten überzeugten. In Umfragen, kontextuellen Inter­views und in den gebildeten Fokus­gruppen zeigte sich deutlich, dass die Zielgruppen im Unternehmen sehr unterschiedliche Anfor­derungen an ein Social Intranet stellen. All diesen galt es in der Umsetzungs­phase gerecht zu werden.

Für eine umfangreiche Kommunikations­kampagne wurde das Projekt Social Intranet mit dem Slogan „Digiland: Gemeinsam. Digital. Spaß“ gebrandet und ein Key Visual erarbeitet. Die vier Bereiche (News, Vernetzung, Wissensaustausch, Kollaboration) wurden auf Basis der Netzgebiets­karte des Unternehmens als „Digiland“ Freizeit­park visualisiert – Spaß und Vergnügen inklusive. Besonderes Augenmerk galt dem Change-Prozess: Kronsteg führte Führungs­kräfte­coachings und Schulungen für Fach­redakteure durch, um die Beschäftigten in allen Bereichen auf die Ver­änderung vor­zubereiten.

Ergebnis

Herzlich will­kommen im “Digiland” – dem digitalen Themen­park in dem alle Mit­arbeitenden auf ihre Kosten kommen. Das neue WWinside bietet eine native App um Mobilität zu garantieren, ein stetig wachsendes Wiki, ein über­sichtliches Mitarbeiter­verzeichnis mit umfang­reichen Mitarbeiter­profilen und eine gute Volltext-Suche. Mehr als 80 Fach­redakteure gestalten die Seiten der Fach­bereiche und posten regel­mäßige News. Interne Kommunikation, Vernetzung und Wissens­vermittlung finden nun auf breiter Ebene statt. Das Beste daran:

49 % Weniger Suchaufwand: Info-Seiten, Wiki, Dokumente

96 % Nutzungsrate: Erstanmeldung in den ersten vier Wochen

30+ Wiki-Seiten: Übersichtlicher Zugriff auf Wissen

Eine transparente Kommuni­kation, der einfache Austausch unter­einander und sinnvolle Such­ergebnisse jeder­zeit und überall, schaffen Spaß unter den Mitarbeitenden. Davon profitiert das gesamte Unternehmen – alle digitalen Heraus­forderungen der Zukunft können nun garantiert in den Netzen gestaltet werden!