Wir bei Westfalen Weser

Kunde

Wer die Zukunft nach­haltig gestalten will, muss heute gut vernetzt sein. Westfalen Weser baut und betreibt Verteil­netze für Strom, Gas und Wasser, engagiert sich für Fern­wärme­konzepte und investiert in Stadtwerke und energienahe Bereiche. Rund 700.000 Kundinnen und Kunden vertrauen auf die effiziente und sichere Energie­versorgung – Pflicht und Ansporn zugleich.

Mit 1.000 Beschäftigten ist Westfalen Weser ein bedeutender Arbeit­geber in Ostwestfalen-Lippe, im Weser­bergland und im nördlichen Sauerland. 56 Kommunen und Kreise sind Gesell­schafter der Unternehmens­gruppe und nehmen so ihre Pflicht zur kommunalen Daseins­vorsorge verantwortlich wahr.

Bulb

Branche: Energie

Location

Standorte: 23

meeting@4x

Mitarbeitende: 1.000

Hintergrund

Mit insgesamt 23 Standorten ist Westfalen Weser dezentral auf­gestellt. Der Unter­nehmens­sitz befindet sich in Paderborn, die Haupt­verwaltung in Herford. Vom Vertrieb bis zum Kunden­support, den Netz­mitar­beitenden und der Administration – die reibungslose Kommunikation steuert einen Großteil der täglichen Arbeit. Viele der Mitarbeitenden arbeiten ohne festen Büro­arbeitsplatz in der Fläche: Sie beginnen ihre Arbeit direkt an den Bau­stellen und übrigen Einsatz­orten. Laptop und Smart­phone gehören dabei zur Grundaus­stattung der Fach­spezialisten.

Westfalen Weser war es deswegen ein Anliegen, mehr Transparenz in der Kommunikation zu schaffen. Nicht nur neue Mitarbeitende wünschten sich ein modernes Kommuni­kations­­mittel, um im Unternehmen anzukommen. Auch langjährig Beschäftigte wollten den Wissens­transfer im sich stetig weiter­entwickelnden Unternehmen nach­haltig sicher­stellen. Ziel dabei war es zu jeder Zeit eine schnelle und transparente Kommu­ni­kation zu gewährleisten. Ergänzend dazu sollte eine zentrale Wissens­datenbank entstehen.

Auftrag

Aus einer Idee von jungen Mit­arbeitenden entstanden, wurde die Ein­führung des Social Intranets als agiles Projekt angelegt. Unter der Leitung von Benjamin Huprich (Finanzen) übernahm eine interdis­ziplinäre Arbeits­gruppe (Öffentlichkeits­arbeit, IT, Vertrieb) die System­auswahl und Ein­führung eines Social Intranets für die gesamte Unternehmens­gruppe. Mit Kronsteg als externem Partner wurde Unterstützung durch breit gefächertes Fachwissen ins Projekt­team geholt. Ziel dabei war es, das veraltete Intranet auf CMS-Basis durch ein neues Social Intranet abzulösen. Dieses soll als Platt­form zum Austausch dienen und gleichzeitig als zentraler Einstiegs­punkt sowie als Wissens­datenbank fungieren. Als eine der wichtigsten Aufgaben dabei galt es, die Akzeptanz aller Mitarbeitenden für eine neue, interaktive Form der Kommunikation zu schaffen.

Während der parallelen Einführung von Microsoft 365 sollte Kronsteg strategisch bei der Verzahnung zwischen Microsoft 365 und dem Social Intranet unterstützen. Dabei stellte sich heraus, dass hier eine gemeinsame Kommunikations­strategie benötigt wird, um den Mitarbeitenden beide Projekte ansprechend unter dem übergeordneten Thema “Digitaler Arbeits­platz” zu vermitteln.

Vorgehen

Nach der Analyse­phase fiel die Entscheidung schnell auf die cloud­basierte Software von COYO. Neben der Vernetzung der Mitarbeitenden untereinander, sollte Außen­dienstlern eine übersichtliche native App geboten werden, die den Zugriff zu jeder Zeit an jedem Ort schnell und einfach möglich macht. COYO brachte alle Voraus­setzungen für die Reise ins “Digiland” mit: ein Tool zur Vernetzung und zum Wissens­management sowie die Ab­bildung von redaktionellen Inhalten überzeugten. In Umfragen, kontextuellen Inter­views und in den gebildeten Fokus­gruppen zeigte sich deutlich, dass die Zielgruppen im Unternehmen sehr unterschiedliche Anfor­derungen an ein Social Intranet stellen. All diesen galt es in der Umsetzungs­phase gerecht zu werden.

Für eine umfangreiche Kommunikations­kampagne wurde das Projekt Social Intranet mit dem Slogan „Digiland: Gemeinsam. Digital. Spaß“ gebrandet und ein Key Visual erarbeitet. Die vier Bereiche (News, Vernetzung, Wissensaustausch, Kollaboration) wurden auf Basis der Netzgebiets­karte des Unternehmens als „Digiland“ Freizeit­park visualisiert – Spaß und Vergnügen inklusive. Besonderes Augenmerk galt dem Change-Prozess: Kronsteg führte Führungs­kräfte­coachings und Schulungen für Fach­redakteure durch, um die Beschäftigten in allen Bereichen auf die Ver­änderung vor­zubereiten.

Ergebnis

Herzlich will­kommen im “Digiland” – dem digitalen Themen­park in dem alle Mit­arbeitenden auf ihre Kosten kommen. Das neue WWinside bietet eine native App um Mobilität zu garantieren, ein stetig wachsendes Wiki, ein über­sichtliches Mitarbeiter­verzeichnis mit umfang­reichen Mitarbeiter­profilen und eine gute Volltext-Suche. Mehr als 80 Fach­redakteure gestalten die Seiten der Fach­bereiche und posten regel­mäßige News. Interne Kommunikation, Vernetzung und Wissens­vermittlung finden nun auf breiter Ebene statt. Das Beste daran:

49 % Weniger Suchaufwand: Info-Seiten, Wiki, Dokumente

96 % Nutzungsrate: Erstanmeldung in den ersten vier Wochen

30+ Wiki-Seiten: Übersichtlicher Zugriff auf Wissen

Eine transparente Kommuni­kation, der einfache Austausch unter­einander und sinnvolle Such­ergebnisse jeder­zeit und überall, schaffen Spaß unter den Mitarbeitenden. Davon profitiert das gesamte Unternehmen – alle digitalen Heraus­forderungen der Zukunft können nun garantiert in den Netzen gestaltet werden!

SOFTWARE

wireframe@4x

PROJEKTLAUFZEIT

-stopwatch@4x

9 Monate

ERFOLGSPAKET

trophy@4x

„Mit Kronsteg an unserer Seite gelang es uns innerhalb von neun Monaten ein modernes Social Intranet zu konzipieren, zu entwickeln und einzuführen. Unser WWinside ist der Wegbereiter in eine digitale Zukunft!”

Benjamin Huprich

Intranet-Projektleiter