Wir bei der Zeppelin Universität

Kunde

Die Zeppelin Universität schafft Wissen: Im hochmodernen Campus am Bodensee werden die Studierenden mit den großen Fragen der Gegenwart und Zukunft konfrontiert – wirtschaftlich, politisch und kulturell. Dabei versteht die ZU sich als diskursprägender Innovationstreiber, wie auch das eigene Gründerzentrum „PioneerPort“ zeigt.

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Branche: Universität

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Standorte: 2

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Nutzer: 1400

ZeppelinUniversität

Hintergrund

Als private Stiftungsuniversität hat die ZU ihren exzellenten Ruf in der Wissenschaft zu bewahren und das Qualitätsversprechen an ihre Studierenden einzulösen. Mit hochqualifiziertem Personal, visionärer Themensetzungen und einer prämiert modernen Architektur wird sie diesem Anspruch gerecht. Es war an der Zeit, auch die interne Vernetzung und Kommunikation dieser Positionierung – und diesem Flair – anzupassen.

Das bisherige Intranet der Universität war veraltet und bestand im Wesentlichen aus einem digitalen schwarzen Brett, in dem alle Mitarbeitenden frei Nachrichten teilen konnten. Wichtige Informationen gingen oft unter, der Look and Feel war nicht zeitgemäß. Eine innovative Lösung sollte her – für Mitarbeiter und Studierende. Dieser Herausforderung nahmen sich Jan Möller, Leiter der IT-Applikationen, und Stefanie Zeller, Zuständige für Informationstechnologie und E-Learning, an.

Auftrag

Schnell stand fest: Mit dem Social Intranet COYO sollte für Mitarbeitende und Studierende eine moderne Umgebung zum Austausch und Informieren geschaffen werden. Jan und Stefanie sahen in dem neuen Intranet die Chance, Informationssilos zwischen Lehrstühlen aufzubrechen und die offene Kommunikation zu fördern. Kronstegs Rolle war es, das zu ermöglichen: durch Analyse, Konzeption und eine Harmonisierung der IT-Softwarelandschaft.

Dazu gehörte, die Integration von Microsoft 365 und Absprünge zu sonstigen Tools zu beachten. So sollte das Social Intranet COYO zum zentralen Einstieg und Wegweiser für die Nutzer werden. Zudem galt es, unterschiedlichste Menschen mitzunehmen, von Studierenden über Verwaltungsmitarbeitende bis hin zu Professoren. Hierbei sollte Kronsteg durch dediziertes Change-Management unterstützen.

Vorgehen

Die Analyse der Softwarelandschaft ergab, dass Lösungen für Chats und virtuelle Kollaborationsräume bislang fehlten. News waren zudem nicht personalisiert – das Social Intranet COYO bietet all diese Funktionen. Damit alle Zielgruppen künftig die Infos bekommen, die sie brauchen, half Kronsteg bei der Informationsarchitektur und dem Redaktionskonzept. Anschließend wurde der Aufbau von Seiten- und Gruppen definiert und ein Konzept zur Migration und Erstellung von Inhalten entworfen.

Zur Einbindung der unterschiedlichsten Stakeholder entwarf Kronsteg eine Change-Management-Strategie. Dabei verwendeten die Berater das Prosci® ADKAR® Modell, um Akzeptanz für das neue Intranet zu schaffen. Mitten im Projekt gab es dann eine weitere Veränderung: Wegen COVID-19 wurden sämtliche ausstehenden Workshops vollständig remote durchgeführt – ohne Abstriche bei den Ergebnissen.

Zeppelin Unversität Intranet
Zeppelin Unversität Intranet Persona Workshop

Ergebnis

Galaktisch gut: Mit ihrem Social Intranet ZUniverse hat die Zeppelin Universität es geschafft, ihrem fortschrittlichen Image gerecht zu werden. Als eine der ersten Hochschulen bietet sie ein Social Intranet für Mitarbeitende, Studierende und Alumni. Perspektivisch ist geplant, externe Partner mit in die Plattform zu integrieren und dadurch Kollaboration neu zu denken. Ob studentischer Digitale Native oder externer Dozent – alle erreichen die Neuigkeiten, die sie brauchen. Vom Mensaplan über Stipendien bis hin zum Onboarding für neue Mitarbeiter.

87 % Aktive Nutzungsrate unter Studierenden

93 % Mehr Blogartikel von Mitarbeitenden

30 % Schnelleres Onboarding für Dozierende

Durch Change-Management wurde zudem der Weg zur Akzeptanz bereitet, sodass über Lehrstuhl-Grenzen hinweg in Kollaborationsräumen zusammengearbeitet wird. Auf Abteilungsseiten werden unkompliziert News und Infos veröffentlicht, in Communities finden angeregte Diskussionen zu den Ideen von Morgen statt. Damit ist die Zeppelin Universität auch digital zum Vorreiter geworden – mit einem modernen Intranet für einen innovativen Campus!

Startseite Intranet der Zeppelin Universität
Zeppelin Universität Intranet Wiki

SOFTWARE

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PROJEKTLAUFZEIT

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6 Monate

ERFOLGSPAKET

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Zeppelin Universität Jan Möller

„Mit Kronsteg haben wir erfolgreich eine digitale Heimat für unsere Studierenden und Mitarbeitenden eingeführt. Unsere festen Ansprechpartner haben uns dabei professionell und menschlich überzeugt.”

Jan Möller

Leiter IT-Applikationen

„Wir sind stolz auf die tolle Lösung, welche wir zusammen mit Kronsteg realisiert haben. Besonders freuen wir uns über die vielen positiven Rückmeldungen und die hohe Akzeptanz unserer Nutzer.“

Stefanie Zeller

Zuständige für IT und E-Learning

Stefanie Zeller