Die schlechte Nachricht zuerst: Die meisten Intranet-Projekte scheitern gar nicht nur an der Software. Die gute Nachricht: Genau deshalb lassen sich viele Probleme vermeiden!

Ob mangelnde Akzeptanz, veraltete Inhalte oder ein Projekt, das nie richtig Fahrt aufnimmt – die Ursachen liegen häufig nicht in der Technologie, son­dern in der Planung. Fehlende Strategien, unklare Zuständigkeiten oder eine zu geringe Einbindung der späteren Nutzenden sorgen dafür, dass selbst moderne Intranet-Plattformen ihre Potenziale manchmal nicht entfalten.

Welche Fehler besonders häufig auftreten und worauf Unternehmen bereits vor Projektbeginn achten sollten, erfährst Du in diesem Artikel.

Es fehlt eine klare Strategie

Viele Unternehmen starten ein Intranet-Projekt mit der Suche nach der pas­senden Software. Dabei geht es zu Beginn erstmal darum, eine gemein­same Vorstellung davon zu entwickeln, welche Ziele das Intranet überhaupt erfüllen soll. Soll die interne Kommunikation verbessert werden? Geht es darum, Wissen zentral bereitzustellen, Prozesse zu digitalisieren oder die Zusammen­arbeit zwischen Standorten zu fördern? Erst wenn diese Fragen beantwortet sind, lässt sich beurteilen, welche Anforderungen tatsächlich an ein Intranet gestellt werden.

Ebenso wichtig ist die Abgrenzung zur bestehenden Systemlandschaft. Nicht jede Information und jeder Prozess gehört ins Intranet. Wer frühzeitig definiert, welche Rolle das Intranet neben Microsoft 365, Teams oder anderen Anwendungen einnimmt, schafft Orientier­ung für alle Beteiligten und verhindert spätere Missverständnisse.

Eine fundierte Strategie bildet also die Grundlage für alle weiteren Entschei­dungen im Projekt – von der Informationsarchitektur über Gover­nance und Inhalte bis hin zur Auswahl der passenden Intranet-Software. Nach der Entwicklung der Strategie, folgt die Softwareauswahl. Denn auch die Software entscheidet maßgeblich darüber, wie gut das Intranet später angenommen wird. Umso wichtiger ist es, ihre Auswahl nicht isoliert oder vorschnell zu treffen, sondern auf Basis klar definierter Anforderungen und Ziele.

Fehlende Projektstruktur sorgt für Unsicherheit

Ein erfolgreiches Intranet entsteht nicht nebenbei. Trotzdem fehlt in vielen Unternehmen ein klarer Projektplan oder eine Person, die das Projekt über­greifend steuert. Unterschiedliche Fachbereiche verfolgen eigene Interessen, Prioritäten verschieben sich und Entscheidungen ziehen sich unnötig in die Länge. Gerade dann wird deutlich, wie wichtig eine gemein­same Vision und klare Verantwortlichkeiten sind!

Neben einer strukturierten Projektorganisation braucht es vor allem jeman­den, der unterschiedliche Stakeholder zusammenbringt und Entschei­dungen moderiert. Nur wenn Kommunikation, IT, Fachbereiche und Management an einem Strang ziehen, kann ein Intranet entstehen, das den Anforderungen des gesamten Unternehmens gerecht wird.

Nutzerorientierung wird häufig unterschätzt

Ein weiterer Grund für das Scheitern vieler Intranet-Projekte ist der fehlende Fokus auf die Menschen, die das System später täglich nutzen sollen. Statt sich mit den tatsächlichen Bedürfnissen der Mitarbeitenden auseinander­zusetzen, stehen technische Funktionen oder organisatorische Anfor­der­ungen im Mittelpunkt. Das Ergebnis sind komplexe Plattformen, die zwar viele Möglichkeiten bieten, im Arbeitsalltag jedoch kaum einen Mehrwert schaffen.

Bei der Auswahl der passenden Software sollte also auch die Sicht der Nutzenden beachtet werden. Welche Informationen werden täglich benötigt? Welche Prozesse lassen sich vereinfachen? Wie gelangen Mitarbeitende möglichst schnell ans Ziel? Werden diese Fragen bereits in Workshops oder Interviews berücksichtigt, steigt die spätere Akzeptanz deutlich.

Technische Anforderungen werden zu spät eingeplant

Nicht selten geraten Projekte kurz vor dem Go-live ins Stocken, weil tech­nische Grundlagen erst sehr spät betrachtet werden. Themen wie Benutz­er­verwaltung, Active Directory, Single Sign-on oder Integrationen mit bestehenden Anwendungen wirken auf den ersten Blick nebensächlich, entscheiden in der Praxis jedoch häufig über Zeitplan und Projektbudget.

Deshalb lohnt es sich, die IT bereits in der Konzeptionsphase eng einzu­binden und technische Rahmenbedingungen frühzeitig zu klären. Das reduziert Risiken, vermeidet spätere Überraschungen und sorgt für einen deutlich reibungsloseren Projektverlauf.

Gute Inhalte entstehen nicht von allein

Eine moderne Oberfläche allein macht noch kein erfolgreiches Intranet! Entscheidend ist vielmehr, dass Mitarbeitende dort aktuelle und relevante Informationen finden. Trotzdem behandeln Unternehmen das Thema Content häufig erst kurz vor dem Launch. Die Folge sind leere Seiten, veraltete Dokumente oder Informationen, für die sich langfristig niemand verantwortlich fühlt.

Damit Inhalte dauerhaft gepflegt werden, braucht es klare Prozesse. Dazu ge­hören unter anderem:

• definierte Verantwortlichkeiten für die Erstellung, Pflege und Archivierung von Inhalten
• verbindliche Redaktionsprozesse sowie regelmäßige Qualitäts- und Aktualitätsprüfungen

Nur wenn Mitarbeitende darauf vertrauen können, stets aktuelle Informa­tionen zu finden, entwickelt sich das Intranet langfristig zu einer zentralen Anlaufstelle im Arbeitsalltag.

Der Go-live ist erst der Anfang

Mit der technischen Einführung endet ein Intranet-Projekt nicht – vielmehr beginnt jetzt die eigentliche Veränderung. Mitarbeitende müssen neue Ar­beits­weisen kennenlernen, den Nutzen der Plattform verstehen und moti­viert werden, das Intranet regelmäßig zu nutzen. Ohne begleitendes Change Management bleiben viele Potenziale ungenutzt. Dazu gehören neben einer zielgerichteten Kommunikation auch Schulungen, die Einbindung von Multi­plikatoren im Unternehmen und regelmäßiges Feedback der Nutzen­den.

FAQ: Warum scheitern Intranet-Projekte?

Warum externe Unterstützung häufig den Unterschied macht

Für die meisten Unternehmen ist die Einführung eines neuen Intranets kein Routineprojekt. Entsprechend fehlen häufig Erfahrungen, bewährte Vor­gehensweisen oder die notwendigen personellen Ressourcen. Hinzu kommt, dass unterschiedliche Interessen zusammengeführt, Prioritäten gesetzt und zahlreiche organisatorische sowie technische Themen gleich­zeitig berück­sichtigt werden müssen.

Eine spezialisierte Intranet-Agentur bringt genau diese Erfahrung mit. Sie unter­stützt dabei, eine tragfähige Strategie zu entwickeln, Projekte strukturiert aufzusetzen und alle Beteiligten auf ein gemeinsames Ziel auszurichten. Gleich­zeitig hilft sie dabei, eine gründliche Softwareauswahl durchzuführen, typische Stolperfallen frühzeitig zu erkennen und den Fokus konsequent auf die Bedürfnisse der späteren Nutzenden zu richten.

Warum Kronsteg?

Wir bei Kronsteg begleiten Unternehmen dabei, zukunftsfähige Intranets ein­zuführen. Dabei zeichnet uns unsere Spezialisierung auf Intranets, der klare Fokus auf Nutzung und Akzeptanz der Plattform und eine durchdachte sowie praxiserprobte Methodik aus!

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Fazit

Die meisten Intranet-Projekte scheitern nicht an der Technologie selbst, son­dern daran, dass wichtige Grundlagen fehlen. Eine klare Strategie, ein­deut­ige Verantwortlichkeiten, gute Inhalte und ein professionelles Change Manage­ment bilden das Fundament für den Projekterfolg. Genauso entschei­dend ist jedoch die Auswahl einer Intranetsoftware, die zu den tatsächlichen Anforderungen des Unternehmens passt. Wer sich dafür ausreichend Zeit nimmt und nicht nur Funktionen, sondern den langfristigen Nutzen bewertet, schafft die Grundlage für ein Intranet, das von Mitarbei­tenden angenommen wird und nachhaltig Mehrwert schafft!

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