„Schreib mir einen Blogartikel über unser Sommerfest.“ oder „Fasse diese Richtlinie zusammen.“: Wer KI-Tools wie ChatGPT oder Claude nutzt, kennt solche Anfragen. Doch warum liefert die KI manchmal genau das gewünsch­te Ergebnis und manchmal einen Text, der komplett überarbeitet werden muss?

Der Unterschied liegt häufig im Prompt. Also in der Anweisung, die Du der KI gibst. Je klarer und präziser Dein Prompt formuliert ist, desto besser versteht die KI, was Du erreichen möchtest.

In diesem Beitrag erfährst Du, was ein Prompt ist, worauf Du bei der Formu­lierung achten solltest und wie Du KI sinnvoll in der internen Kommunikation einsetzen kannst.

Was ist ein Prompt?

Ein Prompt ist die Eingabe oder Anweisung, mit der Du einer KI eine Aufgabe gibst. Das kann eine einfache Frage sein, aber auch ein ausführliches Brief­ing mit Hintergrundinformationen, Zielgruppe, Tonalität und gewünschtem Ergebnis. Grundsätzlich gilt: Je mehr relevanter Kontext in einem Prompt steckt, desto besser kann die KI Dich unterstützen.

Statt nur zu schreiben: „Kürze diesen Text.“ liefert ein konkreterer Prompt meist deutlich bessere Ergebnisse: „Kürze den folgenden Text auf maximal 150 Wörter. Erhalte alle wichtigen Informationen, formuliere verständlich für alle Mitarbeitenden und verwende eine persönliche, aktive Sprache.“

Der Unterschied ist offensichtlich: Die KI weiß nicht nur, was sie tun soll, sondern auch wie das Ergebnis aussehen soll.

Warum sind gute Prompts so wichtig?

KI kann Informationen verarbeiten, Texte formulieren und Ideen entwickeln. Was sie jedoch nicht kennt, sind die Besonderheiten Deines Unternehmens, die Kommunikationsziele oder die Unternehmenssprache – zumindest dann nicht, wenn Du sie ihr nicht mitgibst.

Ein guter Prompt liefert genau diesen Kontext und ist dabei so konkret wie möglich. Das spart Zeit, reduziert Korrekturschleifen und sorgt dafür, dass die Ergebnisse besser zu Deiner Zielgruppe und Eurer Kommunikation passen.

Gerade in der internen Kommunikation ist das entscheidend. Schließlich unterscheiden sich ein Beitrag für das Social Intranet, eine E-Mail an Führungskräfte oder eine Unternehmensnews nicht nur im Format, sondern auch in Sprache, Tonalität und Informationsdichte.

So unterstützt Dich KI im Kommunikationsalltag

KI muss nicht jede Nachricht von Grund auf schreiben. Oft liegt ihr größter Mehrwert darin, bestehende Inhalte zu verbessern, anzupassen oder weiter­zuentwickeln.

Texte an die passende Tonalität anpassen

Ein Text soll persönlicher, verständlicher oder motivierender klingen? Mit einem passenden Prompt kannst Du die Tonalität gezielt verändern.

Beispiel-Prompt: Passe den folgenden Text an eine wertschätzende und persönliche Unternehmenssprache an. Formuliere aktiv, verständlich und motivierend. Vermeide Floskeln und unnötige Fachbegriffe.

Texte kürzen oder erweitern

Nicht jeder Kommunikationskanal bietet gleich viel Platz. Während ein Blog­artikel ausführlich sein darf, muss eine News im Social Intranet schnell erfassbar sein.

Beispiel-Prompt: Kürze den folgenden Text auf maximal 120 Wörter. Erhalte alle Kernbotschaften und formuliere verständlich für alle Mitarbeitenden.

Oder: Erweitere den folgenden Text zu einem Blogartikel mit Zwischen­über­schriften, einem verständlichen Einstieg und einem passenden Fazit.

Inhalte zusammenfassen

Aus einem Workshop-Protokoll, einer Präsentation oder einer Richtlinie lässt sich schnell eine kompakte Zusammenfassung erstellen.

Beispiel-Prompt: Fasse den folgenden Text in fünf übersichtlichen Stich­punkten zusammen. Hebe die wichtigsten Aussagen hervor und ver­wende eine leicht verständliche Sprache.

Texte korrigieren und optimieren

KI eignet sich hervorragend als zusätzliches Lektorat.

Beispiel-Prompt: Überprüfe den folgenden Text auf Rechtschreibung, Grammatik und Verständlichkeit. Schlage Formulierungen vor, die aktiver und lesefreundlicher sind, ohne die Aussage zu verändern.

Erste Entwürfe erstellen

Wenn der Einstieg schwerfällt, kann KI helfen, die leere Seite zu füllen.

Beispiel-Prompt: Erstelle eine Gliederung für einen Blogartikel zum Thema Wissensmanagement im Social Intranet. Die Zielgruppe sind Kommunika­tions­verantwortliche. Der Schreibstil soll verständlich und praxisnah sein.

Recherchieren und strukturieren

Auch bei der Vorbereitung neuer Themen kann KI unterstützen.

Beispiel-Prompt: Recherchiere die wichtigsten Trends der internen Kommunikation für das Jahr 2026. Fasse die Entwicklungen verständlich zusammen und nenne mögliche Auswirkungen auf Unternehmen.

Inhalte übersetzen

Internationale Unternehmen können Texte schnell in andere Sprachen über­tragen lassen.

Beispiel-Prompt: Übersetze den folgenden Text ins Englische. Erhalte die freundliche Tonalität und verwende eine natürliche Business-Sprache.

FAQ: KI in der internen Kommunikation

So formulierst Du bessere Prompts

Ein guter Prompt muss nicht kompliziert sein. Oft reichen wenige zusätzliche Informationen aus, um die Qualität der Ergebnisse deutlich zu verbessern.

Orientiere Dich dabei an diesen fünf Fragen:

1. Was soll die KI tun? Beschreibe die Aufgabe möglichst konkret.
2. Für wen ist der Inhalt gedacht? Nenne die Zielgruppe, zum Beispiel alle Mitarbeitenden, Führungskräfte oder Projektbeteiligte.
3. Welchen Stil soll der Text haben? Soll er persönlich, sachlich, moti­vierend oder besonders verständlich formuliert sein?
4. Welches Format erwartest Du? Zum Beispiel einen Blogartikel, eine News, eine E-Mail, eine Zusammenfassung oder eine Liste.
5. Gibt es besondere Vorgaben? Beispielsweise eine maximale Länge, bestimmte Inhalte oder Formulierungen, die berücksichtigt werden sollen.

Gute Prompts entstehen im Dialog

Ein Prompt muss nicht sofort perfekt sein. Im Gegenteil: Die besten Er­geb­nisse entstehen häufig Schritt für Schritt. Bitte die KI beispielsweise an­schließend:

• Formuliere den Text verständlicher.
• Schreibe den Einstieg persönlicher.
• Kürze den Beitrag um 30 Prozent.
• Erstelle zusätzlich eine Version für Führungskräfte.
• Passe den Text an unsere Unternehmenssprache an.
• Schlage drei alternative Überschriften vor.

So entwickelst Du aus einem ersten Entwurf nach und nach einen Text, der genau zu Deinem Unternehmen und Deiner Zielgruppe passt.

Warum Kronsteg?

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Fazit

KI ist kein Ersatz für gute interne Kommunikation, aber ein leistungsstarkes Werkzeug, das Dich im Arbeitsalltag unterstützen kann. Entscheidend ist nicht nur das verwendete KI-Tool, sondern vor allem die Qualität Deiner Anwei­sung­en.

Je klarer Du Deine Aufgabe beschreibst, desto besser werden die Ergeb­nis­se. Gute Prompts helfen Dir dann dabei, Texte schneller zu erstellen, Inhalte zielgruppengerecht aufzubereiten und Routineaufgaben effizienter zu erledigen.

Unser Tipp: Betrachte KI nicht als fertige Lösung, sondern als Sparrings­partner. Mit den richtigen Prompts entstehen aus ersten Ideen Schritt für Schritt überzeugende Kommunikationsinhalte – und Du gewinnst mehr Zeit für das, was wirklich zählt: den Austausch mit den Mitarbeitenden und eine erfolgreiche interne Kommunikation.

Dein Unternehmen will ein neues Intranet einfügen und einen Überblick über KI-Funktionen bekommen? Dann kontaktiere uns und wir geben Dir gerne einen Einblick!