Sie stehen für das „tradierte Intranet“: Content Management Systeme (CMS). Tools wie Drupal und WordPress, die eigentlich für Websites kon­zipiert wurden und für die Gestaltung interner Informationsseiten genutzt werden, finden oft­mals noch als Intranet Verwendung – häufig, weil ihre Nutzung bereits vertraut ist. Die Anfor­derungen an den digitalen Arbeitsplatz steigen jedoch stetig und der Aspekt der Ver­netzung und Kommunikation nimmt einen immer grö­ßeren Stellenwert ein.

Wie diesbezüglich CMS als Intranet abschnei­den, erfährst Du in diesem Artikel.

Einführungskosten und -aufwand

CMS, also Website­-Tools, sind in der An­schaf­fung äußerst kosten­günstig. Erst die Weiterent­wick­lung von Design, Funktionen etc. bedarf dann eines ho­hen, kont­inuier­lichen Zeit- und Kosten­aufwands, weil Du dafür selbst zu­ständig bist – bzw. die Agentur Deiner Wahl. Demnach braucht Dein Unter­nehmen eine lang­fristige Product-Roadmap. Andernfalls ist das System nach 12 Monaten veraltet und kann nicht lang­fristig genutzt werden. Einen „Ever­green­-An­satz“ mit auto­matisierten Updates durch den Her­steller, wie er bei einer Cloud-Lösung vor­handen ist, ist so aus­geschlossen.

Haupteinsatzzweck: Redaktionelle Inhalte

Ist das Intranet auf diese Weise ein­gerichtet, lassen sich redaktionelle Inhalte wie statische Informationen und Neuigkeiten top­-down ver­mitteln. Sonstige rudimentäre Intranet-Funk­tionen fehlen im Standard – wie Kom­mentare, Profile und Kollaborations­mög­lichkeiten. Die passive Per­so­nal­isierung der In­halte ist zwar grund­sätzlich möglich, jedoch mit einem hohen Pflegeaufwand verbunden. Denn dann muss beispielsweise für jede Ziel­gruppe eine eigene News-Seite angelegt werden. Standardmäßig gibt es für die Nutzer zur aktiven Per­sonal­isierung keine Möglichkeit gewünschte Nach­richten und Inhalte individuell zu abon­nieren. Dadurch, dass es nur einige Zen­tral­redakteure gibt, lastet auf wenigen Personen entsprech­ender Aufwand. Auch sonst sind CMS für Re­dakteure verglichen mit Out-of-the-Box-Lösungen teils unnötig kompliziert, woraus sich ein erhöhter Schulungsaufwand ergibt. Zudem ist das Intranet nur über den (mobilen) Browser zu erreichen. Eine mobile App gibt es nicht, wodurch mobile Nutzergruppen vernachlässigt werden.

Plugins: flexibel – und zuverlässig?

Der Auf­wand von Eigen­ent­wick­lungen lässt sich zu­mindest ein Stück weit ein­grenzen, indem das CMS durch Plug­ins erweitert wird. In Plug­ins werden Funktions­erweiterungen ge­bün­delt als Paket an­geboten. So lassen sich schnell und re­lativ un­komp­liziert Inter­aktions­möglich­keiten wie Likes, Kommen­tare und so­gar Chats hin­zufügen – häufig sogar kosten­los, weil die Plugins meist Open­ Source sind.

So sind Plugins günstig – und sollen es wegen des Gedankens freier Verfüg­barkeit auch sein. Stellt der tragende Pro­grammierer je­doch seine Arbeit ein, was bei Frei­zeit­projekt­en häufig vor­kommt, gibt es keine Up­dates des Plugins mehr. Das kann zu Kompatibilitäts­problemen mit anderer Software führen, die weiter­­ent­wick­elt wird – und Sicher­heits­lücken bleiben offen. Support darf ohnehin nur bedingt erwartet wer­den, denn um neben der Pro­gramm­ierung Fra­gen zu be­ant­worten, haben die Entwickler wenig Zeit.

Ein weiteres Problem: Durch die Zu­sammen­stell­ung un­terschied­licher Plugins für Dein Sys­tem ergibt sich ein sehr un­harmonisches Nutz­er­­erlebnis – denn die User Experience (UX) der einzelnen Plugins ist nicht auf die an­deren ab­gestimmt. Das gilt auch im Backend: Die Ein­richtung und Be­dienung der Plugins kann für Admins und Redakteure ver­wirrend hetero­gen sein. Zu­sätzlich wirken sich nicht auf­einander ab­gestimmte Plugins negativ auf die Per­for­mance aus – zumindest, wenn davon me­hrere genutzt werden. Kurzum: Ein Flicken­teppich aus unterschiedlichen Plugins führt zu einem uneinheitlichen Erlebnis für alle Be­tei­ligten und ist zudem tendenziell unsicher sowie zeitauf­wändig.

Fazit

CMS sind eine in der An­schaffung kosten­günstige Möglich­keit, um Unter­nehmens­neuig­keiten top-down zu ver­öffent­lichen. Damit das System auch kosten­gün­stig bleibt, müssen die eigenen An­sprüche an User Experience und Fun­k­tionen heruntergeschraubt werden. Look & Feel können zu­dem etwas aus der Zeit ge­fallen wirken. Bist Du da­zu bereit, kannst Du eine Ziel­­gruppe, die bevor­zugt aus­schließlich am Desktop arbeitet, so mit Unter­nehmens­nach­richten und Infos er­reichen.

An diesem Kom­promiss sind unserer Erfahrung nach immer weniger Unternehmen interessiert – neue Pro­jekte beinhalten in der Re­gel keine CMS­-Lö­sungen und sollen diese eher ab­lösen. Die Alternativen sollen häufig auch die Mö­glich­keit zu Ko­llabora­tion, Wissens­management, Ver­­netzung und darüber hinaus eine mobile App bieten. Für uns zeichnet sich dadurch ab: Die Zukunft des Intranets gehört nicht den CMS.

Als Alternative bieten sich Social Intranets, Mit­arbeiter-Apps oder Microsoft 365-Add-Ons an. Diese sind als Out-of-the-Box-Software sch­nell und pragmatisch einführbar, ko­sten­gün­stig – und bieten sowohl einen mo­der­nen Look als auch eine Vielzahl von Fun­ktionen aus einem Guss.

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