Betrachten wir die Welt der Intranets, wird schnell klar, dass sie sich in einem permanenten Wandel befindet – wie viele digitale Bereiche. In den letzten Jahren waren Intranets gefragter denn je und gleichzeitig hat sich der Markt der Intranet-Lösungen stark konsolidiert. Viele Softwareanbieter sind ver­schwunden oder wurden aufgekauft.

Doch was steckt dahinter? Welche Trends und Entwicklungen prägen den Markt aktuell und in der Zukunft? In unserem Überblick über den Intranet-Markt bieten wir Aufschluss über genau diese Fragen!

Intranet-Add-ons in der Zwickmühle

Um einen Überblick über den Intranet-Markt zu bekommen, schauen wir uns am besten erstmal die verschiedenen Arten von Intranet-Software an. Wir können den Markt grob in vier Kategorien einteilen: Eigenentwicklungen, Social Intranets (z. B. Haiilo oder LumApps), Mitarbeiter-Apps (z. B. Firstup oder Flip) und Add-ons (z. B. Powell). Add-ons sind technische Erweiterungen für bestehende Systeme (wie SharePoint oder Confluence), die deren Funktionalität oder Design erweitern. Da es sich also um einen technischen Aufsatz für ein bestehendes System handelt, sind Add-ons keine eigen­ständige Intranet-Software.

Dabei ist uns in den letzten ein bis zwei Jahren aufgefallen, dass Add-ons eine immer geringere Daseinsberechtigung haben. Der Grund? Sie bündeln zu viele Nachteile aus den anderen drei Software-Kategorien. Betrachten wir nämlich den Bereich der Eigenentwicklungen genauer, fällt hier negativ auf, dass sowohl für den initialen Entwicklungsaufwand als auch für alle konti­nuierlichen Anpassungen sowie die Pflege der Plattform umfangreiches IT-Know-how benötigt wird. Tendenziell neigen Eigenentwicklungen bzw. technisch stark angepasste Lösungen deswegen eher zu einer technischen Instabilität. Das kann auch bei Add-ons der Fall sein. Werfen wir hingegen einen näheren Blick auf den Bereich der Social Intranets und Mitarbeiter-Apps, zeigt sich hier, dass durch die wiederkehrenden Lizenzkosten tenden­ziell ein höherer finanzieller Aufwand entsteht. Darüber hinaus sind tech­nische Anpassungsmöglichkeiten stark begrenzt.

Speziell diese negativen Aspekte fließen bei Add-ons zusammen. Kein Wunder also, dass viele ehemalige Add-on-Hersteller jetzt auf eigenständige Standard-Intranet-Lösungen setzen. Diese setzen dann kein SharePoint oder Confluence voraus – wie wir das zum Beispiel im Fall von den Software-Lösungen LumApps oder workai sehen.

Anhaltende Konsolidierung des Marktes

Seit 2020 beobachten wir zudem eine Markt-Konsolidierung: Schaffen wir uns einen Überblick über den Intranet-Markt, fällt schnell auf, dass einige Soft­warelösungen komplett vom Intranet-Markt verschwunden sind. Das konnten wir im Fall von INDEGO, Linchpin Hey oder Workplace from Meta be­obach­ten. Andere wurden aufgekauft, wie zum Beispiel Quiply, Valo oder LiveTiles. Das liegt allerdings nicht daran, dass der Intranet-Markt kleiner geworden ist oder die Umsätze zurückgehen. Im Gegenteil, die Branche wächst weiter und wird voraussichtlich auch in den kommenden Jahren florieren. Dabei kon­zen­triert sich der Markt jedoch zunehmend: Größere Anbieter verschaffen sich mehr Sichtbarkeit und dominieren immer stärker. Unserer Ansicht nach geht diese Entwicklung darauf zurück, dass das Feld mit technisch sehr ähnlichen Produkten überlaufen war. Was auch nicht unbedingt überraschend ist, da sich Intranet-Lösungen eben oft eher in ihren Feinheiten oder in ihrer strategischen Ausrichtung unterscheiden.

DACH-Markt setzt auf heimische Intranet-Lösungen

Darüber hinaus sehen wir, dass auf dem deutschsprachigen Markt haupt­sächlich heimische Anbieter dominieren. Internationale Software­anbieter, wie LumApps und Firstup, sind nur vereinzelt erfolgreich, da Unternehmen oft lokale Anbieter bevorzugen. Woran das liegt? Zuallererst muss gesagt werden, dass speziell die deutschen Intranet-Softwarelösungen auch im internationalen Vergleich technisch mithalten können. Wenn die Lösungen dann hinsichtlich der Funktionalitäten und Preise ähnlich sind, sehen wir immer wieder, dass Unternehmen zu heimischen Anbietern tendieren. So kann z. B. der Support in der Muttersprache und der persön­liche Austausch vor Ort stattfinden. Das empfinden viele in der all­täg­lichen Arbeit als an­genehmer und leichter umsetzbar.

Einige Herausforderungen für Microsoft-basierte Intranets

Werfen wir einen genaueren Blick auf Microsoft 365- und SharePoint-Intranets, können wir hier feststellen, dass sie im Vergleich zu dezidierten Intranet-Anbietern, welche die Kategorien Social Intranets und Mitarbeiter-Apps bedienen, nicht die erwartete Marktdurchdringung erreicht haben. Microsoft-basierte Intranets sind vor allem für Unternehmen mit geringem Budget und einfachen Anforderungen, wie reine Top-Down-Kommunikation und Desktop-Nutzung, interessant.

Applikationen wie Microsoft Viva sind zudem komplex und zerklüftet. Zur Nutzung werden neben SharePoint mehrere Apps benötigt, wie Viva Connections, Viva Engage und Viva Amplify. Das liegt daran, dass es innerhalb von Microsoft 365 nicht die eine Lösung gibt, mit der alle typischen Intranet-Funktionen abgebildet werden können. Aus diesem Grund kombiniert die Praxis also mehrere Lösungen miteinander. Das kann je nach An­for­der­ungen des Unternehmens Nachteile mit sich bringen: Es gibt keinen zentralen Anlaufpunkt, sondern diverse Oberflächen und Funktionen, die Mitarbeitende für die Nutzung überblicken müssen. White Labeling ist nicht möglich, ein mobiler Zugriff funktioniert nur mittelmäßig über SharePoint oder MS Teams. Außerdem besteht eine Abhängigkeit zu der Produkt- und Update-Politik, die sich in der letzten Zeit immer wieder als recht unvorhergesehen erwiesen hat und dadurch die Planbarkeit für Unternehmen schwierig machen kann. Und zu guter Letzt sollten Unternehmen bedenken, dass der technische Aufwand für ein solches Projekt durchgängig gegeben ist. Die IT kann das Projekt also nicht in die Hände der Unternehmenskommunikation oder des Marketings geben, sondern muss langfristig Ressourcen dafür bereitstellen. Je nachdem, welche Anforderungen Unternehmen mitbringen, sind Out-of-the-Box-Intranets also die bessere Wahl!

Die Zukunft gehört den dedizierten Intranet-Lösungen

Auch Eigenentwicklungen oder CMS-basierte Intranets verlieren immer mehr Marktanteile, da sie einen vergleichsweisen hohen initialen und langfristigen technischen Aufwand und versteckte Kosten mit sich bringen können. Dezi­dierte Intranets sind hingegen oft einfacher zu implementieren und kommen mit weniger versteckten Kosten aus. Dabei bieten sie eine technisch stabile und benutzerfreundliche Umgebung, die auch mobil via App sehr gut funk­tioniert. Wir vermuten deswegen, dass Unternehmen in den nächsten zwei bis drei Jahren kaum noch auf Eigenentwicklungen setzen und diese vollständig von dezidierten Intranet-Lösungen abgelöst werden.

Trends der Zukunft: Allgemein

Verschaffen wir uns einen intensiveren Überblick des Intranet-Marktes, fallen einige weitere interessante Entwicklungen auf. So ist zum Beispiel immer weniger zu übersehen, dass die Grenze zwischen Social Intranets und Mitarbeiter-Apps verschwimmt. Wir vermuten sogar, dass Mitarbeiter-Apps im großen Stil keine Zukunft haben werden, da Social Intranets durch native Apps in der mobilen Nutzung immer stärker werden und dabei deutlich mehr Funktionen anbieten. In der Vergangenheit sind Mitarbeiter-Apps durch ihre mobile Verfügbarkeit hervorgestochen und dieser Vorsprung ist nun einfach nicht mehr gegeben. So ließ sich beobachten, dass Staffbase als einziger Anbieter den Sprung von der Mitarbeiter-App zum vollwertigen Intranet geschafft hat.

Gehen wir weiter zum Thema Softwareauswahl, können wir hier einen Ansatz erkennen, der vom Allgemeinen zum Spezifischen vorgeht. Was das be­deutet? Anstatt direkt konkrete Anforderungen oder spezifische Funktionen zu benennen, sind zunächst grundlegende Fragen zu klären: Warum führe ich ein Intranet ein (Projektziele)? Wofür brauche ich es (Schwerpunkte)? Wie passt es in unsere bestehende Softwarelandschaft (Softwarelandkarte)? Eine methodisch objektive Systemevaluation ist unerlässlich. Unternehmen sollten also bestenfalls nicht voreilig wenige sichtbare Softwarehersteller in die engere Wahl nehmen, sondern die passendste Lösung auswählen. Ober­fläch­liche Vergleiche sind dabei keine solide Grundlage für langfristige Projekte, da Investitionskosten und gebundene Ressourcen zu hoch sind, um leichtfertige Entscheidungen zu treffen.

Darüber hinaus sehen wir Funktionserweiterungen von Social Intranets in Bereichen wie der externen Kommunikation oder dem Employee En­gage­ment. Diese horizontale Diversifikation wird voraussichtlich auch in der nächsten Zeit weiter zunehmen. Dennoch lässt sich hier kein besonders hoher Kundennutzen erkennen, da es für viele dieser spezifischen An­wen­dungs­fälle bereits spezialisierte Software­lösungen mit Ansätzen gibt, die die Anforderungen von Unternehmen in der Praxis besser erfüllen können!

Trends der Zukunft: Anbieter

Außerdem vermuten wir, dass es neue und kleine Intranet-Anbieter auch weiterhin schwer haben werden, sich gegen etablierte Anbieter durch­zu­setzen: Denn die Entwicklung von Intranet-Software wird immer komplexer und der aktuelle Vorsprung ist groß. Themen wie Integrationen von Dritt­systemen und KI erfordern umfangreiche Ressourcen, die kleinere Anbieter oft nicht bieten können. Dennoch kann es erfolgreiche Ausnahmen geben. Diese werden sich dann wahrscheinlich aber erst in zwei Jahren durchsetzen, da Newcomer Zeit benötigen, um sich am Markt zu beweisen. Aktuell sehen wir noch keinen Softwarehersteller, der das Potenzial dazu hat, aber wir halten natürlich weiter die Augen nach spannenden Newcomern offen!

Auch wird die Konsolidierung des Intranet-Marktes vermutlich in der nächsten Zeit weitergehen, weitere Softwarehersteller verschwinden oder werden auf­gekauft. Hier bleibt ebenfalls mit Spannung abzuwarten, ob große Soft­warehersteller aus anderen Märkten, wie zum Beispiel SAP, in den Intranet-Markt einsteigen und Akquisitionen durchführen werden. Unter­nehmen sollten daher genau überlegen, welcher Anbieter das Potenzial hat, langfristig erfolgreich zu sein. Ist die Konsolidierung fortgeschritten, wird dies zudem auch Auswirkungen auf die Preissetzung haben. Gerade des­wegen kann es jetzt sinnvoll sein, sich bei Vertragsverhandlungen möglichst langfristig Konditionen zu sichern.

Und wie geht es weiter auf den ausländischen Märkten? Softwarehersteller wie LumApps und Firstup haben vorgemacht, wie die Expansion funktionieren kann. Deutsche Anbieter werden folgen und verstärkt im Ausland, ins­beson­dere in den USA und dem Vereinigten Königreich, expandieren, um langfristig erfolgreich zu sein und auch dort Marktanteile zu übernehmen. Das hat dann wahrscheinlich auch wieder Auswirkungen auf die Produkt­ent­wicklung, die zunehmend internationale Anforderungen berücksichtigen muss.

Du willst noch mehr über aktuelle Trends auf dem Intranet-Markt lesen? Dann schau Dir auch unseren Artikel „Intranet Insights: Diese Trends kommen 2024 auf uns zu“ an!

Unser Fazit: Der Intranet-Markt ist in Bewegung

Aktuell und auch in Zukunft wird der Intranet-Markt weiter in Bewegung bleiben. Während wir eine verstärkte Nachfrage nach modernen Intranet-Lösungen erleben, konsolidiert sich gleichzeitig die Anbieterlandschaft. Viele Unternehmen stehen deswegen vor der Herausforderung, die richtige Intranet-Lösung zu finden, die den aktuellen Anforderungen gerecht wird und langfristig eine solide Basis für die interne Kommunikation und die Vernetzung im Unternehmen bietet.

An der Entwicklung von Add-ons für Plattformen wie SharePoint oder Con­fluence sehen wir, dass diese zunehmend an Bedeutung verlieren. Eigen­entwicklungen und CMS-basierte Intranets sind zudem technisch an­spruchs­voll und mit hohen Kosten verbunden, während dedizierte Intranets bereits jetzt eine stabile und benutzer­freundliche Alternative bieten. Social Intranets und Mitarbeiter-Apps verschmelzen in der letzten Zeit immer weiter. Eine gründliche und methodische Systemevaluation ist für Unternehmen außer­dem unerlässlich, um langfristig die passende Lösung zu finden und oberflächliche Entscheidungen zu vermeiden.

Insgesamt sehen wir in unserem Überblick des Intranet-Marktes, dass sich dieser weiterhin dynamisch und vielschichtig zeigt. Qualitativ hochwertige Produkte setzen sich durch, während der Markt weiter konsolidiert wird. Unternehmen sollten daher bei der Wahl ihres Intranet-Anbieters nicht nur die aktuelle Produktqualität berücksichtigen, sondern auch die langfristige Pers­pektive und die Fähigkeit des Anbieters, sich an sich ändernde Markt­bedingungen anzupassen. Eine strategische Planung und sorgfältige Evalua­tion sind entscheidend, um langfristig erfolgreich zu sein und die richtige Intranet-Lösung einzuführen!

Dein Unternehmen möchte einen tieferen Überblick des Intranet-Marktes bekommen und ein Intranet einführen? Dann kontaktiere uns hier ganz unkompliziert und lerne uns kennen!