Ein Intranet kann vieles sein: Kommunikationsplattform, Wissensspeicher oder digitaler Treffpunkt für Mitarbeitende. Doch in der Realität sind viele Intranets überladen, veraltet oder einfach schlecht zu bedienen. Sie ent­stehen oft aus kurzfristigen Projektinitiativen heraus, ohne ein übergeordnetes strategisches Ziel. Dabei ist das Intranet heute ein zentrales Element für den digitalen Arbeitsplatz – gerade in Zeiten hybrider Arbeitsmodelle, wachsender Informationsflut und steigender Anforderungen an die interne Kommunikation.

Eine gut durchdachte Intranet-Strategie ist der Schlüssel, um aus einer bloßen Plattform ein nachhaltiges Werkzeug für Effizienz, Transparenz und Zusammenarbeit zu machen. Sie bietet den Rahmen, um Anforderungen von Nutzenden, Ziele des Unternehmens und technische Möglichkeiten sinnvoll miteinander zu verbinden.

Was ist eine Intranet-Strategie?

Die Intranet-Strategie ist ein langfristiger Plan, der die Entwicklung, Nutzung und Pflege des Intranets systematisch strukturiert. Sie unterscheidet sich deutlich von einem klassischen Projektplan. Während das Intranet-Projekt typischerweise die Einführung und den Go-live regelt, kümmert sich die Strategie um die langfristigen Fragen: Welches Ziel verfolgen wir mit unserem Intranet? Wer nutzt es und mit welchen Bedürfnissen? Welche Inhalte und Funktionen sind wirklich sinnvoll? Und wie stellen wir sicher, dass das System langfristig gepflegt wird?

Eine erfolgreiche Intranet-Strategie verknüpft unternehmensweite Ziele mit konkreten kommunikativen Maßnahmen und schafft die Voraussetzungen dafür, dass das Intranet sich stetig weiterentwickeln kann – auch nach dem Go-live.

Schritt-für-Schritt zur erfolgreichen Intranet-Strategie

1. Ausgangslage analysieren

Der Weg zu einer tragfähigen Intranet-Strategie beginnt mit einer ehrlichen Bestandsaufnahme. Wie wird das bestehende Intranet genutzt? Welche Tools sind im Einsatz? Wo gibt es Brüche oder Unzufriedenheit? In Gesprächen mit verschiedenen Fachbereichen, Gruppen von Nutzenden und Entscheidungs­trägern entsteht ein umfassendes Bild der aktuellen Situation. Dabei kommen nicht nur technische Aspekte zum Tragen, sondern auch kulturelle und orga­nisatorische.

2. Ziele definieren

Auf dieser Basis folgt die Zieldefinition. Hier gilt es, realistische Ziele zu setzen. Diese sollten idealerweise messbar und konkret sein. Ein Ziel könnte zum Beispiel lauten: „Reduktion der internen E-Mail-Kommunikation um 30 Prozent innerhalb eines Jahres durch Einführung eines Intranets“. Wichtig ist, dass diese Ziele sowohl dem Unternehmen als auch den Nutzenden dienen.

3. Zielgruppen verstehen

Ein oft unterschätzter Aspekt ist die Zielgruppenanalyse. Verschiedene Mit­arbeitenden­gruppen haben sehr unterschiedliche Anforderungen an ein Intranet. Ein Mitarbeiter in der Fertigung, der ausschließlich mobil auf das System zugreift, braucht andere Inhalte und Funktionen als eine Kollegin im Vertrieb, die täglich mit Produktdaten und Kunden arbeitet. Die Erstellung von Personas kann zum Beispiel helfen, diese Unterschiede besser zu verstehen und zu berücksichtigen.

4. Inhalte strategisch planen

Darauf aufbauend wird eine Strategie für die Inhalte entwickelt. Dabei geht es nicht darum, möglichst viele Inhalte bereitzustellen, sondern die Richtigen! Welche Inhalte sind also für welche Zielgruppen relevant? Welche Kommuni­kations­formate fördern den Austausch im Unternehmen? Auch Redaktions­prozesse und Verantwortlich­keiten spielen hier eine zentrale Rolle.

5. Die passende Plattform auswählen

Bei der technischen Wahl der Plattform sollte die Strategie den Takt vorgeben – nicht umgekehrt. Welche technische Basis gewählt wird, hängt stark von den Zielen, der Unternehmens­kultur und den vorhandenen IT-Strukturen ab. Entscheidend ist, dass sich die neue Lösung in die bestehende System­land­schaft integriert und eine konsistente User Experience bietet.

6. Governance und Pflege sicherstellen

Nicht zu vernachlässigen ist das Thema Governance. Ein Intranet lebt nur dann, wenn es gepflegt wird. Deshalb braucht es klare Rollen, Verant­wort­lich­keiten und Prozesse für die Erstellung, Freigabe und Aktualisierung von In­halten. Ein Redaktions­handbuch, regelmäßige Qualitäts­sicherungen und Schulungen können dabei helfen, ein nachhaltiges System aufzubauen.

7. Messbarkeit und kontinuierliche Verbesserung

Dabei endet die Umsetzung der Intranet-Strategie nicht mit dem Go-live, sondern begleitet die Plattform dauerhaft. Es handelt sich um einen dyna­mischen Prozess, der regelmäßig überprüft und angepasst werden muss. Um Fort­schritte und Schwach­stellen zu erkennen, braucht es geeignete Kenn­zahlen und Feedback­mechanismen.

Typische KPIs für ein Intranet sind etwa die Nutzungsrate, die Verweildauer auf bestimmten Seiten oder die Klickzahlen auf interne News. Auch qualitative Rückmeldungen über Umfragen oder Fokusgruppen sind wertvoll. Sie helfen dabei, nicht nur die Oberfläche, sondern auch die Akzeptanz und den Nutzen des Intranets zu bewerten.

Auf Basis dieser Erkenntnisse lässt sich das Intranet gezielt weiterentwickeln. So wird aus einer technischen Plattform ein lebendiges System, das sich kontinuierlich an neue Anforderungen anpasst!

Fazit: Mit einer Intranet-Strategie zum Erfolg

Ohne strategische Ausrichtung bleibt das Intranet wirkungslos. Es kann ein zentrales Instrument sein, um Zusammenarbeit zu fördern, Informationen zugänglich zu machen und die Unternehmens­kultur zu stärken. Voraus­setzung dafür ist eine klare, durchdachte Intranet Strategie. Sie bildet das Fundament, auf dem ein stabiles, nutzerzentriertes und zukunftsfähiges System aufgebaut werden kann!

Dein Unternehmen will ein Intranet aufbauen und dabei das Thema Intranet-Strategie nicht außen vor lassen? Dann ist jetzt der richtige Zeitpunkt, um die Weichen richtigzustellen. Lass uns gerne ins Gespräch kommen und gemein­sam herausfinden, was Euer zukünftiges Intranet wirklich leisten soll.