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Intranet Governance – Leitlinien für ein erfolgreiches Intranet
06
Dez 2019

Intranet Governance – Leitlinien für ein erfolgreiches Intranet

Intranet Governance, das sind die Spielregeln und Leitlinien des Intranets. Überall dort, wo Menschen aufeinandertreffen, gibt es geschriebene und ungeschriebene Normen, die das Zusammenleben leiten. Schafft ein Unternehmen eine neue, digitale Art der Zusammenkunft, können daher insbesondere neue Nutzer verunsichert sein, wie sie sich angemessen verhalten sollen. Deshalb muss auch im neuen digitalen Raum klar werden, welches Verhalten erwünscht ist und wie man miteinander umgeht. Es gilt also, den Nutzern hierzu die nötige Orientierung und Sicherheit zu bieten und gleichzeitig die Einhaltung der Unternehmensleitlinien sicherzustellen.

Ein gut durchdachtes Intranet-Governance-Modell kann hierbei helfen und den Unterschied zwischen langfristigem Erfolg und Misserfolg ausmachen. Worauf es dabei ankommt, zeigt dieser Artikel. 

Governance, was ist das?

„Governance“ kann viele Bedeutungen haben. Im Intranet-Kontext bezeichnet sie die offiziell festgelegten Richtlinien und Regeln zum Intranet. Oft gibt es Vorbehalte, dass es sich dabei um seitenlange Ausformulierungen strikter Vorgaben handelt, die das Leben und den Umgang mit dem Intranet sogar erschweren. Dabei geht es vielmehr darum, ein gemeinsames Verständnis zu schaffen: Wie wollen wir miteinander umgehen? Natürlich braucht es hierzu auch Leitlinien, auf die sich nötigenfalls bezogen werden kann. Jedoch steht die Unterstützung, nicht die Maßregelung der Nutzer im Vordergrund. 

Bevor es losgeht: Voraussetzungen für eine gelungene Governance

Noch bevor das erste Wort der ersten Leitlinie geschrieben wird, sollten sich die Projektverantwortlichen die Ziele ihrer Unternehmensstrategie vor Augen führen. Denn auch, wenn die Governance den Verhaltens- und Gestaltungsrahmen für das Intranet regelt, bleibt dieses ein Puzzlestein zur Verwirklichung der Untrnehmensziele – sei es, die Welt zu retten oder Gewinnmaximierung. Wichtig ist hierbei, dass jede Ausarbeitung verständlich, umsetzbar und mit Praxisbezug gestaltet wird. Sobald diese Rahmenbedingungen gewährleistet sind, kann es in die Ausgestaltung gehen. Im Zuge dessen müssen Governance-Bereiche definiert, Verantwortlichkeiten zugewiesen und Maßnahmen ergriffen werden, damit die Governance auch gelebt wird. 

Governance-Anwendungsbereiche: Must-Haves

Auch das Intranet muss dem Corporate Design des Unternehmens folgen, wenn neue Inhalte geschaffen werden. Entsprechend wird in einem Style Guide für die Mitarbeiter festgehalten, wie grafische Elemente auszusehen haben und welche Farben, Schriften, Icons und Bilder je nach Kontext zu verwenden sind. Damit nicht nur die Optik, sondern auch die Inhalte stimmen, wird ein Redaktionskonzept erstellt: Hier werden redaktionelle Richtlinien, Inhaltsformate, Veröffentlichungszyklen und Ausgestaltungshilfen an die Hand gegeben. 

Ein Intranet lebt aber auch (und teils vor allem) durch interaktiven Content wie Likes, Kommentare, Chats, Gruppenbeiträge und Posts. Damit hier der Umgang miteinander stimmt, sollte für den Bereich Social & Collaboration eine Netiquette erstellt werden. In dieser werden von vermeintlichen Offensichtlichkeiten (z. B. einander nicht zu beleidigen) bis zu Intranet-spezifischen Regeln (z. B. unerwünschte Mehrdeutigkeit von Emoji zu vermeiden) Handlungs- und Austauschsempfehlungen für den virtuellen Raum gegeben. 

Weitere Anwendungsbereiche

Auf Style Guide, Redaktionsplan und Netiquette sollte in keinem Projekt verzichtet werden. Darüber hinaus kann es aber durchaus sinnvoll sein, Prozesse zu etablieren, um Anforderungen der Nutzer unmittelbar aufnehmen zu können: Was kann verbessert werden, was fehlt? Hierzu lässt sich bspw. ein Feedback-Button oder -Formular einfügen. Ein weiterer Bereich ist unter „Applikationen und Integrationen“ zusammengefasst. Er bezeichnet die Gesamtsteuerung aller Systeme des digitalen Arbeitsplatzes. Hierzu ist vor allem nötig, den Überblick über die eingesetzten Funktionen des Intranets zu wahren und Dopplungen zu vermeiden. Kann man bspw. in mehreren Intranet-Bereichen unterschiedliche Eins-zu-eins-Chats öffnen, leiden Orientierung und Benutzerfreundlichkeit.

Als zunehmend relevantes Thema ist zudem Barrierefreiheit nicht zu vergessen. Nutzer können bspw. angewiesen werden, Inhalte so zu gestalten, dass sie auch für Menschen mit Seheinschränkung nutzbar sind (etwa durch verpflichtende Alternativtexte zu Bildern). Nicht zuletzt sind Sicherheit und Compliance Anwendungsbereiche, für die Regeln bezüglich Datenschutz, Informationssicherheit und Revisionssicherheit erstellt werden können.

Wer ist verantwortlich für die Governance?

Zunächst hat jedes Intranet-Projekt einen entsprechenden Projektverantwortlichen (Owner). Dieser kann die Governance zentral oder dezentral gestalten. Gestaltet er sie zentral, koordiniert diese alleine und lässt sich hierfür frühstmöglich durch die betroffenen Abteilungen genauestens beraten (bspw. Rechtsabteilung, Datenschutzbeauftragte, Compliance-Verantwortliche). Eine dezentrale Gestaltung bedeutet, dass er einen Teil seines Ownerships an die Abteilungen abgibt und diese selbständig ihre Leitlinien erstellen und ihre Einhaltung überprüfen lässt (z. B. für das Design die Marketing Abteilung, für den Inhalte und die Leitlinien zu interaktiven Anwendungen die IK und für technologische Fragen die IT). Welche Verteilung auch gewählt wird, jede Branche hat dabei ihre Eigenheiten und Vorschriften, ebenso jedes Land. 

So wird die Governance auch gelebt

Richtlinien, Vorgaben, Empfehlungen – Papier ist geduldig und auch, wenn die meisten Governance-Vorgaben eher digital zu lesen sein werden, ist hierdurch keineswegs gewährleistet, dass sich alle Mitarbeiter durch die Dokumente klicken und lesen. Es müssen also verankernde Maßnahmen her, damit die leitende Wirkung der Governance eintreten kann. Hierzu zählen an erster Stelle Schulungen, in denen die revelanten Inhalte für unterschiedliche Mitarbeitergruppen vermittelt und offene Fragen geklärt werden.

Diese können persönlich, digital oder durch Aufzeichnungen erfordern – letztere bieten allerdings weniger Raum für Individualisierung. Auch lassen sich im Vorfeld geschulte Mitarbeiter als Intranet-Guides bestimmen, welche als Ansprechpartner für die neuen Nutzer dienen. Auch Entscheidungsbäume können hilfreich sein, mit erwartbaren Situationen umzugehen, bspw. zur Einschätzung von kritischen Posts durch den Community Manager.

Fazit: Governance, ein Mehrwert für Zielorientierung und Miteinander

Alle Projektverantwortlichen wünschen sich ein Intranet, das dem Unternehmensziel dient und ein produktives Miteinander ermöglicht, von dem sich jeder mitreißen lässt. Sind Anwendungsbereiche des Intranet-Goverments definiert, Verantwortlichkeiten bestimmt und verankernde Maßnahmen durchgeführt, steht einem lebendigen und sinnvoll geleiteten Intranet nichts mehr im Wege. Wenn auch Du Dein Intranet-Projekt erfolgreich durchführen und die Governance dabei richtig implementieren willst, helfen wir Dir gerne!

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