Ein neues Intranet soll eingeführt werden! Jetzt steht Dein Unternehmen vor der Wahl zwischen OnPrem- und Cloud Intranet? Der Unterschied zwischen OnPrem (On-Premises) und Cloud ist einfach: Bei der OnPrem-Lösung wird die Intranet-Software auf den eigenen Servern – im eigenen Firmennetzwerk – betrieben. Dem hingegen hostet der Softwarehersteller bei der Cloud-Variante die Intranet-Software auf seinen (externen) Servern. Dadurch über­nimmt der Softwarehersteller die Verantwortung für Wartung, Updates und Backups.

Es ist sinnvoll, sich bereits frühzeitig Gedanken zu machen, welche Be­dürfnisse und Ansprüche Dein Unter­nehmen mitbringt, da die Ent­schei­dung für eine der beiden Varianten Aus­wirkungen auf die Auswahl an Soft­ware­möglichkeiten hat. Zusätzlich wirkt sich die Wahl auf die Projekt­planung aus: Bei einer OnPrem-Variante benötigt Dein Unter­nehmen z. B. während und nach dem Projekt mehr personelle Ressour­cen, ein größeres Budget und eine passende Infrastruktur.

Bestenfalls steht die Entscheidung also bereits vor der Software­auswahl auf der Agenda. Um Dich während des Ent­scheidungs­­prozesses zwischen OnPrem- oder Cloud Intranet zu unter­stützen, haben wir die wichtigsten Ent­scheidungs­­faktoren hier zu­sammen­gefasst.

1. Zugriff

Soll der Zugriff auf das Intranet von privaten Endgeräten (BYOD: Bring your own device) Deiner Mitarbei­tenden möglich sein? Benötigt es eine Zwei­faktor­authentifizierung? Möchte Dein Unternehmen die Hoheit für Intra­net-Zugriffe (z. B. durch ein VPN) abgeben?

Insgesamt wird eine Cloud-Nutzung oftmals als un­komplizierter aufgefasst, da der Zugriff über das World Wide Web stattfindet und die Authenti­fizierung einfach ist. Dem hingegen wird bei der OnPrem-Variante ein ge­schlos­senes internes Firmen­netzwerk genutzt. Der Zugriff ist teilweise mit zusätzlichen Hinder­nissen verbunden, wie z. B. der Authenti­fizierung mithilfe eines VPN-Clients.

2. Wartung und Backups

Hat Dein Unternehmen die Möglichkeit interne Ressourcen wie das passende Knowhow und die benötigte Zeit für die Wartung, Updates, Backups und die Betreuung der Infra­struktur bereit­zustellen?

Bei der Wahl einer Cloud-Lösung übernimmt der Software­hersteller die In­standhaltung – Dein Unternehmen hat keinen weiteren Aufwand. Kann Dein Unternehmen diesen zusätz­lichen Ressourcen­aufwand aufbringen, dann kommt auch eine OnPrem-Variante in Betracht.

3. Budget

Bei der Entscheidung spielt das Budget eine große Rolle: Ist dieses groß­zügig oder eher knapp be­messen?

Eine OnPrem-Variante ist kost­spieliger als eine Cloud-Lösung. Dies liegt unter anderem daran, dass eine eigene Infra­struktur (z. B. Server) ge­schaffen und be­treut wird, die nach einigen Jahren wahrscheinlich er­neuert werden muss. Zusätzlich ergeben sich bei der OnPrem-Variante laufende Personal­kosten für die Durch­führung von Wartung, Updates und Backups. Auch die Lizenz­kosten fallen bei der OnPrem-Lösung höher aus. Lizenz­kosten bei der Cloud-Variante laufen über ein Miet­modell, welche sich i. d. R. im Laufe der Zeit leicht erhöhen.

4. Sicherheit

Soll das Sicherheits- und Schwach­stellen­management intern oder extern statt­finden? Möchte Dein Unter­nehmen die Verantwortung für diesen Bereich über­nehmen oder diese an einen Software­hersteller abgeben?

Bei der Nutzung des Intranets in der Cloud ist der Software­hersteller ver­antwortlich für regelmäßige Sicher­heits­updates etc. und übernimmt damit einen Teil der Arbeit. Sollte es konkrete Sicherheits­lücken geben, die zu einem Schadens­fall führen, dann haftet der Software­hersteller.

5. Flexibilität / Skalierbarkeit

Wie wichtig ist die Flexibilität und Skalier­barkeit der Software­lösung für Dein Unternehmen? Eine flexible Software­lösung bietet Dir die Möglichkeit, z. B. die Anzahl der nutzenden Personen beliebig nach unten oder oben zu skalieren.

Eine Cloud-Lösung bringt in diesem Bereich die meisten Vorteile mit: Sie lässt sich leicht skalieren, wenn Dein Unternehmen lang­fristig mehr Speicher­platz oder Rechen­leistung benötigt, da z. B. mehr Mitarbeitende das System nutzen. Bei der OnPrem-Variante ist eine Anpassung mit größerem Aufwand verbunden, wie z. B. der Bereit­stellung von Hardware und Band­breite.

6. Vorhandene Infrastruktur

Befindet sich die vorhandene Infra­struktur (z. B. Active Directory) auf unternehmens­internen Servern oder in der Cloud?

Wenn andere Software­lösungen intern gehostet werden, dann ist es in der Regel sinnvoll eine OnPrem-Lösung zu wählen, sofern die intern gehosteten Systeme weiterhin nur über das interne Netz­werk aufgerufen werden sollen. Dement­sprechend sollte das Intranet entweder auch OnPrem gehostet werden oder andere Systeme werden mittel­fristig in die Cloud überführt.

7. Datenschutz

Gibt es in Deiner Branche oder Deinem Unternehmen spezielle Daten­schutz­richtlinien oder Regularien, die die Daten­weitergabe in Zuge eines Cloud-Hostings verhindern? Kann Dein Unternehmen durch das Aufstellen von Richt­linien verhindern, dass sensible Daten und Informationen (z. B. über Kunden) im Intranet abgebildet werden?

Wenn das nicht möglich ist, kann Dein Unternehmen nur eine OnPrem-Variante auswählen. Bundes­behörden haben z. B. strengere Vorschriften, die eine Darstellung von sensiblen Daten im Intranet stark erschwert. Demnach ist die Freigabe des Intranet-Projektes wahrscheinlicher, wenn das System OnPrem gehostet wird.

Fazit

Die Wahl zwischen OnPrem- oder Cloud Intranet sollte Dein Unter­nehmen von den oben genan­nten Faktoren abhängig machen und nicht ver­allgemeinern. Wird viel Wert auf Flexibilität gelegt oder ist das Budget knapp bemessen, dann bietet sich ein Intranet in der Cloud an. Wird das Augenmerk auf eigenes Hosting und eine unter­nehmens­interne Kontrolle gerichtet, dann sollte die Wahl auf ein OnPrem-Intranet fallen. Generell hat die OnPrem-Variante nach wie vor eine Berechtigung auf dem Markt. Hier gibt es durchaus Anwendungs­beispiele, in denen OnPrem sinnvoller ist.

Wichtig: Die Entscheidung solltest Du jedoch immer individuell für Dein Unternehmen treffen. Gerne unter­stützen wir Dich detailliert bei der Abwägung der Faktoren! Vereinbare dazu hier ein kostenloses Beratungsgespräch.