Nach intensiven Transformationsphasen und spürbaren Preisbewegungen rückt 2026 wieder stärker das in den Mittelpunkt, was langfristig zählt: wirtschaftlicher Nutzen, stabile Betriebsmodelle und strategische Ent­scheidungen mit Weitblick.

Viele Unternehmen haben ihr Intranet in den letzten Jahren modernisiert oder neu eingeführt. Andere stehen 2026 genau vor dieser Entscheidung. In beiden Fällen gilt: Die Anforderungen sind gestiegen und es reicht nicht mehr, „ein System einzuführen“. Entscheidend ist, von Anfang an die richtigen Weichen zu stellen – für Governance, Betriebsmodell, KPIs und langfristige Weiterentwicklung! Denn der Launch ist nicht das Ziel, sondern der Start­punkt. Ob ein Intranet im Alltag funktioniert, akzeptiert wird und messbaren Mehrwert liefert, entscheidet sich in der strategischen Planung ebenso wie im laufenden Betrieb.

Parallel dazu verändert sich der Markt spürbar: Anbieter konsolidieren und Procurement wird strukturierter. Die Systemauswahl und Vertragsgestaltung werden strategischer und damit anspruchsvoller. Was das genau für Unter­nehmen bedeutet, zeigen unsere Intranet Trends und Predictions für 2026!

Preisentwicklung und Entscheidungslogik: Stabiler Markt, schärfere Auswahlprozesse

Nach den spürbaren Preisanpassungen der Jahre 2021 bis 2024 beruhigt sich der Markt und für 2026 erwarten wir keine flächendeckenden Preis­sprünge mehr. Die Lizenzmodelle bleiben im Großen und Ganzen stabil. Spannend wird es jedoch bei der Nachfrage: Während der Bedarf bei kleinen und mittleren Unternehmen konstant bleibt, agieren Konzerne deutlich zurückhaltender. Große Transformationsprojekte werden kritischer geprüft, Budgets enger gesteuert und Investitionen stärker priorisiert. Das eröffnet Spielräume, denn wo die Nachfrage sinkt, wächst der Verhandlungs­spiel­raum. Gerade große Organisationen können 2026 bessere Konditionen und größere Rabatte aushandeln.

Procurement wird anspruchsvoller

Die Zeiten, in denen ein überzeugender Demo-Termin oder eine starke Vision ausgereicht haben, sind vorbei. Unternehmen fordern mehr Vergleichbarkeit, mehr Transparenz und belastbare Entscheidungsgrundlagen. Das bedeutet konkret:

• Strukturierte Anforderungskataloge
• Systemauswahlen mit detaillierten Funktionsvergleiche und klar definierten Bewertungskriterien
• Stärkere Einbindung von Procurement

Die Systemauswahl wird dadurch weniger emotional und deutlich rationaler. Wer kein klares Profil, keinen differenzierten Mehrwert und keine saubere Preisstruktur vorweisen kann, wird es schwerer haben.

Marktentwicklung: Konsolidierung, Budget-Alternativen und ROI-Druck

Der Markt für Intranets bleibt auch 2026 in Bewegung, allerdings weniger sichtbar auf der Oberfläche, dafür strategischer im Hintergrund.

Konsolidierung geht weiter

Wie schon 2025 werden große Player kleinere Anbieter übernehmen. Ein aktuelles Beispiel ist die Übernahme von Beekeeper durch LumApps. Das ist kein Einzelfall, sondern Teil einer klaren Marktentwicklung: Wachstum durch Zukauf statt rein organischer Expansion. Für kleinere Softwarehersteller wird das Umfeld daher anspruchsvoller und ohne starke Investoren oder klar differenzierte Positionierung geraten sie unter Druck. Die logische Kon­sequenz: stärkere Fokussierung – etwa kleinere Organisationen oder klar abgegrenzte Use Cases!

Auch bei etablierten Plattformen dürfte sich in den kommenden Jahren strukturell etwas bewegen. Sie werden über Exit-Strategien nachdenken oder neue Kapitalgeber suchen. Haiilo (Private Equity, Marlin Euqity Partners in 2020) könnte in den nächsten ein bis zwei Jahren einen Eigentümerwechsel erleben. Staffbase (Venture Capital, Series E in 2022) könnte 2026 oder 2027 Richtung IPO denken. LumApps, mit Growth Capital (Series C in 2020), dürfte mittelfristig ebenfalls Exit-Szenarien prüfen.

Für Kunden ist das kein Grund zur Sorge, aber ein Anlass zur strategischen Vorbereitung. Wir empfehlen Dir:

• Preisbindungen über 3 bis 5 Jahre sichern
• Die Produkt-Roadmap für die nächsten 24 Monate genau prüfen
• Datenexport und Exit-Szenarien vertraglich sauber klären

Microsoft bleibt die Budget-Option

Parallel dazu bleibt SharePoint Online für viele Unternehmen die kosten­günstige Alternative zu spezialisierten Out-of-the-Box-Intranetlösungen. Die Logik ist einfach: Wenn das Budget knapp ist, wird das genutzt, was ohnehin lizenziert ist. Das führt 2026 weiterhin zu einer klaren Praxis: Ein Basic-SharePoint-Intranet, möglichst nah am Standard, mit wenig Individual­entwicklung und überschaubarem Implementierungsaufwand.

Messbarkeit (ROI) wird Pflicht

Was sich 2026 endgültig etabliert: Intranet-Projekte müssen ihren Beitrag zum Unternehmenserfolg belegen, denn subjektive Zufriedenheit reicht nicht mehr. Gefragt sind konkrete Kennzahlen wie:

• Time to Find: Wie schnell finden Mitarbeitende relevante Informationen?
• Adoptionsraten: Wie stark wird die Plattform tatsächlich genutzt?
• Time to Productivity: Im Onboarding neuer Mitarbeitender
• Self-Service-Quote: In HR- oder IT-Prozessen

Der ROI rückt ins Zentrum und das nicht als theoretisches Argument, sondern als messbarer Steuerungswert. Das verändert dann auch die Projektlogik: Ziele werden klarer definiert, KPIs früher festgelegt und der Betrieb konti­nuierlich ausgewertet. Das Intranet wird damit stärker zu einem steuer­baren Produkt und weniger zu einem einmal eingeführten System, das „irgendwie laufen“ soll.

KI- und Top Down-Funktionen im Fokus

Künstliche Intelligenz bleibt auch 2026 ein zentrales Thema. Aber die Dis­kussion verschiebt sich deutlich, denn es geht weniger um die Frage, ob KI integriert ist, sondern wo sie echten Mehrwert liefert. Statt Showcases stehen produktive Anwendungsfälle wie ein Chatbot, semantische Suche oder eine aotomatisierte Inhaltserstellung im Fokus.

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Parallel dazu beobachten wir eine inhaltliche Verschiebung: Nach Jahren mit starkem Fokus auf Interaktion und Usability rückt die Top-Down-Kommuni­kation wieder stärker in den Vordergrund.

Launch verliert an Bedeutung: Der Betrieb wird zum eigentlichen Erfolgsfaktor

Der Launch war lange Zeit der große Moment auf den alle hingefiebert haben. Allerdings wird 2026 deutlicher denn je, dass dies nur der Startpunkt ist und sich der eigentliche Erfolg des Intranets im Betrieb zeigt. Darüber kann ent­scheiden:

• Gibt es klare redaktionelle Prozesse?
• Ist die Governance sauber definiert?
• Werden Inhalte kontinuierlich weiterentwickelt?
• Gibt es Schulungen und Supportstrukturen?

Viele Unternehmen investieren viel Energie in die Einführung und zu wenig in die Phase danach. Genau hier verschiebt sich der Fokus, denn Service- und Supportmodelle gewinnen zukünftig an Relevanz. Laufende Optimierung, KPI-Tracking und Weiterentwicklung werden so zum festen Bestandteil der Plattformstrategie.

Partner statt Eigenregie: Der Strategiewechsel der Hersteller

Ein weiterer Trend, der sich 2026 klarer abzeichnet: Softwarehersteller ziehen sich zunehmend aus der direkten Projektumsetzung zurück. Bereits jetzt werden etwa 80 % der Implementierungsprojekte an spezialisierte Partner-Agenturen vergeben. Die Gründe sind nachvollziehbar:

• Projekte werden strukturierter umgesetzt
• Kunden profitieren von methodischer Erfahrung
• Hersteller vermeiden den Aufbau großer Beratungsteams
• Ressourcen müssen nicht langfristig vorgehalten werden

Für Kunden hat das eine wichtige Konsequenz: Die Wahl des Partners wird mindestens genauso entscheidend wie die Wahl der Plattform!

Fazit: 2026 wird strategischer

Wenn wir die Intranet Trends und Predictions 2026 auf einen Nenner bringen, dann diesen: Preise stabilisieren sich, aber Verhandlungen werden härter. Der Markt konsolidiert sich, Investoren denken weiter. SharePoint-Intranets bleiben eine Budget-Option. KI wird produktiver und Top-Down-Kommuni­kation wieder strategischer. Der Betrieb wird zum wichtigen Erfolgsfaktor. Und die Wahl des richtigen Partners wird mindestens genauso wichtig wie die Wahl der Software.

Wer sein Intranet also als Produkt versteht, klare KPIs definiert und strategisch verhandelt, wird langfristig profitieren.

Wenn Du vor einer Einführung stehst oder Dein bestehendes Intranet strategisch weiterentwickeln möchtest, lohnt sich ein Blick von außen. Wir unterstützen Dich dabei, Marktbewegungen richtig einzuordnen, Plattformen sauber zu vergleichen und ein erfolgreiches Intranet einzuführen.