Ein erfolgreiches Intranet-Projekt nimmt mit der Phase der Umsetzung Fahrt auf: Jetzt wird aus Strategie konkrete Realität. Nachdem Ziele definiert, Strukturen geplant und Designs verabschiedet wurden, geht es nun an die konkrete Umsetzung – und damit an viele operative, aber entscheidende Aufgaben. Hier trennt sich die Theorie von der Praxis: Inhalte müssen mi­griert, neue Seiten erstellt, Vorlagen entwickelt und redaktionelle Prozesse organisiert werden.

In diesem Artikel legen wir den Fokus gezielt auf diese praktische Phase. Wir zeigen, wie Dein Unternehmen strukturiert und effizient das Intranet umsetzen kann!

Vom Konzept zur Umsetzung

Sobald Struktur, Design und Ziele des Intranets definiert und abgestimmt sind, geht das Projekt in die operative Phase über. Hierbei sind verschiedene Rollen gefordert: Die IT kümmert sich um die technische Implementierung, Redakteure übernehmen die Inhaltsaufbereitung, und Projektverantwortliche koordinieren Zeitpläne und Ressourcen.

Dabei liegen die Herausforderungen in dieser Phase insbesondere in der Organisation und Kommunikation: Wer ist für welchen Inhalt zuständig? Wie wird sichergestellt, dass zentrale Informationen rechtzeitig bereitstehen? Welche Seiten müssen für den Go-live zwingend fertig sein – und was kann nachgelagert werden? Darüber hinaus ist ein übergreifendes Qualitäts­management gefragt, um eine konsistente Erfahrung für Nutzende zu gewährleisten und Standards für Text, Design und Funktionalität zu etablieren.

Also sind ein klarer Projektplan mit Prioritäten, Zuständigkeiten und realistischen Deadlines hier die Schlüssel, um die Transformation vom Konzept in ein lebendiges Intranet erfolgreich zu gestalten. So kann Dein Unternehmen das Intranet umsetzen!

Inhalte strukturieren und vorbereiten

Welche Inhalte gibt es bereits?

Eine systematische Inhaltsanalyse ist die Grundlage jeder erfolgreichen Intranet-Umsetzung. Dabei erfasst das Projekt-Team bestehende Inhalte, kategorisiert und bewertet sie. Ziel ist es, Klarheit darüber zu gewinnen:

• Welche Inhalte übernommen werden
• Welche Inhalte veraltet oder redundant sind
• Welche Inhalte archiviert oder gelöscht werden

Inhalte überarbeiten oder neu erstellen?

Nicht alle vorhandenen Inhalte sind eins zu eins übertragbar. Oft sind Texte zu aktualisieren, zu kürzen oder in neuer Tonalität zu schreiben. Hier ist es hilfreich, klare Kriterien zu definieren, z. B.:

• Aktualität (letzte Überarbeitung)
• Zielgruppenrelevanz
• Einheitlicher Schreibstil

Für neue Inhalte empfiehlt sich ein Redaktionsplan mit Zuständigkeiten und Deadlines, um den Überblick zu behalten.

Welche Inhalte werden nicht mehr benötigt?

Die Umsetzungsphase bietet eine ideale Gelegenheit zur digitalen Aufräum­arbeit. Nicht mehr benötigte Inhalte sind zu löschen oder archivieren. Wichtig: Dabei rechtliche Vorgaben wie Archivierungs­pflichten oder Daten­schutz berücksichtigen.

Erstellung von Seitentypen und Vorlagen

Nach der Sichtung und Kategorisierung der bestehenden Inhalte ist es wichtig, nun die verschiedenen Seitentypen zu definieren, die für das Intranet benötigt werden. Diese Typen sollten auf die spezifischen Anforderungen und Arbeitsabläufe des Unternehmens abgestimmt sein. Häufig benötigte Seiten­typen sind beispielsweise Abteilungs­seiten, Projektseiten, Service­seiten, FAQs, News-Bereiche oder auch Dokumenten­bibliotheken. Jeder dieser Seitentypen hat unterschiedliche Anforderungen in Bezug auf Struktur, Inhalte und Funktionalitäten.

Bei Bedarf entwickelt das Intranet-Team für jeden dieser Seitentypen eine spezifische Vorlage. Diese Vorlagen gewährleisten eine konsistente User Experience und stellen sicher, dass die Inhalte in einer einheitlichen Struktur präsentiert werden. Die Templates sollten dabei sowohl funktional als auch redaktionsfreundlich gestaltet sein. Wichtig ist aber auch, dass sie flexibel genug sind, um zukünftige Anpassungen und Erweiterungen zu ermöglichen. Schließlich ändern sich Inhalte, Abteilungen und Projekte mit der Zeit, und das Intranet muss in der Lage sein, diese Veränderungen problemlos zu integrieren.

Die Migration: Inhalte effizient übertragen und Seitentypen und Vorlagen nutzen

Nun beginnt der aufwendigste Teil der Umsetzungsphase: die Migration. Dieser Prozess erfordert viel Sorgfalt und Präzision, um sicherzustellen, dass alle Inhalte korrekt ins neue System übertragen werden. Insbesondere bei großen Intranet-Projekten mit vielen bestehenden Inhalten kann dies eine anspruchsvolle Aufgabe sein, die eventuell auch externe Unterstützung zum Beispiel durch eine Intranet-Agentur erfordert.

Zuerst werden alle Inhalte, die aus dem alten Intranet oder anderen Quellen übernommen werden, durch die verantwortlichen Personen in das neue System migriert. Empfehlenswert ist es, bei der Erstellung der Seiten nach Prioritäten vorzugehen. Dabei sollten die Verantwortlichen Seiten mit hoher Sichtbarkeit und zentraler Bedeutung für die Nutzenden zuerst erstellen. Dazu zählen etwa die Startseite, der HR-Bereich oder wichtige Serviceseiten. Danach folgt die Befüllung der Seiten mit hoher Relevanz für Nutzende, wie zum Beispiel IT-Support-Seiten, Formulare oder Projektseiten, die häufig genutzt werden. Die Seitentypen und Vorlagen, die in der vorherigen Phase entwickelt wurden, bieten dabei eine wichtige Orientierung.

Fehlende Inhalte erstellen die Verantwortlichen anschließend ebenfalls und migrieren sie mithilfe der Seitentypen und Vorlagen in das neue System.

Die Qualitätssicherung: Inhalte prüfen und letzte Optimierungen vornehmen

Vor dem endgültigen Go-live des Intranets ist eine umfassende Quali­täts­sicherung unerlässlich. In dieser Phase prüft das Projekt-Team alle Inhalte auf Herz und Nieren. Dazu gehören mehrere Aspekte:

• Sprache und Tonalität: Entsprechen die Inhalte dem gewünschten Stil des Unternehmens? Ist die Sprache klar und präzise, wird sie konsistent in allen Bereichen verwendet?
• Funktionalität: Funktionieren alle Links? Sind alle interaktiven Elemente (z. B. Formulare oder Downloads) korrekt eingebaut?
• Visuelle Elemente: Fehlen auf den Seiten Bilder, Grafiken oder andere visuelle Elemente, die die User-Experience verbessern könnten? Gibt es Unstimmigkeiten, die behoben werden müssen?
• Barrierefreiheit: Sind alle Inhalte barrierefrei und für Menschen mit unterschiedlichen Bedürfnissen zugänglich? Wurden etwa Kontraste, Schriftgrößen und alternative Texte für Bilder berücksichtigt?

Kurz & knapp: Die 5 wichtigsten Schritte, für die erfolgreiche Intranet-Umsetzung

Zuständigkeiten und Projektplan definieren
→ Klare Rollen, realistische Deadlines und priorisierte Inhalte festlegen.

Bestehende Inhalte analysieren und aufbereiten
→ Relevantes übernehmen, Veraltetes löschen, Neues gezielt planen.

Seitentypen und Templates entwickeln
→ Einheitliche Strukturen schaffen, die nutzerfreundlich und flexibel sind.

Content-Migration systematisch durchführen
→ Wichtige Seiten zuerst umsetzen, Templates für Effizienz nutzen.

Qualitätssicherung vor dem Go-live
→ Inhalte, Funktionen und Barrierefreiheit gründlich prüfen.

Fazit: Intranet umsetzen bedeutet mehr als nur Technik

Die Umsetzungsphase ist entscheidend, um das Intranet von der Theorie in die Praxis zu überführen. Ein funktionales, inhaltlich überzeugendes Intranet bietet den Mitarbeitenden echten Mehrwert. Wer frühzeitig auf strukturierte Prozesse, durchdachte Vorlagen und eine klare Content-Strategie setzt, schafft dabei eine solide Grundlage für ein nachhaltiges und nutzer­orientiertes Intranet!

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