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Tools der internen Kommunikation in 2022
10
Feb 2022

Tools der internen Kommunikation in 2022

Die unternehmensinterne Kom¬≠munikation befindet sich im Umbruch ‚Äď damit ver√§ndern sich auch die Tools der internen Kommunikation. Digitale Kom¬≠munikations¬≠kan√§le sind auf dem Vor¬≠marsch, Top-Down und Bottom-Up-Kom¬≠munikation im Wandel. Auch der Informations¬≠bedarf von Mitarbeitenden wird sich in den n√§chsten Jahren drastisch √§ndern.

IK-Abteilungen von Unter¬≠nehmen stehen dadurch vor immer neuen Heraus¬≠forderungen. Damit Dein Unternehmen sich im Jahr 2022 best¬≠m√∂glich auf¬≠stellen kann und die interne Kommunikation an die neuen Bed√ľrf¬≠nisse an¬≠passen kann, haben wir die Vor- und Nach¬≠teile der g√§ngigen internen Kom¬≠muni¬≠kations¬≠kan√§le aufgelistet.

Kriterien zur Gewicht¬≠ung der Tools f√ľr die interne Kommunikation

Aktualität / Schnelligkeit

Wie aktuell ist die Information, wenn sie die Mitarbeitenden erreicht? Wie schnell erreicht die Information die Mitarbeitenden?

Erreichbarkeit / Reichweite

Erreicht die Information die gesamte Ziel­gruppe?

Emotionalität / Storytelling

Gibt es eine Möglich­keit, die Information emotional zu vermitteln (z. B. GIFs, Bild- oder Video­formate)?

Wertigkeit

Strahlt das Medium materielle Wertig­keit aus, z. B. dadurch, dass es Deine Mitarbeitenden in der Hand halten können oder die Auf­bereitung und Fertig­stellung mit einem hohen Aufwand ver­bunden war? Wenn es sich um ein digi­tales Medium handelt: Wie aufwendig war die Ge­staltung? Ist diese beson­ders hoch­wertig, kann auch ein digitales Medium Wertig­keit vermitteln.

Interaktion / Feedback

Lässt das Medium Möglich­keiten zur Inter­aktion und zum Feed­back zu?

Dauer der Verf√ľgbarkeit

Wie lange ist die Infor¬≠mation verf√ľgbar? Haben Mitarbeitende auch zu einem sp√§teren Zeit¬≠punkt die M√∂glich¬≠keit erneut auf die Information zuzugreifen oder verschwindet die Information nach einiger Zeit im digitalen Nirwana?

Zentral / Dezentral

Wie zentral ist der Zugriff auf die Information? Sind die Informationen eines Themas geb√ľndelt aufrufbar?

Die gängigen Tools der internen Kommunikation

1. Digital Signage

Unter Digital Signage kannst Du Dir eine Art digitale Pinnwand mit wech­seln­den Inhalten (z. B. News, Bilder und Videos) vorstellen. Bild­schirme hängen an frequen­tierten Bereichen z. B. in den Fluren der Firma oder in Fertigungs­hallen von Produktions­unternehmen und spielen diverse Inhalte zur Ver­mittlung von Informa­tionen aus.

Vorteile

Das Tool verspricht sowohl Aktualit√§t (Informa¬≠tionen k√∂nnen jederzeit an¬≠gepasst werden) als auch Schnellig¬≠keit (die Informationen sind un¬≠mittelbar auf dem Bild¬≠schirm sichtbar). Emotionalit√§t kann je nach Bot¬≠schaft durch¬≠aus gegeben sein, ist jedoch √ľber einen gro√üen Bild¬≠schirm an der Wand m√∂¬≠glicher¬≠weise schwerer zu ver¬≠mitteln. Informationen sind so lange ver¬≠f√ľgbar, wie Dein Unter¬≠nehmen es sich w√ľnscht.

Nachteile

Die Informa­tionen gelangen nur ans Ziel, wenn die jeweiligen Mitarbeitenden den Bild­schirm passieren und die Informationen bewusst konsu­mieren. Auf­grund der Schnell­lebigkeit wird keine Wertig­keit vermittelt. Wird der Inhalt erneuert, haben Mitarbeitende keine Möglich­keit, nach­träglich darauf zu­zugreifen. Möglich­keiten zur Inter­aktion oder zum Feedback sind nicht gegeben.

2. Schwarzes Brett

Das tradi¬≠tionelle Schwarze Brett kennen wir mit Sicherheit alle ‚Äď eine phy¬≠sische Pinn¬≠wand, an der wichtige Informa¬≠tionen in Papier¬≠form ihren Platz finden. Diese hat h√§ufig dort ihren Platz, wo ihre Ziel¬≠gruppe sie garantiert sieht. Zum Beispiel in der Kantine oder da, wo Mitarbei¬≠tende keinen festen PC-Arbeits¬≠platz haben, wie in Produktions- oder Industrie¬≠hallen.

Vorteile

Ein gro√üer Vorteil des Schwarzen Bretts ist der zentrale Zugriff auf die Informa¬≠tionen. Die Mitarbei¬≠tenden wissen, dass wichtige Informationen dort i.d.R. aufge¬≠hangen werden und werfen √ľblicher¬≠weise regel¬≠m√§√üig einen Blick darauf.

Nachteile

Jedoch kann die IK nicht kontrollieren, dass die Information auch wirklich am Schwarzen Brett landet: Sie schickt die vor¬≠bereitete Meldung an eine Person vor Ort. Ob diese den Aushang dann auch aus¬≠druckt und aufh√§ngt, liegt nicht in der Hand der IK. Auch Aktualit√§t kann nicht immer garantiert werden: Bis die IK die Informa¬≠tion auf¬≠bereitet und aus¬≠gedruckt hat, kann schonmal ein Tag vergehen. Ob dann jeder Mitarbeitende die Informa¬≠tion unmittelbar sieht, ist unklar. Dies f√ľhrt auch zum Kriterium der Erreich¬≠barkeit: Zust√§ndige f√ľr die interne Kommunikation k√∂nnen nicht nachvoll¬≠ziehen, ob die Ziel¬≠gruppe diese wirklich erhalten hat. Die Informationen werden zudem nicht dauer¬≠haft zug√§ng¬≠lich gemacht: Irgendwann wird der Zettel auch wieder entfernt. Zu¬≠s√§tzlich l√§sst sich Emotionali¬≠t√§t auf einem Blatt Papier, auf dem in der Regel nur die wichtigsten Informationen herunter¬≠gebrochen werden, schwer ver¬≠mitteln. Dasselbe gilt f√ľr das Kriterium der Wertig¬≠keit. Dar√ľber hinaus gibt das Schwarze Brett nur sp√§rliche M√∂glich¬≠keiten zur Inter¬≠aktion.

Mit Blick auf die zahl¬≠reichen ausgereifteren Alter¬≠nativen √ľber¬≠wiegen die Nachteile des Schwarzen Bretts heutzutage also eher.

3. Social Intranet / Mitarbeiter-App

Moderne Social Intranets und Mitarbeiter-Apps gehen √ľber die bekannten Unternehmens¬≠nachrichten hinaus. Sie dienen als Einstieg in den digitalen Arbeits¬≠platz und b√ľndeln viel¬≠f√§ltige Funktionen zur Kommuni¬≠kation, Wis¬≠sens¬≠verteilung und Ver¬≠netzung ‚Äď am Desktop oder √ľber eine mobile App.

Vorteile

Informa­tionen können per Klick aktualisiert werden und sind zentral lang­fristig an einem Ort auf­findbar. So wissen Mitarbeitende immer, wo sie die be­nötigten Informa­tionen finden können. Die Inhalte können ziel­gruppen­gerecht aus­gespielt werden, oft­mals gibt es sogar eine Gelesen-Funktion. Das Tool bietet Möglich­keiten zur Inter­aktion: Zum Beispiel kann durch Kommentar- und Like-Funktionen direktes Feed­back gegeben werden. Durch Story­telling, Bilder, Videos etc. kann Emotionalität ver­mittelt werden. Die auf­wändige und hoch­wertige Gestaltung des Tools vermittelt Wertig­keit.

Nachteile

Um ein Social Intranet oder eine Mitarbeiter-App nutzen zu k√∂nnen, be¬≠n√∂tigen Mitarbeitende eine gewisse IT-Affinit√§t. Diese ist Voraus¬≠setzung f√ľr den Umgang mit PC oder Smartphone. Der Zugang (BYOD oder Firmen¬≠device) kann eine zus√§tzliche Heraus¬≠forderung dar¬≠stellen.

4. Mitarbeiterzeitung

Eine klassische Variante der internen Kommunikation ‚Äď die Mitarbeiter¬≠zeitung erscheint √ľblicher¬≠weise in einem vorab definierten Rhythmus in ge¬≠druckter Form. Als Informations¬≠quelle und Binde¬≠glied zwischen Beleg¬≠schaft und Gesch√§fts¬≠leitung, kann die Mitarbeiter¬≠zeitung jedoch auch digital (z. B. als PDF) erscheinen. Diese Variante ist aller¬≠dings eher un¬≠√ľblich, da sie die urspr√ľng¬≠liche Wertig¬≠keit einer ge¬≠druckten Mitarbeiter¬≠zeitung verliert.

Vorteile

Eine Mitarbeiter¬≠zeitung vermittelt vor allem eine gewisse Wertig¬≠keit: Beim Konsumieren der Neuig¬≠keiten halten die Mitarbeitenden eine gedruckte, illustrierte und ansprechend ge¬≠staltete Zeitung in der Hand. Die Informa¬≠tionen, die sich in der Zeitung befinden, sind lang¬≠fristig verf√ľg¬≠bar f√ľr den Mitarbeitenden, wenn er die Zeitung nicht nach ein¬≠maligem Lesen in den Papier¬≠korb schmei√üt. Zus√§tzlich hat sie eine gro√üe Reich¬≠weite: Jede Person, die die Zeitung ausge¬≠h√§ndigt bekommt, kann die Inhalte darin lesen. Diese bietet au√üerdem auch zahl¬≠reiche M√∂glich¬≠keiten zur Vermit¬≠tlung von Emotionalit√§t.

Nachteile

In Sachen Aktualit√§t und Schnellig¬≠keit steht die Mit¬≠arbeiter¬≠zeitung im Vergleich zu den anderen Tools deutlich hinten¬≠an, denn sie ben√∂tigt wohl die l√§ngste Vorbereitungs¬≠zeit. Gegebenen¬≠falls sind Informa¬≠tionen dann nicht mehr aktuell. F√ľr dringende Informa¬≠tionen, die unmit¬≠telbar ihre Ziel¬≠gruppe erreichen m√ľssen, bietet sich dieses Medium nicht an. M√∂glich¬≠keiten zur Inter¬≠aktion bleiben aus. Zentra¬≠lit√§t ist nicht wirklich vorhanden, da Mitar¬≠bei¬≠tende die Zeitung wohl kaum immer zur Hand haben werden oder lang¬≠fristig auf¬≠bewahren.

5. Persönliches Gespräch / Team-Meetings

Eine Form der internen, zentralen Kommunikation, die Inter¬≠aktion erm√∂glicht und einen Infor¬≠mations¬≠fluss in beide Richtungen sicher¬≠stellt. Team-Meetings werden oftmals im w√∂chen¬≠tlichen Rhythmus angesetzt, pers√∂n¬≠liche Ge¬≠spr√§che mit der F√ľhrungs¬≠kraft alle paar Wochen oder Monate.

Vorteile

Ein Gespr√§ch an sich bein¬≠haltet Inter¬≠aktion, ohne diese w√ľrde der Dialog zu einem Monolog werden. Dabei lassen sich Emotionen gut ver¬≠mitteln. Das Gesagte kommt direkt bei den Teil¬≠nehmenden an ‚Äď die Er¬≠reichbar¬≠keit ist garantiert.

Nachteile

Bei einem pers√∂n¬≠lichen Gespr√§ch sind mindestens zwei Personen oder sogar ein ganzes Team involviert. Daf√ľr muss nat√ľrlich ein pas¬≠sender Termin ge¬≠funden werden. Je nach Gegeben¬≠heit kann es also sein, dass die Aktu¬≠alit√§t nicht mehr voll gegeben ist. Zus√§tzlich ist ein Gespr√§ch weder zentral noch dauer¬≠haft verf√ľg¬≠bar und es besteht die Gefahr, dass Infor¬≠ma¬≠tionen nicht eins zu eins weiter¬≠gegeben werden ‚Äď es sei denn, der Inhalt wird proto¬≠kolliert und an einem zentralen Ort zug√§ng¬≠lich gemacht. Materielle Wertig¬≠keit ist nicht vor¬≠handen, da es sich um ein Gespr√§ch handelt.

6. Videokonferenz

Ein digitales Gespr√§ch per Video ‚Äď gerade f√ľr Meetings zwischen verteilten Teams oder die de¬≠zentrale Kom¬≠munikation sind Video¬≠konferenzen beliebt.

Vorteile

√Ąhnlich wie beim pers√∂nlichen Gespr√§ch schlie√üt auch eine Video¬≠konferenz die M√∂glich¬≠keit zur Inter¬≠aktion ein. Auch die Er¬≠reichbar¬≠keit ist garantiert. Zus√§tzlich l√§sst sich eine Video¬≠konferenz heutzu¬≠tage h√§ufig schneller und unkompli¬≠zierter ansetzen als ein Gespr√§ch in persona. Die Emotiona¬≠lit√§t geht bei einem Video¬≠gespr√§ch h√§ufig ver¬≠loren, da ein solcher Austausch un¬≠pers√∂n¬≠licher ist. Dennoch lassen sich hier eher Emotionen ver¬≠mitteln als bei einem Schrift¬≠st√ľck.

Nachteile

Eine Video¬≠konferenz ist weder zentral noch dauer¬≠haft ver¬≠f√ľgbar ‚Äď es sei denn, die Konferenz wird auf¬≠gezeichnet, der Inhalt proto¬≠kolliert und an einem zentralen Ort zu¬≠g√§nglich gemacht. Materiel¬≠le Wertig¬≠keit ist auch hier nicht vor¬≠handen, da es sich um ein Gespr√§ch handelt.

7. Website

Eine (teilweise) Abwicklung der internen Kommunikation √ľber die Web¬≠site, bietet sich lediglich bei all¬≠gemeinen Infor¬≠mationen an, die keiner Ver¬≠traulich¬≠keit unterliegen.

Vorteile

Durch die digitale Abbildung der Informa¬≠tionen ist die Aktua¬≠lit√§t zu jedem Zeit¬≠punkt gegeben. Inhalte finden sich zentral an einem Ort ‚Äď der Website ‚Äď wieder und sind dort lang¬≠fristig verf√ľgbar. Wertigkeit ist dann gegeben, wenn die Website besonders hoch¬≠wertig gestaltet ist.

Nachteile

Die Unter¬≠nehmens¬≠website wird oftmals gar nicht erst als Tool f√ľr die interne Kommunikation wahrgenommen. Daraus ergibt sich die Konse¬≠quenz, dass Mitarbei¬≠tende diese nicht zwangs¬≠l√§ufig regel¬≠m√§√üig besuchen. Zus√§tzlich ist sie h√§ufig stark auf Werbebot¬≠schaften fixiert, wodurch grund¬≠legende Ak¬≠zeptanz verloren geht. M√∂glich¬≠keiten zur Inter¬≠aktion gibt es nicht. Emo¬≠tiona¬≠lit√§t wird auf diesem Weg in der Regel nicht vermittelt.

8. E-Mails / Newsletter

E-Mail-Runds¬≠chreiben oder interne News¬≠letter sind eine traditio¬≠nelle Variante, um Mitarbeitenden Infor¬≠mationen schnell und strukturiert zu √ľber¬≠mitteln. Der Turnus und die Anzahl der Themen k√∂nnen dabei indi¬≠viduell bestimmt werden. News¬≠letter bieten die M√∂glich¬≠keit Informa¬≠tionen ansprechend per Video, Grafik, etc. zu ver¬≠mitteln, E-Mails bein¬≠halten meistens einen text¬≠lichen Fokus.

Vorteile

E-Mails oder News¬≠letter lassen sich tages¬≠aktuell aus¬≠senden und sind somit in der Regel auf dem neusten Stand. Die Erreich¬≠barkeit ist dabei i.d.R. garantiert. Emotionalit√§t kann je nach Inhalt √ľber¬≠mittelt werden, muss jedoch nicht unbedingt. Die Informa¬≠tionen landen immer zentral im Post¬≠fach und lassen sich dort auch dauer¬≠haft ab¬≠speichern.

Nachteile

Da das Postfach jedoch privat ist, gibt es keinen all¬≠gemeinen zentralen Ort, wo sich Informa¬≠tionen wieder¬≠finden lassen. Zus√§tzlich wird ein E-Mail-Post¬≠fach schnell un¬≠√ľber¬≠sichtlich. Eine direkte M√∂glich¬≠keit zum Inter¬≠agieren ist nicht gegeben, dennoch k√∂nnen Mitar¬≠beitende nat√ľrlich auf die E-Mail antworten. Auch die Persona¬≠lisierung f√§llt weg. Ein Gef√ľhl von Wertig¬≠keit wird nicht geweckt, da Mitarbeitende i.d.R. ziemlich viele E-Mails am Tag erhalten und sie in der Gestaltung keinen beson¬≠deren Aufwand ben√∂tigen.

9. Townhall-Meeting / CEO-Talk

Gerade f√ľr die Vermittlung von Unter¬≠nehmens¬≠werten, -strategie oder zentralen Neuig¬≠keiten ist eine solche Form der Top-Down-Infor¬≠mations¬≠vermit¬≠tlung beliebt ‚Äď z. B. als Rede bei der Mitar¬≠beitenden- Ver¬≠sammlung.

Vorteile

Bei allen teil­nehmenden Personen ist die Er­reichbar­keit garantiert. Durch die persönliche An­sprache ist Emo­tionalität gegeben.

Nachteile

Solche Zusammen¬≠k√ľnfte bieten sich nicht f√ľr die unmit¬≠telbare Weiter¬≠gabe kurz¬≠fristiger Informationen an, sondern eher f√ľr die An¬≠k√ľndigung gr√∂√üerer Ver√§n¬≠derungen wie neuer Produkte, Systeme, Vorst√§nde etc. Meistens handelt es sich dabei um eine ein¬≠seitige Ver¬≠mittlung von Infor¬≠mationen ‚Äď Interaktion ist in diesem Fall nicht gegeben. Dazu kommt, dass die News nicht unbedingt lang¬≠fristig verf√ľgbar sind und dadurch auch nicht zentral auf¬≠findbar sind. Materielle Wertig¬≠keit ist auf¬≠grund der Monolog¬≠form nicht gegeben.

10. Flyer

Kompakte Flyer, die z. B. der Gehalts¬≠abrechnung bei¬≠liegen, werden dann genutzt, wenn zentrale Infor¬≠mationen geb√ľndelt alle Mitarbei¬≠tenden erreichen sollen.

Vorteile

Die Reich¬≠weite bei dieser Form der internen Kommunikation ist hoch. Durch das bedruckte Papier wird, √§hnlich wie bei der Mitarbeiter Zeitung, Wertig¬≠keit vermittelt. Informa¬≠tionen sind lang¬≠fristig verf√ľgbar, jedoch vielleicht nicht immer unbedingt zur Hand.

Nachteile

Auch ein Flyer ben√∂tigt ein gewisses Ma√ü an Vor¬≠arbeit. Aufgrund der fehl¬≠enden Schnel¬≠ligkeit bietet sich dieser daher nicht f√ľr jede Art der Infor¬≠mation an. Emotionali¬≠t√§t wird nicht ver¬≠mittelt, M√∂glich¬≠keiten zur Inter¬≠aktion sind eben¬≠falls nicht gegeben. Zus√§tzlich muss auch be¬≠dacht werden, dass auch hier die Informa¬≠tionen nicht zwangs¬≠l√§ufig lang¬≠fristig zug√§ng¬≠lich sind.

Beispiel: Die Gewichtung der Tools

Unsere Empfehlung ist es, die drei wichtig¬≠sten Kriterien individuell nach Wichtig¬≠keit zu bestimmen und zu bewerten. Wir haben eine solche Be¬≠wertung exemplar¬≠isch aus unserer Sicht f√ľr die Kriterien Aktualit√§t / Schnellig¬≠keit‚ÄĚ, ‚ÄúErreich¬≠barkeit / Reich¬≠weite‚ÄĚ und ‚ÄúEmotiona¬≠lit√§t / Story¬≠telling‚ÄĚ in der nach¬≠folgenden Tabelle durch¬≠gef√ľhrt.

Wichtig dabei: Dein Unternehmen sollte die f√ľr die Mitar¬≠beitenden richtigen Tools der internen Kommunikation ausw√§hlen. Denn diesen sollen sie in erster Linie nutzen! Das funktioniert nur, wenn die internen Kommu¬≠nikations¬≠kan√§le auf deren Be¬≠d√ľrfnisse abge¬≠stimmt und einfach nutz¬≠bar sind. Dein Unter¬≠nehmen sollte die Wahl nicht davon abh√§ngig machen, welche Tools gerade im Trend liegen oder von der F√ľhrungs¬≠ebene besonders gut ange¬≠nommen werden.

Fazit

Jedes Tool der internen Kommunikation bringt Vor- und Nach¬≠teile mit sich. Welche Gewichtung im Einzelnen sinn¬≠voll ist, kann Dein Unter¬≠nehmen nur selbst entscheiden. Grunds√§tzlich ist auf¬≠f√§llig, dass digitale Tools insgesamt besser abschneiden. Dennoch bieten sich je nach Art der Information auch oft klassische Instrumente oder aber eine Kombi¬≠nation aus beiden an. Um hier Klar¬≠heit zu gewinnen, sollte Dein Unter¬≠nehmen identi¬≠fizieren, wie sich Mitarbei¬≠tende am ehesten Erreichen lassen und daraus schlie√üend die pas¬≠senden Kan√§le ausw√§hlen. Dort wo sich die Ziel¬≠gruppe (digital) aufh√§lt ‚Äď in diesem Fall die Mitarbei¬≠tenden ‚Äď sollte die Kommuni¬≠kation statt¬≠finden. Der Medienmix macht‚Äôs rund!

Mit einem Intranet kann Dein Unter¬≠nehmen dabei einen Kanal dazu gewinnen, der neben den Print¬≠kan√§len effizient und ziel¬≠gruppen¬≠gerichtet alle Mitarbei¬≠tenden mit einbe¬≠ziehen kann! Informa¬≠tionen und wert¬≠volles Wissen sind lang¬≠fristig verf√ľgbar und bilden damit einen echten Mehr¬≠wert im Alltag Deiner Mitarbei¬≠tenden. Du m√∂chtest Ein¬≠blicke erhalten, wie andere Unter¬≠nehmen Intranets gewinn¬≠bringend im Arbeits¬≠alltag nutzen? Dann vereinbare ein pers√∂nliches Gespr√§ch mit uns und wir bringen Licht ins Dunkle!

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