Warum Online-Vergleichsportale für die Intranet-Softwareauswahl keine gute Option sind
Dein Unternehmen steht vor der Herausforderung, die richtige Intranet-Softwarelösung für die interne Kommunikation auszuwählen? Wie wir aus unserer langjährigen Erfahrung wissen, kann das eine anspruchsvolle Aufgabe sein. Einfacher wird das Ganze jedoch durch ein bewährtes und strategisches Vorgehen, welches alle wichtigen Aspekte der Software-Auswahl im Blick behält. Verlockend ist für viele Unternehmen aber oft auch der Vergleich über ein Intranet-Vergleichsportal für Intranets. Kein Wunder, denn Online-Vergleichsportale werben meistens mit einem kostenlosen Angebot, Herstellerunabhängigkeit, Transparenz, Markt-Abdeckung und einer praxiserprobten Vorgehensweise.
Warum Du dabei vorsichtig sein solltest und für welche Unternehmen so ein Online-Vergleich tatsächlich zielführend sein kann, beleuchten wir deswegen in diesem Artikel.
Wo Intranet-Vergleichsportale an ihre Grenzen stoßen
Herstellerunabhängigkeit, eine vollständige Markt-Abdeckung, ein datenbasiertes Vorgehen ohne den üblichen Verkaufsfaktor und eine Empfehlung auf Grundlage einer mathematischen Bewertung der Vor- und Nachteile – all das klingt auf den ersten Blick attraktiv. Doch sind Intranet-Vergleichsportale für Intranets wirklich die eierlegende Wollmilchsau?
Ohne den Menschen geht’s meistens nicht
Trotz ihrer Vorteile fehlt es Online-Vergleichsportalen nämlich oft an einem entscheidenden Element: dem menschlichen Aspekt. Während eine spezialisierte Agentur auf die spezifischen Bedürfnisse eines Unternehmens eingehen kann, bleibt die Individualität von Unternehmen bei den standardisierten Bewertungen der Vergleichsportale häufig auf der Strecke. Denn jedes Unternehmen hat eigene Anforderungen und Gewichtungen, die sich nicht immer in den starren Kriterien eines Portals widerspiegeln.
Das Problem mit der Matrix
Verstärkt wird das dadurch, dass Intranet-Softwarelösungen mittlerweile einen Großteil an Funktionen anbieten, die sich nicht über eine Matrix auf einem Online-Vergleichsportal abbilden lassen. Daraus resultiert, dass beim Online-Vergleich leider wichtige Funktionen auf der Strecke bleiben und nur wenige Funktionen miteinander verglichen werden. Dazu kommt dann auch noch, dass Online-Portale auch Lösungen für Dich vergleichen, die gar nicht erst für Dein Unternehmen infrage kommen. Dabei ergibt es keinen Sinn möglichst viele Softwarelösungen miteinander zu vergleichen, sondern viel eher sollten die passendsten Softwarelösungen miteinander verglichen werden. Alles andere führt zu unnötiger Verwirrung und kostet wertvolle Zeit.
Warum Inspiration und Erfahrungswerte fehlen
Dazu kommt dann auch noch, dass ein Intranet-Vergleichsportal keine Praxiseinblicke oder Inspiration vermitteln kann. Individuelle Beratungen bieten hingegen die Möglichkeit, auf konkrete Herausforderungen einzugehen und maßgeschneiderte Lösungen zu entwickeln. Diese Tiefe kann ein Vergleichsportal nicht bieten, da es auf allgemeingültige, standardisierte Informationen setzt. Damit geht auch einher, dass keine Erfahrungswerte zur Einführung vermittelt werden (Worauf ist zu achten? Wie lange dauert der Prozess der Administration und Einführung? Usw.).
Der finanzielle Aspekt
Zudem werben viele dieser Portale mit einem kostenlosen Service. In der Regel finanzieren sie sich allerdings über Umwege, was die Unabhängigkeit der Empfehlungen beeinträchtigen kann. Auch eine valide Preisübersicht für zusätzliche Funktionen, die Dein Unternehmen eventuell benötigt, oder weitere Kostenpunkte, bleiben beim Online-Vergleich oft auf der Strecke.
Wie spezialisierte Intranet-Agenturen den Unterschied machen
Eine spezialisierte Agentur bietet gegenüber Intranet-Vergleichsportalen mehrere entscheidende Vorteile. Sie kann Deinem Unternehmen exklusive Einblicke in den Intranet-Markt geben. Hintergrundinformationen zu den Referenzen von Softwareherstellern, den (ehrlichen) Kundenbewertungen und der finanziellen Lage? Eine Intranet-Agentur ist der Ansprechpartner, der Deinem Unternehmen in diesen Bereichen Aufschluss liefern kann.
Echte Einblicke, die Portale nicht bieten können
Intranet-Agenturen bringen zudem umfangreiche Praxiserfahrungen mit – und die gibt Deinem Unternehmen Inspiration zu den Möglichkeiten und Grenzen auf dem Intranet-Markt. Durch exklusive Erfahrungswerte aus anderen Projekten, wird in der Beratung durch eine Agentur deutlich, was gut funktioniert und angenommen wird. Innovative Perspektiven unterstützen Dein Unternehmen dabei, über den Tellerrand hinauszuschauen. Dadurch minimiert sich das Risiko für Dein Unternehmen, die falsche Intranet-Lösung auszuwählen. Eine Agentur findet zudem Lösungen für die Besonderheiten Deines Unternehmens: Wie kann das Intranet bestmöglich in die bestehende Tool-Landschaft oder bereits etablierte Prozesse eingebettet werden? Eine Intranet-Agentur ist also Dein externer Intranet-Berater, der Dein Unternehmen bei internen Entscheidungsprozessen mit anderen Stakeholdern als neutraler Moderator unterstützt.
Experten-Wissen für Dein Unternehmen
Ein weiterer wichtiger Vorteil ist der Wissenstransfer, den Agenturen Deinem Unternehmen liefern. Intranet-spezifische Fachbegriffe und Funktionen werden während des Prozesses der Softwareauswahl verständlich erklärt: Was ist überhaupt eine Timeline? Wozu benötige ich ein Widget? Was kann mit einer Community angestellt werden? Auf all diese Fragen bekommt Dein Unternehmen eine Antwort – so sorgt die Agentur dafür, dass Dein Unternehmen dazu befähigt wird, eigenständige und präzise Einschätzungen während des Auswahlprozesses zu treffen. Eine Agentur ist Dein Sparringspartner bei allen komplexen Fragestellungen und schwierigen Situationen während der Softwareauswahl.
Vergleichen mit Substanz
Darüber hinaus kann eine Intranet-Agentur den Vergleich der Softwarelösungen auch auf konkreter Funktionsebene breit abdecken. Kronsteg bezieht beispielsweise nicht nur einen Bruchteil der zur Verfügung stehenden Funktionen mit ein, sondern vergleicht mindestens 200 Funktionen der Software. Je nach individuellem Bedarf Deines Unternehmens werden weitere Funktionen hinzugezogen. Insgesamt unterstützt Dich eine Intranet-Agentur ganz konkret dabei, eine individuelle Bewertung der Systeme unter den verschiedensten individuellen Aspekten und Gewichtungen vorzunehmen, die Deinem Unternehmen wichtig sind. Das ist deswegen so wichtig, da kein Unternehmen Softwarekriterien gleich gewichtet und die Individualität hier immer beachtet werden muss.
Transparenz ist das A und O
Dabei spielt auch die Transparenz der Bewertung eine Rolle: Online-Vergleichsportale sind in der Regel intransparent bei der Ergebnisermittlung – eine Agentur hingegen wird Deinem Unternehmen immer einen transparenten Einblick in die Bewertung ermöglichen und Dich in den Prozess mit einbeziehen.
Die echten Kosten immer im Blick
Eine Agentur liefert zudem realistische und transparente Preisangaben, dabei sind dann auch die Kosten für alle zusätzlichen Funktionen, die Dein Unternehmen benötigt, die aber vielleicht nicht im Standard vorhanden sind, mit inbegriffen. Auch geben wir hilfreiche Tipps bei der Vertragsgestaltung (z. B. Hinweise auf vorteilhafte Konditionen). So spart Dein Unternehmen nicht nur Geld, sondern auch Nerven.
Unser Fazit: Online-Vergleichsportale ersetzen keine fundierte Systemauswahl
Während Online-Vergleichsportale also eher für kleine Unternehmen beim Vergleich möglicher Intranet-Lösungen eine erste Orientierung bieten können, stoßen sie ab einer Unternehmensgröße von etwa 200 Mitarbeitenden an ihre Grenzen. Die Anforderungen und Komplexität nehmen zu, und die standardisierten Bewertungen der Portale werden der Vielfalt der Bedürfnisse nicht mehr gerecht.
Dazu kommt, dass der menschliche Aspekt bei der Beratung eine wesentliche Rolle spielt: Eine Intranet-Agentur agiert nicht nur als Berater, sondern auch als Sparringspartner, der Dein Unternehmen bei schwierigen Fragestellungen unterstützt und in komplexen Situationen zur Seite steht. Dieser persönliche Austausch ist entscheidend, um eine optimale und maßgeschneiderte Intranet-Lösung zu finden.
Da auch die Kosten und der Aufwand einer begleiteten Systemauswahl im Verhältnis zur Bedeutung dieser Entscheidung überschaubar sind, ist das Kosten-Nutzen-Verhältnis deutlich größer als die vermeintliche Ersparnis. Für größere Unternehmen, die ein gut genutztes Intranet etablieren wollen, ist daher eine individuelle, praxisorientierte Beratung unerlässlich, um die bestmögliche Intranet-Lösung zu finden!
Du willst mehr über unseren Prozess zur Softwareauswahl erfahren? Dann schau Dir unbedingt hier an, wie sich diese Leistung bei uns zusammensetzt, und vereinbare einen Termin mit uns!
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