Vom Allgäu in die Welt: Die Autohauskette Seitz ist regional etabliert und auf klarem Expansionskurs – in Europa und im E-Commerce. Etwa die Hälfte der Mitarbeiter des Familienunternehmens arbeitet im Büro, die andere Hälfte vor allem in Werkstätten.
Branche: Handel
Niederlassungen: 22
Mitarbeiter: 1.200
„Als Kunden-Champion an die Spitze der Händler im VW-Konzern und des Online-Geschäfts für Deutschland und Europa!“, das ist die Vision von Seitz. Hierzu sollte das Unternehmen digital neu aufgestellt werden, denn für die Projektarbeit wurden noch „klassische“ Tools wie Excel genutzt, anstatt digital zu kollaborieren. Digitale Kommunikation und Dokumentenablage erfolgten meist über einen trägen Mail-Client.
Der Prozessmanager für Digitalisierung, Christopher Geyer, übernahm das Steuer des Projekts „Digital Workplace“. Ein vorheriger Versuch, diesen durch eine Branchenlösung zu verwirklichen, sorgte für Enttäuschung: Die Software entsprach nach dem Kauf nicht den Praxisanforderungen. Seitz entschied sich deshalb das gesamte Projekt mit Kronsteg neu aufzurollen.
Dieses Mal sollte das Microsoft 365- und Intranet-Projekt strategischer angegangen werden: Analyse der bisherigen Softwarelandschaft und Nutzeranforderungen, um daraufhin die zukünftige IT-Landschaft zu konzipieren sowie die richtigen Systeme auszuwählen. Daran anknüpfend gab es die Prämisse, dass die Anwendungen für den Nutzer leicht zu bedienen und für die IT-Abteilung leicht zu administrieren sind.
Ebenso sollten die IT-Infrastrukturkosten möglichst reduziert und ein zentraler Einstieg für die Nutzer an den 22 Standorten geschaffen werden. Mit Gas aufs Pedal sollte das Projekt in 6 Monaten umgesetzt sein.
Zu Projektbeginn ergaben Nutzerbefragungen und eine Analyse der Softwarelandschaft: Projektmanagement- und Kollaboration-Tools fehlen, E-Mail-Client und Dokumentenablage sind technisch veraltet. Intern wird per WhatsApp oder E-Mails kommuniziert. Fazit: Es bestand Bedarf an neuen Softwarelösungen. Am Ende eines fundierten Auswahlprozesses entschied sich Seitz für die Kombination aus Microsoft 365 und dem Social Intranet „Viadesk“!
Neben der Migration half Kronsteg auch bei der Konfiguration der Systeme und einer mitreißenden Kommunikationskampagne. Besonders die frühzeitig gestarteten Kommunikationsmaßnahmen mit dem einprägsamen Key Visual sorgten für viel Aufmerksamkeit und beste Unterhaltung, sodass am Ende eine hohe Nutzeraktivität erreicht wurde.
Mit dem Digital Workplace gibt Seitz richtig Gas: Intranet „SINA“ als zentraler Einstiegspunkt in Kombination mit Microsoft 365-Apps. Eine Übersicht der bisherigen Erfolge:
39 % verkürzte Beantwortungszeit: Kundenanfragen
43 % schnellerer Austausch: Wikis, Chat, News
12 digitale Arbeitsprozesse: Einkaufs- und Anmeldeformulare uvm.
Ein Projekt mit großem Erfolg für die Mitarbeiter, das Unternehmen und den Projektleiter. Ach ja, Rennfahrerin Sina und ihr VW-Käfer begleiten die Mitarbeiter natürlich weiterhin mit Rat und Tat. So heißt es auch zukünftig für Seitz: Volle Fahrt voraus!
„Mit Kronsteg haben wir den Digital Workplace erfolgreich konzipiert und eingeführt. Dank Microsoft 365 und einem modernen Social Intranet sind unsere Kommunikation, Zusammenarbeit und Vernetzung auf dem nächsten Level.”
Chief Digital Officer
