Künstliche Intelligenz (KI) verändert die Anforderungen an moderne Intranets und spielt auch bei der Auswahl einer neuen Intranet-Software eine zuneh­mend wichtige Rolle. Doch wie stark beeinflusst KI die Softwareauswahl bereits heute? Welche Kriterien werden in Zukunft wichtiger? Und welche Rolle wird das Intranet in einer zunehmend KI-geprägten Arbeitswelt spielen?

Über diese und weitere Fragen haben Ricardo Thiele und Patrik Kolligs mit Sebastian Hoff von Staffbase im Rahmen der VOICES 2026 gesprochen.

Wir fassen die wichtigsten Erkenntnisse aus dem Interview zusammen und zeigen, worauf Unternehmen bei der Intranet-Auswahl im KI-Zeitalter achten sollten.

Welche Rolle spielt KI aktuell bei der Intranet-Auswahl?

KI ist längst in der Welt der Intranet-Software angekommen. Immer mehr Anbieter integrieren entsprechende Funktionen in ihre Plattformen und auch Unternehmen berücksichtigen KI zunehmend bei der Softwareauswahl. Aller­dings beobachten wir, dass KI zwar häufig thematisiert wird, bislang aber selten im Mittelpunkt der Anforderungen steht. Stattdessen konzentrieren sich viele Unternehmen weiterhin auf klassische Intranet-Funktionen.

Auch beim tatsächlichen Einsatz von KI stehen aktuell vor allem Anwendung­en im Vordergrund, die bestehende Prozesse vereinfachen. Dazu gehören beispielsweise die KI-gestützte Erstellung von Inhalten, automat­ische Über­setzungen oder intelligente Suchfunktionen. Grundlegende Veränderung­en in der internen Kommunikation und Zusammenarbeit durch KI sind dagegen bislang eher selten zu beobachten.

Wie verändert KI den Prozess der Softwareauswahl?

Nicht nur die Anforderungen an Intranet-Software verändern sich durch KI, sondern auch der Auswahlprozess selbst. Immer häufiger nutzen Unter­nehmen Anwendungen wie ChatGPT, um sich bereits vor dem ersten Beratungsgespräch über verschiedene Softwareanbieter und deren Funktionen zu informieren. Entsprechend kommen viele Unter­nehmen heute mit konkreteren Vorstellungen und umfangreichen Vorabinformationen in die Beratung.

Das kann den Auswahlprozess erleichtern, bringt allerdings auch neue Herausforderungen mit sich. Denn KI-generierte Informationen sind nicht immer vollständig, aktuell oder korrekt. Teilweise basieren sie auf Marketing­informationen der Software­anbieter und vermitteln dadurch ein verzerrtes Bild. Umso wichtiger ist es, die gesammelten Informationen kritisch zu prüfen und mit den tatsächlichen Anforderungen des Unternehmens abzugleichen.

KI kann also die Recherche unterstützen, ersetzt aber keine fundierte Anforderungsanalyse und strukturierte Softwareauswahl!

Worauf sollten Unternehmen bei der Intranet-Auswahl jetzt achten?

Neben den bisherigen Anforderungen an ein Intranet gewinnen durch KI einige zusätzliche Auswahlkriterien an Bedeutung.

1. Zukunftssicherheit berücksichtigen

Unternehmen möchten vermeiden, dass ihr Intranet in wenigen Jahren nicht mit der KI-Plattform kompatibel ist, die sie dann einsetzen. Deshalb sollten sie bereits bei der Softwareauswahl darauf achten, dass sich die gewählte Lö­sung auch mit zukünftigen KI-Anwendungen verbinden lässt. So lässt sich das Risiko reduzieren, dass aufgrund fehlender Kompatibilität eine erneute Intranet-Migration notwendig wird.

2. Auf offene Schnittstellen achten

Ein modernes Intranet sollte sich möglichst einfach mit anderen Anwend­ungen und Systemen verbinden lassen. Offene Schnittstellen ermöglichen es beispielsweise, Microsoft 365, HR-Systeme oder zukünftige KI-Anwendungen in die digitale Arbeitsumgebung zu integrieren. Unternehmen sollten deshalb frühzeitig prüfen, welche Integrations­möglich­keiten eine Intranet-Software bietet und wie offen die Plattform für neue Technologien ist.

3. KI-Funktionen gezielt bewerten

Nicht jede KI-Funktion bietet automatisch einen Mehrwert. Entscheidend ist, ob sie die konkreten Anforderungen der internen Kommunikation unterstützt und den Arbeitsalltag der Mitarbeitenden tatsächlich erleichtert. Bei der Soft­wareauswahl lohnt es sich deshalb, gezielt zu hinterfragen, welche KI-Anwendungen bereits verfügbar sind, wie sie funktionieren und welchen Nutzen sie bieten.

4. Wissensmanagement und Content-Governance mitdenken

KI-Anwendungen benötigen eine verlässliche Informationsgrundlage. Sind Inhalte veraltet, unvollständig oder schlecht strukturiert, wirkt sich das auch auf die Qualität KI-generierter Antworten aus. Ein durchdachtes Wissens­management, klare Verantwortlichkeiten und die regelmäßige Pflege von Inhalten werden deshalb noch wichtiger. Unternehmen sollten diese Aspekte bereits bei der Planung und Einführung ihres Intranets berücksichtigen.

FAQ: KI und Intranet-Auswahl

Wird das Intranet durch KI in Zukunft wichtiger?

Wenn Mitarbeitende Informationen zunehmend über KI-Assistenten abrufen, könnte die klassische Intranet-Oberfläche langfristig an Bedeutung verlieren. Gleichzeitig gibt es gute Gründe dafür, dass das Intranet durch KI sogar wichtiger wird. Schließlich benötigen KI-Anwendungen verlässliche und strukturierte Informationen, auf die sie zugreifen können. Ein gut gepflegtes Intranet kann hierfür eine zentrale Grundlage bilden.

Darüber hinaus bleibt das Intranet ein wichtiger Ort für die interne Kom­munikation, den Wissensaustausch und die Vernetzung von Mitarbeitenden. Nicht alle Informationen und Funktionen werden künftig ausschließlich über KI-Assistenten abgerufen. Das Intranet könnte sich deshalb zunehmend zu einer zentralen Informationsquelle entwickeln, die sowohl Mitarbeitenden als auch KI-Anwendungen dient!

Du möchtest noch mehr darüber erfahren, wie KI die Intranet-Auswahl verändert? Im Interview mit unserem Softwarepartner Staffbase sprechen Ricardo und Patrik ausführlicher über ihre Erfahrungen aus der Praxis, aktuelle Herausforderungen und die Zukunft des Intranets.

Warum Kronsteg?

Wir bei Kronsteg begleiten Unternehmen dabei, zukunftsfähige Intranets ein­zuführen. Dabei zeichnet uns unsere Spezialisierung auf Intranets, der klare Fokus auf Nutzung und Akzeptanz der Plattform und eine durchdachte sowie praxiserprobte Methodik aus!

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Fazit: KI bei der Intranet-Auswahl frühzeitig mitdenken

KI verändert die Anforderungen an Intranet-Software und eröffnet neue Möglichkeiten für die interne Kommunikation. Unternehmen sollten diese Entwicklungen bereits heute bei der Auswahl und Einführung eines neuen Intranets berücksichtigen.

Dabei kommt es nicht allein auf möglichst viele KI-Funktionen an. Vielmehr sollten Unternehmen auf eine zukunftssichere Plattform, offene Schnittstellen und eine verlässliche Informationsgrundlage achten.

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