Warum scheitern manche Intranet-Projekte trotz sorgfältiger Auswahl? Häufig nicht wegen der Software selbst, sondern weil im Auswahlprozess die fal­schen Fragen gestellt werden.

Denn bei der Entscheidung für ein neues Intranet geht es um weit mehr als Funktionen und Lizenzkosten. Es geht viel mehr darum, wie Informationen im Unternehmen fließen und Wissen gesichert wird.

Wer dabei ausschließlich auf die Funktionen des Intranets schaut, riskiert eine Investition in eine Softwarelösung, die die eigentlichen Herausforderungen des Unternehmens nicht adressiert.

Deswegen zeigen wir hier die fünf häufigsten Fehler bei der Systemauswahl und worauf Dein Unternehmen stattdessen achten sollten!

1. Auf Funktionen statt auf Anwendungsfälle schauen

Dein Unternehmen ist auf der Suche nach einem neuen Intranet? Dann ist die Diskussion vielleicht auch schon bei den Funktionen gelandet: Chat, News, Wiki, Mitarbeiter-App oder Dokumentenmanagement stehen häufig ganz oben auf der Anforderungsliste. Doch genau hier beginnt oft das Problem. Denn die Anzahl der Funktionen sagt noch nichts darüber aus, ob ein System die Herausforderungen in Deinem Unternehmen tatsächlich löst.

Viel wichtiger ist zunächst die Frage: Welche Ziele verfolgt Dein Unternehmen überhaupt mit dem Intranet? Sollen Informationen schneller verbreiten, Wis­sen langfristig gesichert oder Prozesse effizienter gestaltet werden? Vielleicht sollen neue Mitarbeitende schneller eingearbeitet werden oder die tägliche E-Mail-Flut reduziert werden?

Wenn der Fokus zu früh auf einzelnen Features liegt, gerät der eigentliche Nutzen schnell aus dem Blick. In der Praxis zeigt sich immer wieder: Eine Plattform mit überschaubarem Funktionsumfang kann deutlich erfolgreicher sein als eine Lösung mit unzähligen Möglichkeiten – vorausgesetzt, sie unter­stützt die relevanten Anwendungsfälle und wird von den Mitarbeitenden tatsächlich genutzt!

Unser Tipp: Definiere zunächst die konkreten Herausforderungen und An­wendungsfälle in Deinem Unternehmen. Erst danach solltest Du bewerten, welche Lösung diese Anforderungen am besten unterstützt.

2. Die eigene Vision nicht mit der Produktstrategie des Her­stellers abgleichen

Häufig wird ein entscheidender Aspekt übersehen: Die Auswahl eines Intra­nets ist immer auch eine Entscheidung für die Zukunft. Deshalb sollte Dein Unternehmen vor einer Entscheidung nicht nur prüfen, was die Plattform heute kann, sondern auch, wohin sie sich in den kommenden Jahren ent­wickelt!

Mit der Einführung einer neuen Plattform gehen häufig weitreichende Ent­scheidungen einher – von zukünftigen Investitionen und Integrationen bis hin zu Kommunikations- und Wissensmanagementstrategien. Umso wichtiger ist es, die eigene Vision mit der strategischen Ausrichtung des Herstellers ab­zu­gleichen.

Plant Dein Unternehmen beispielsweise, künftig stärker auf KI-gestützte Wis­sensarbeit, mobile Nutzung oder die Vernetzung verschiedener Business-Anwendungen zu setzen, sollte sich diese Richtung auch in der Produkt­strategie des Anbieters widerspiegeln. Andernfalls besteht die Gefahr, dass die Plattform mittel- bis langfristig nicht mehr zu den eigenen Anforder­ungen passt.

Unser Tipp: Schaue nicht nur auf die Plattform von heute. Prüfe auch die Produkt-Roadmap und die langfristige Vision des Herstellers.

3. Die tatsächlichen Gesamtkosten nicht betrachten

Wenn Dein Unternehmen verschiedene Intranet-Lösungen vergleicht, fällt der Blick häufig zuerst auf die Lizenzkosten. Schließlich lassen sich diese Zahlen schnell gegenüberstellen und wirken auf den ersten Blick wie eine gute Grund­lage für die Entscheidung. Doch genau hier lauert ein häufiger Fehler. Denn die Kosten eines Intranets beschränken sich längst nicht auf das Basis­paket. Viel wichtiger ist also die Frage: Welche Gesamtkosten entstehen über die gesamte Nutzungsdauer der Plattform?

Neben den eigentlichen Lizenzgebühren spielen zahlreiche weitere Faktoren eine Rolle. Dazu gehören beispielsweise zusätzliche Module und Funk­tions­erweiterungen, Integrationen in bestehende Systemlandschaften, der Aufwand für Einführung und Migration sowie Schulungen, Change-Mana­gement-Maßnahmen und laufender Support. Auch zukünftige Er­weiter­ungen, etwa durch zusätzliche Nutzende, sollten frühzeitig berücksichtigt werden.

Erst wenn all diese Aspekte einbezogen werden, entsteht ein realistisches Bild der tatsächlichen Investition. Denn nicht selten stellt sich eine vermeint­lich günstige Lösung nach einigen Jahren als deutlich kostspieliger heraus als eine Plattform, die anfangs höhere Investitionen erfordert.

Unser Tipp: Betrachte die Kosten nicht isoliert, sondern über den gesamten Lebenszyklus der Plattform. Eine Kalkulation über mindestens drei bis fünf Jahre hilft dabei, Anbieter auf einer vergleichbaren und belastbaren Grund­lage zu bewerten.

4. Funktionen höher bewerten als Benutzerfreundlichkeit

Bei der Auswahl eines Intranets fließt oft viel Zeit in den Vergleich einzelner Funktionen. Was dabei leicht in den Hintergrund gerät: Selbst die umfang­reichste Plattform bringt wenig Mehrwert, wenn sie im Arbeitsalltag kaum genutzt wird.

Deshalb solltest Du nicht nur darauf achten, was ein Intranet kann, sondern auch, wie einfach und intuitiv es sich bedienen lässt. Denn eine hohe Be­nutzer­freundlichkeit sorgt dafür, dass Informationen schneller gefunden, Prozesse einfacher umgesetzt und Inhalte häufiger aufgerufen und im Arbeitsalltag genutzt werden.

In der Praxis zeigt sich immer wieder, dass eine übersichtliche und leicht verständliche Plattform oft höhere Nutzungsraten erzielt als ein System mit unzähligen Funktionen, die kaum jemand verwendet. Oder anders gesagt: Funktionen schaffen Potenzial – Usability schafft Nutzung!

Unser Tipp: Beziehe zukünftige Nutzende der Plattform frühzeitig in den Auswahlprozess ein und teste typische Anwendungsfälle in Live-Demos oder Pilotphasen. So bekommst Du ein realistisches Bild davon, wie gut die Plattform im Arbeitsalltag tatsächlich funktioniert.

5. Kurzfristige Verträge abschließen und den Lock-in-Effekt unterschätzen

Wenn es um Verträge geht, stehen oft möglichst günstige Einstiegs­konditionen und kurze Laufzeiten im Fokus. Jedoch sollte sich auch die Frage stellen: Wie flexibel bleibt Dein Unternehmen, wenn sich die Anforderungen in einigen Jahren verändern?

Mit der Zeit wächst die Bindung an eine Plattform automatisch. Inhalte wer­den aufgebaut, Prozesse etabliert, Schnittstellen eingerichtet und Mitarbei­tende gewöhnen sich an neue Arbeitsweisen. Je stärker das Intranet in den Arbeitsalltag integriert ist, desto aufwendiger wird ein späterer Wechsel.

Deshalb lohnt es sich, bereits vor Vertragsabschluss einen Blick auf Themen zu werfen, die im Auswahlprozess oft wenig Aufmerksamkeit erhalten. Dazu gehören beispielsweise Möglichkeiten zum Datenexport, verfügbare Schnitt­stellen oder Kündigungsfristen.

Unser Tipp: Bewerte nicht nur den Einstieg in eine Plattform, sondern auch den möglichen Ausstieg. Je einfacher ein System gewechselt werden kann, desto größer bleibt Deine langfristige Handlungsfreiheit.

FAQ: Häufige Fragen zur Softwareauswahl

Warum Kronsteg?

Wir bei Kronsteg begleiten Unternehmen dabei, zukunftsfähige Intranets ein­zuführen. Dabei zeichnet uns unsere Spezialisierung auf Intranets, der klare Fokus auf Nutzung und Akzeptanz der Plattform und eine durchdachte sowie praxiserprobte Methodik aus!

Hier findest Du noch mehr Infos über uns. 

Fazit: Die beste Plattform ist nicht die mit den meisten Funktionen

Wir sehen: Die Auswahl eines Intranets ist weit mehr als eine Software­entscheidung! Deshalb lohnt es sich, im Auswahlprozess nicht nur auf Funktionen, Preise oder Vertragslaufzeiten zu schauen, sondern sich auch weitere Fragen zu stellen. Löst die Plattform die Herausforderungen unseres Unternehmens wirklich? Passt sie zu unserer Strategie? Werden Mit­arbei­tende sie gerne nutzen?

Wer diese Aspekte frühzeitig berücksichtigt, schafft die Grundlage für eine Entscheidung, die nicht nur heute überzeugt, sondern auch in den kom­menden Jahren echten Mehrwert bietet.

Deine Unternehmen plant die Einführung eines neuen Intranets? Wir unterstützen Dich gerne dabei, Anforderungen zu definieren, passende Lösungen zu vergleichen und die richtige Plattform für Dein Unter­nehmen auszuwählen. Gemeinsam sorgen wir dafür, dass Dein zukünf­tiges Intranet nicht nur die richtigen Funktionen bietet, sondern die Ziele Deines Unternehmens nachhaltig unterstützt!