Unser neues Whitepaper ist da – „13 Gründe gegen SharePoint-Intranets“!

Die Digitalisierung steht mittler­weile auf der Agenda der meisten mittel­ständischen und großen Unternehmen und Organisationen. Und das ist auch gut so – denn das Thema wird tenden­ziell immer wichtiger in der Zukunft! Besonders wichtig dabei: Dein Unternehmen sollte eine Intranet-Software finden, die zu den Anforder­ungen und der Kultur Deines Unter­nehmens passt. Auf dem Software-Markt gibt es jedoch ganz schön viele unterschied­liche Intranets – und hier und da hören wir auch, dass Unternehmen SharePoint Online-Intranets in Betracht ziehen oder sogar aus der Historie heraus immer noch als Intranet nutzen.

SharePoint als Intranet?

SharePoint – welches in erster Linie als Website-Baukasten und Doku­menten­management­system entwickelt worden ist – kommt nur für bestimmte Unternehmen als Intranet infrage. Immer wieder wird deutlich, dass Share­Point Online grund­sätzliche Fähig­keiten fehlen, um als Intranet auf dem Markt bestehen zu können:

• So bestätigen 66% aller Nutzenden in einer Umfrage der Association for Intelligent Information Management, dass die Plattform zu schwierig in der Nutzung ist.
• Und sogar 43% aller Befragten geben in einer Umfrage von Ostermann Research an, dass SharePoint in der Einführung sehr kompliziert ist.

Worüber wir in Kombination mit SharePoint immer wieder stolpern – es ist zu schwierig. Aber was steckt dahinter? Wir wollen Dir genauer aufzeigen, was an SharePoint so schwierig, kompliziert oder benutzer­unfreundlich ist. Deswegen haben wir alle Einschränkungen gesammelt, die SharePoint Online als Intranet aufweist. Dabei sind uns 13 Gründe, die Du in Bezug auf SharePoint-Intranets beachten solltest, ins Auge gestochen. Die ersten Beiden kannst Du bereits hier lesen:

1. SharePoint Online weist Einschränkungen in der mobilen Nutzung vor.

Der mobile first-Ansatz ist in vielen Unternehmen mittler­weile angekommen: So sollen alle Mitarbeitenden gleich­wertig einbezogen werden. Bei der mobilen Anwendung von SharePoint Online ist der Funktions­umfang jedoch stark eingeschränkt. Um dieses Problem zu beheben, bietet Microsoft das Produkt Microsoft Viva u. a. zur mobilen Nutzung von SharePoint Online.

Das Produkt Microsoft Viva dient als Employee Experience Plattform für Microsoft 365 sowie Microsoft Teams und splittet sich dabei in sieben Apps auf: Viva Connections, Viva Engage, Viva Insights, Viva Goals, Viva Learnings, Viva Topics und Viva Sales. Diese Vielzahl von Tools, die sich auf Kommunikation, Zusammen­arbeit, Lernen und das Wohlbefinden am Arbeits­platz konzentrieren, sind durch die Komplexität für viele recht schwer zu überblicken.

Wir konzentrieren uns auf Microsoft Viva Connections – Voraus­setzung zur Nutzung ist ein Intranet auf SharePoint Online-Basis. Dabei handelt es sich nicht um eine eigen­ständige App, sondern das Produkt dient als Zusatz­lösung, dass Inhalte z. B. in Microsoft Teams anzeigt. Die Bereit­stellung von unternehmens­internen News über das Produkt funktioniert dabei gut, darüber hinaus sind der Funktions­umfang und die Einstellungs­möglichkeiten gering.

Insgesamt ist dieser Weg für Unternehmen mit einer hohen Zahl an mobilen Mitarbeitenden nicht wirklich umsetz­bar, da speziell diejenigen im Unter­nehmen, die nicht am Schreib­tisch sitzen, oft über keine Microsoft 365-Lizenz verfügen.

2. Die mobile Nutzung ist mit Abstrichen über Microsoft Viva in Microsoft Teams möglich.

Wer kennt es nicht? Der Feierabend oder das Wochenende sind da und das Letzte, was Du in Deiner Frei­zeit machen möchtest, ist Teams zu öffnen. Um die Balance zwischen Arbeit und Freizeit finden und in der freien Zeit einen Gegenpol schaffen zu können, ist es für viele Arbeitnehmer verständlicher­weise wichtig, nach Feierabend keine Aufgaben mehr zu delegieren oder Absprachen zu Projekten zu treffen.

Die mobile Ansicht eines SharePoint Online-Intranets ist aber nur durch die Integration von Microsoft Viva in Microsoft Teams sichtbar. Je nachdem, welche Unternehmens­kultur bei Euch gelebt wird, schießt sich Dein Unter­nehmen mit einem solchen Ansatz womöglich direkt ins Aus. Denn ver­knüpfen Mitarbeitende Microsoft Teams in ihrem Kopf sehr stark mit Arbeit, werden sie die App auf dem Handy – falls sich diese überhaupt auf dem privaten Smart­phone befindet – vor Arbeits­beginn oder nach Feier­abend nicht mehr öffnen.

Beim Social Intranet ist eine solche Verknüpfung nicht so stark gegeben – natürlich ist auch das Social Intranet ein Arbeits­mittel, dennoch läuft die App separat auch auf den privaten Smartphones der Mitarbeitenden. Dabei steht oft die informative und soziale Wirkung im Vordergrund. So gibt es hier z. B. keine Verteilung von ToDos, die digitale Zusammen­arbeit steht nicht im Fokus. Dadurch fühlt sich ein Social Intranet nicht wie Arbeit an – viele Mit­arbeitenden verbringen hier gerne Zeit, um mehr über Kolleginnen und Kollegen sowie das Unter­nehmen zu erfahren. So öffnen sie die App bei­spiels­weise auch mal auf dem Heimweg im Zug oder bereits morgens vor Arbeits­beginn während dem Frühstück. Das ist bei Microsoft Teams oft anders, denn das Tool dient in erster Linie Arbeits­zwecken.

Du willst auch die restlichen 11 Gründe gegen SharePoint-Intranets lesen?

Dann lass Dir unser Whitepaper nicht entgehen, in dem wir Dir einen umfang­reichen Einblick geben, welche Aspekte Du bei der Software­auswahl eines Intranets unbedingt auf dem Schirm haben solltest! Zusätzlich findest Du dort auch eine Check­liste, die Dich dabei unterstützt, schnell und ziel­gerichtet zu identi­fizieren, ob SharePoint Online als Intranet für Dein Unter­nehmen infrage kommt – oder ob Du vielleicht besser mit einer Out-of-the-box-Lösung fährst!

Klicke hier, um das Whitepaper zu erhalten.