Unser neues Whitepaper ist da – „13 Gründe gegen SharePoint-Intranets“!

Ein modernes Intranet ist heute weit mehr als nur eine Informations­plattform, es bildet die Grundlage für erfolgreiche digitale Zusammenarbeit. Viele Unter­nehmen setzen dabei auf SharePoint – häufig, weil Microsoft 365 bereits im Einsatz ist oder die Plattform historisch gewachsen ist. Doch eignet sich SharePoint tatsächlich als modernes Social Intranet?

Unser Whitepaper „13 Gründe gegen SharePoint-Intranets“ beleuchtet die typischen Herausforderungen, die Unternehmen im Alltag mit SharePoint erleben und zeigt auf, wo die Plattform an ihre Grenzen stößt. Eine hilfreiche Lektüre für alle, die ihr Intranet neu denken oder bestehende Lösungen kritisch hinterfragen möchten!

SharePoint als Intranet?

SharePoint – welches in erster Linie als Website-Baukasten und Doku­men­ten­management­system entwickelt worden ist – kommt nur für bestimmte Unternehmen als Intranet infrage. Immer wieder wird deutlich, dass Share­Point Online Standalone grund­sätzliche Fähig­keiten fehlen, um als Intranet auf dem Markt bestehen zu können.

Aus unserer Beratungspraxis bestätigt sich immer wieder dasselbe Bild: SharePoint Online überfordert viele Redakteure und Administratoren. Umfragen – etwa der Association for Intelligent Information Management – zeigen, dass rund zwei Drittel der Nutzenden die Plattform als zu schwierig in der Bedienung empfinden.

Und auch die Einführung ist selten einfach: Immer wieder erleben wir in unseren Projekten, dass Unternehmen den Aufwand für die Implementierung eines SharePoint-Intranets deutlich unterschätzen – und am Ende mit einem System dastehen, das technisch läuft, aber nicht so genutzt wird wie erhofft.

Aber was steckt genau dahinter? Wir wollen Dir genauer aufzeigen, welche zentralen Einschränkungen SharePoint als Intranetlösung mit sich bringt. Dazu haben wir die 13 wichtigsten Gründe, die gegen SharePoint sprechen können kompakt für Dich in einem Whitepaper gebündelt. Die ersten beiden Gründe kannst Du bereits hier lesen:

1. Die SharePoint-Online-App konzentriert sich hauptsächlich auf das Dokumentenmanagement.

SharePoint Online wurde ursprünglich als Dokumentenmanagementsystem entwickelt – und genau hier liegt auch der Fokus der mobilen App. Mitarbei­tende können mobil auf Dateien und Ordner zugreifen, Dokumente anzeigen und bearbeiten. Wer jedoch ein Intranet sucht, das auch mobil umfassend genutzt werden kann, stößt schnell an Grenzen.

Abseits des Dokumentenmanagements bietet die SharePoint Online-App nur eingeschränkte Funktionen. Mitarbeitende können Unternehmensnews zwar mit Einschränkungen lesen, weiterführende Intranet-Elemente wie persona­li­sierte Nachrichten, Communitys oder personalisierte Inhalte finden sie jedoch entweder gar nicht oder nur in einer so umständlichen Form, dass sie diese im Arbeitsalltag kaum nutzen. Eine moderne Intranet-App sollte Mitarbei­ten­den relevante Informationen liefern, die Zusammenarbeit fördern und einfach zugänglich sein – SharePoint Online kann diese Anforderungen mobil nicht erfüllen.

Um diese Lücke zu schließen, bietet Microsoft Viva Connections als Er­gänzung an. Dabei handelt es sich jedoch nicht um eine eigenständige Intranet-App, sondern um eine Zusatzlösung innerhalb von Microsoft Teams, die SharePoint-Inhalte anzeigt. Voraussetzungen zur Nutzung sind also ein Intranet auf SharePoint-Online-Basis und Microsoft Teams. Während die Bereitstellung von Unternehmensnews über Viva Connec­tions gut funktio­niert, bleiben die Individualisierungsmöglichkeiten und der Funktions­umfang begrenzt.

Microsoft hat Viva Connections in den Jahren 2024 und 2025 weiter­ent­wickelt: anpassbare Dashboard-Karten, ein neuer Einstiegspunkt über die SharePoint-App-Leiste und eine stärkere Personalisierung wurden eingeführt. Das ändert jedoch nichts an der strukturellen Ausgangslage – Viva Connections bleibt eine Zusatzlösung, die Microsoft Teams als Pflicht­um­gebung voraussetzt. Die Lizenzproblematik und die Wahrnehmung der Mitarbeitenden – Teams als Arbeitstool, nicht als Informationsplattform – bleiben weiterhin Kernprobleme.

Letztlich bleibt SharePoint Online mobil vor allem ein Dokumenten­manage­ment-Tool. Wer ein einheitliches mobiles Intranet sucht, das Mitarbeitende unabhängig von ihrem Standort optimal einbindet, sollte Alternativen in Betracht ziehen.

2. Die mobile Nutzung ist mit Abstrichen über Microsoft Viva in Microsoft Teams möglich.

Wer kennt es nicht? Der Feierabend oder das Wochenende sind da. Das Letzte, was Du in Deiner Freizeit tun möchtest, ist Microsoft Teams zu öffnen. Für viele bedeutet MS Teams vor allem eines: Arbeit. Meetings, Aufgaben, Projektabstimmungen – genau das, wovon man nach Feierabend abschalten möchte. Und genau hier liegt das Problem: Die mobile Nutzung eines Share­Point Online-Intranets ist nur über Microsoft Viva innerhalb von Microsoft Teams einigermaßen funktionell möglich.

Damit wird das Intranet nicht als eigenständige Plattform wahrgenommen, sondern als ein weiteres Modul innerhalb eines ohnehin schon arbeitslastigen Tools. Viele Mitarbeitende haben MS Teams nicht einmal auf ihrem privaten Smartphone installiert – und falls doch, öffnen sie die App nach Feierabend nur ungern. Und auch die Verbesserungen, die Microsoft zuletzt an Viva Connections vorgenommen hat, ändern daran grundlegend nichts. Solange der Zugang zwingend über Teams läuft, bleibt das Akzeptanzproblem be­stehen.

Zusätzlich kann dieser Ansatz für Unternehmen mit überwiegend mobilen Mitarbeitenden schnell sehr teuer werden. Um Microsoft Viva in Teams zu nutzen, benötigt jede Person eine Microsoft 365-Lizenz. Während Büro­angestellte diese oft bereits haben, müssen Unternehmen für mobile Mit­arbeitende neue Lizenzen erwerben. Und genau hier wird es kostspielig: Die Lizenzkosten für Microsoft Teams und Viva sind drei- bis viermal höher als die eines eigenständigen Intranet-Produkts. Selbst wenn diese Investition getätigt wird, bleibt die Herausforderung bestehen, dass viele Mitarbeitende MS Teams nicht als natürliches Medium für den Intranet-Zugang betrachten.

Ein Social Intranet oder eine eigenständige Mitarbeiter-App funktioniert hier deutlich besser. Solche Lösungen sind separat nutzbar, klar als Informations- und Kommunikationsplattform erkennbar und werden nicht direkt mit opera­tiven Arbeitsprozessen verknüpft. Dadurch steigt die Akzeptanz – viele Mitarbeitende öffnen die App gerne auch schon morgens beim Frühstück oder auf dem Heimweg im Zug, um sich über Unternehmensnews, Kolleginnen und Kollegen oder interne Veranstaltungen zu informieren. Das ist bei Microsoft Teams oft anders, denn das Tool dient in erster Linie Arbeits­zwecken. Gleichzeitig bleibt das Social Intranet oder die Mitarbeiter-App kosten­effizient und bietet eine deutlich bessere Usability, insbesondere für mobile Mitarbeitende.

Du willst auch die restlichen 11 Gründe gegen SharePoint-Intranets lesen?

Dann lass Dir unser Whitepaper nicht entgehen, in dem wir Dir einen umfang­reichen Einblick geben, welche Aspekte Du bei der Software­auswahl eines Intranets unbedingt auf dem Schirm haben solltest! Zusätzlich findest Du dort auch eine Check­liste, die Dich dabei unterstützt, schnell und ziel­gerichtet zu identi­fizieren, ob SharePoint Online als Intranet für Dein Unter­nehmen infrage kommt – oder ob Du vielleicht besser mit einer Out-of-the-box-Lösung fährst!

Klicke hier, um das Whitepaper zu erhalten.