In vielen Unternehmen wird SharePoint aus der Historie heraus immer noch als Intranet genutzt – obwohl es in erster Linie ein Website-Baukasten und Dokumentenmanagementsystem ist. Dadurch weist SharePoint als Intranet einige Einschränkungen auf. Welche das genau sind und welche Alternativen es zu SharePoint gibt, erfährst Du in diesem Artikel.

1. Einschränkungen bei modernen Intranet-Funktionen

Im Standard fehlen SharePoint einige grundlegende moderne Intranet-Funktionen. Dazu zählen beispielsweise eine gute aktive Personalisierung (Nutzer können selbstständig Informationen abonnieren), ausgeprägte Suchfilter und umfassende Vernetzungsmöglichkeiten. Zudem herrscht auch in vielen Unternehmen zunehmend ein „mobile first“-Ansatz, der es den Mitarbeitern erlauben soll von jedem Ort und (Firmen-)Gerät aus arbeiten zu können. Bei der mobilen App von SharePoint ist der Funktionsumfang jedoch stark eingeschränkt.

2. Usability für Redakteure

Gute redaktionelle Inhalte sorgen für einen gesicherten und ebenso gehaltvollen Mehrwert des Intranets und stellen somit eine unverzichtbare Säule der Nutzerakzeptanz dar. Viele Mitarbeiter und Redakteure nehmen die Nutzung von SharePoint jedoch noch immer als komplex und umständlich wahr. Und das insbesondere, wenn es darum geht, Inhalte anzulegen – beispielsweise durch den missverständlichen Check-In und Check-Out. Häufig erhalten wir von Redakteuren die Rückmeldung, dass die Bearbeitung von Wikis oder Seiten schlichtweg zu kompliziert sei. So erhöht sich der Bedarf an regelmäßigen und anhaltenden Schulungen.

3. Kompatibilität zu anderen Microsoft-Produkten

Das Bestreben, eine möglichst homogene Systemlandschaft zu schaffen, ist oftmals Anlass für den Einsatz von SharePoint – schließlich setzen viele Unternehmen ohnehin auf Microsoft-Produkte. Überraschend ist dann, dass die Kompatibilität SharePoints mit anderen Microsoft 365 Applikationen zu wünschen übrig lässt. So ist etwa der Chat aus “Microsoft Teams“ nicht in SharePoint integriert und Aufgaben aus „ToDo“ können ebenfalls nicht eingebunden werden. Dementsprechend kann ein zentraler Einstiegspunkt durch SharePoint als Intranet nicht optimal realisiert werden.

4. Mäßige Geschwindigkeit

Ein Intranet soll nicht nur Überblick schaffen, sondern generell bei der schnelleren Informationsbeschaffung helfen – sei es durch eine wohldurchdachte Sitemap oder eine globale Suche. Diesem Gedanken steht entgegen, dass SharePoint vergleichsweise teils lange Ladezeiten hat – sowohl OnPrem als auch bei der Online-Variante. Eine weitere Schwierigkeit ist die langsame Indexierung in SharePoint. So kann es zwischen 30 Minuten und stellenweise bis zu 2 Stunden dauern, bis die gesuchten Informationen in der Suche angezeigt werden. Beim Vergleich mit anderen modernen Intranet-Lösungen oder externen Websites schneidet SharePoint deswegen in diesem Punkt mäßig ab. Aufgrund des langsamen Systems schwindet somit die Nutzerakzeptanz.

5. Anpassungsaufwand und Folgekosten

Ein paar der Schwächen SharePoints lassen sich ausmerzen – mit entsprechend hohem Zeit- und Programmieraufwand. Dieser übersteigt den der Out-of-the-Box-Lösungen weit. Insbesondere birgt jedes weitere Update von SharePoint das Risiko, dass erneut nachgebessert werden muss. Der Kosten- und Zeitaufwand ist also laufend.

Fazit

Unter bestimmten Bedingungen kann SharePoint im Standard als Intranet für Unternehmen durchaus interessant sein. Es bietet eingeschränkte Möglichkeiten der Vernetzung sowie Kollaboration und redaktionelle Inhalte, wenn auch mit teils kompliziert empfundener Usability. Ein Unternehmen mit jahrelang geschulten Redakteuren, keinen mobilen Mitarbeitern und wenig Bedarf an Wissensmanagement, kann SharePoint demnach weiterhin als Intranet in Betracht ziehen.

Bei der Einführung von SharePoint im Standard sollten die fehlenden Funktionen und eingeschränkte Usability als Intranet bedacht werden. Soll es durch Eigenentwicklung an die Ansprüche eines modernen Intranets angepasst werden, ist dies mit Kosten verbunden, die insbesondere für KMU herausfordernd sein können.

Alternativen gibt es: So lässt sich der Programmier- und Update-Aufwand durch SharePoint-AddOns verringern. Somit wird das Intranet dann benutzerfreundlicher, mobil besser nutzbar und erhält einen höheren Funktionsumfang. Social Intranets bieten all das sogar bereits im Standard – und sind nicht auf SharePoint angewiesen. So müssen weniger Drittanbieter-Apps integriert werden: Chats, Wikis, Aufgabenlisten und Gruppenräume sind bereits enthalten.

Wenn Du in Deinem Unter­nehmen ein modernes Intranet ein­führen und dabei auf Alter­nativen zu Share­Point setzen willst, unter­stützen wir Dich gerne. Nimm einfach Kontakt zu uns auf und erfahre im Erstgespräch welche sinnvollen Alternativen es für Euch gibt.