Vielleicht kennst Du das auch: Im neuesten Meeting zum Intranet Projekt fallen Begriffe wie Activity Stream, Go-Live oder Workspace. Auch wenn das Verwenden von Fachbegriffen für das Projektteam grundsätzlich sinnvoll ist, gibt es einen relevanten Nachteil: Wenn die Kollegen die Fachbegriffe nicht verstehen, führt das schnell zu Verwirrung. Vor allem bei Gesprächen, in denen technische Begriffe, Anglizismen und Abkürzungen verwendet werden, schalten viele schnell ab. Dadurch wird die Welt des Intranets viel komplizierter wahrgenommen, als sie in Wirklichkeit ist. Am Ende führt das fehlende Verständnis der Begriffe zu sinkender Identifikation der Mitarbeiter mit der neuen Plattform. Wie Du dies vermeidest und Deine Kollegen stattdessen für das Intranet begeisterst, erfährst Du in diesem Artikel.

Hole deine Kollegen ab

Wenn bereits viel Aufwand in die Aufnahme der Anforderungen, die Auswahl des richtigen Systems und die Migration sowie Erstellung der Inhalte geflossen ist, ist es besonders ärgerlich festzustellen, dass die Mitarbeiter sich aufgrund mangelnder Akzeptanz nicht wirklich wohl mit dem Intranet fühlen. Abhilfe kann ein Intranet ABC (oder auch: Intranet Glossar) schaffen. Dabei handelt es sich um eine simple, alphabetische Liste mit knappen Erklärungen der Fachbegriffe rund um das Intranet.

Fange früh an

Welche Fachbegriffe rund um das Intranet verwendet werden, ist abhängig vom Projekt(- vorgehen) und der Intranet Software. Ein Glossar muss daher für jedes Intranet Projekt individuell aufgesetzt werden. Dies ist aber bereits mit geringem Aufwand möglich. Dazu sollte bereits bei Projektstart ein Verantwortlicher benannt werden. Normalerweise handelt es sich hierbei um den Projektleiter, da er in alle Phasen des Projektes maßgeblich involviert ist. Er sollte dafür sorgen, dass bereits während des Projektes Begriffe gesammelt und beschrieben werden. Grundsätzlich ist es sinnvoll, alle Begriffe aufzunehmen, die außerhalb des Kontextes Intranet nicht bekannt sind. Für die Vervollständigung können per Brainstorming zusätzliche Begriffe gefunden werden, welche in der (täglichen) Nutzung des neuen Intranets auftauchen.

Halte es kurz

Ein Glossar soll im Gegensatz zu einem Unternehmens-Wiki keine tiefgreifende Informationsquelle sein. Vielmehr geht es darum, ein generelles Verständnis der Begrifflichkeiten zu erlangen. Daher sollten die Beschreibungen nicht länger als ein oder zwei Sätze sein. Eine Erklärung kann dann zum Beispiel wie folgt aussehen:

• Abonnieren: Eine Funktion, um regelmäßig Neuigkeiten eines Informationsobjekts (z. B. einer Abteilungsseite oder eines Dokuments) zu erhalten.
• Activity Stream (dt. Aktivitätenstrom): Ein Informationskanal, der Inhalte, wie Neuigkeiten, Benachrichtigungen aus Gruppen oder Aktivitäten von Personen, chronologisch darstellt, sofern diese Inhalte vorher abonniert wurden.

Involviere Deine Zielgruppe

Im nächsten Schritt wird die Zielgruppe des Glossars bestimmt und miteinbezogen. Im Idealfall handelt es sich bei der Zielgruppe um alle Nutzer des Intranets. Es empfiehlt sich aber, diese weiter zu unterscheiden, beispielsweise nach Abteilung oder Altersgruppe. Wenn dies geschehen ist, können einzelne Mitglieder dieser Zielgruppen gezielt um Feedback gebeten werden. Im Feedback stellt sich heraus, ob noch weitere Begriffe unbekannt sind, und ob die Erklärungen verstanden werden.

Bleib agil

Lege im letzten Schritt den Grundstein für die langfristige Weiterentwicklung des Glossars. Da sich Funktionen und Inhalte stetig wandeln, verändern sich auch die verwendeten Fachbegriffe. Das Intranet ABC sollte dementsprechend so gestaltet sein, dass es offen für Veränderungen bleibt. Hierfür kannst Du im Intranet Glossar selbst prominent die Aufforderung platzieren, bei Unklarheiten weitere fehlende Begriffe für das Glossar zu nominieren. Außerdem sollte es den Mitarbeitern zur kontinuierlichen Verbesserung des Intranet Glossars möglich sein, selbst Vorschläge zur Verbesserung der bestehenden Erklärungen zu machen.

Fazit: Ein Intranet-Glossar ist ein Muss für jedes Intranet

Oft werden Intranet Projekte durch eine Flut an Fachbegriffen erschwert. Dies muss aber nicht sein: Ein Intranet Glossar senkt bei geringem Erstellungsaufwand die Hürden zur Nutzung des Intranets und zur Beteiligung am Projekt. Dadurch, dass den Mitarbeitern ein grundlegendes Verständnis der Fachbegriffe vermittelt wird, wird die Akzeptanz von neuen Plattformen und ein effizientes Onboarding neuer Mitarbeiter gefördert. Damit Du den Aufwand für Dein Intranet ABC noch weiter reduzieren kannst, haben wir für Dich ein eBook mit kurzen und einfachen Erklärungen der wichtigsten Begriffe erstellt.