Die Frage nach den Intranet-Kosten gehört zu den häufigsten und gleichzeitig zu den am wenigsten präzise beantworteten. Wer recherchiert, findet Ange­bote von wenigen Zehntausend Euro bis hin zu Investitionen im deutlich sechsstelligen Bereich. Die Preisspanne ist also enorm! Das sorgt ver­ständ­licher­weise für Verunsicherung und nicht selten für falsche Erwartungen.

Deshalb vorweg unsere Einordnung: Die Kosten für die Einführung eines Intranets speisen sich nicht ausschließlich aus den Kosten für das Produkt “Intranet”. Viel mehr ist die Einführung als ein Organisationsprojekt zu be­trachten, dessen Kosten sich am jeweiligen individuellen Aufwand orien­tieren.

Wer über Kosten spricht, sollte deshalb nicht nur auf die reinen Zahlen schauen, sondern auch was dahinter steckt!

Warum viele Preisangaben in die Irre führen

Was wir grundsätzlich feststellen: Viele Preisvergleiche hinken, weil unter­schiedliche Dinge miteinander verglichen werden. Preisunterschiede ent­stehen zum Beispiel durch:

• Weniger Betreuung: Es werden etwa nur wenige fixe Termine von Be­ginn an eingeplant und das unabhängig davon, ob danach noch offene Themen bestehen. Es gibt anschließend keine weitere Betreuung.
• Geringerer inhaltlicher Leistungsumfang: Beratung, Konzeption oder Unterstützung bei der inhaltlichen Ausgestaltung fallen deutlich schlank­er aus.
• Ein insgesamt kleinerer Projektumfang: Bestimmte Leistungen, die für eine erfolgreiche Einführung wichtig sein können, sind gar nicht enthalten.

Intranet-Kosten realistisch einordnen

Aus unserer Projekterfahrung lassen sich grobe Investitionsrahmen erkennen, die stark mit Unternehmensgröße, Komplexität und Ambitionsniveau zu­sammen­hängen. Dabei sprechen wir immer von Gesamtinvestitionen für Konzeption, technische Umsetzung, Einführung und Verankerung im Unternehmen, nicht nur von reinen Lizenzkosten.

Kleinere Organisationen mit homogener Zielgruppe und überschaubarem Abstimmungsaufwand bewegen sich häufig im Bereich von rund 30.000€. Hier stehen pragmatische Lösungen im Vordergrund, bei denen Rollen, In­halte und Prozesse früh definiert werden, ohne unnötige Komplexität aufzubauen.

Im klassischen Mittelstand mit mehreren Standorten, heterogenen Zielgruppen und komplexeren Vorgängen in der internen Kommunikation, liegt der Aufwand bei etwa 70.000€. Der Mehraufwand entsteht hier weniger durch technische Gegebenheiten, sondern mehr durch die konzeptionelle Arbeit, die dahinter steckt. Das ist zum Beispiel eine Zielgruppenanalysen, die Erarbeitung von Navigationsstrukturen und Redaktionsmodelle, die Durch­führung von Schulungen und einer Pilotphase, sowie schlussendlich ein durchdachter Rollout.

Große Organisationen mit mehreren Tausend Mitarbeitenden investieren entsprechend mehr. Hier bewegen sich Projekte häufig im Bereich von 120.000€ oder mehr. Auch hier entstehen die Kosten wegen aufwändigeren Abstimmungen und zusätzlichen Themen, die bei großen Organisationen auftauchen, wie zum Beispiel Stakeholder-Management, Integrationen, Mehr­sprachigkeit, umfangreiche Governance-Strukturen und Change-Management.

Die Spannbreite von etwa 30.000 bis 120.000€ ist daher keine willkürliche Preisangabe, sondern der Ausdruck organisatorischer Realität. Je nach Ausgangslage bewegen sich die Kosten für die Intranet-Einführung also in diesem Rahmen.

Warum niedrige Preise existieren und wann sie passen

Einige Anbieter bieten Intranet-Projekte sehr günstig an und das kann auch unter bestimmten Vorraussetzungen sinnvoll sein. Gerechtfertigt ist das zum Beispiel für sehr kleine Unternehemen mit weniger als 50 Mitarbeitenden, ein reines technisches Aufsetzen des Produkts ohne jedwegigen strategischen Anspruch oder für reine Pilotprojekte. Sinnvoll kann das auch sein, wenn unternehmensinterne Ressourcen das notwendige Wissen und die Erfahrung für sämtliche Konzept- und Change-Arbeit mitbringen.

Problematisch wird es jedoch dann, wenn ein technisches Setup mit einer umfassenden Organisationsveränderung gleichgesetzt wird. Die ent­schei­dende Frage lautet daher nicht: “Was kostet das Tool?”, sondern viel mehr: “Was braucht das Unternehmen, damit die Einführung erfolgreich wird?”.

Der größte Kostenfaktor: Die fehlende Nutzung

Klar ist: Ein Intranet scheitert selten an der Technik. Es scheitert eher an fehl­ender Akzeptanz, unklaren Verantwortlichkeiten und mangelnder strate­gischer Einbettung. Die eigentliche wirtschaftliche Betrachtung beginnt deshalb nicht bei der reinen Investition, sondern beim Risiko: Was kostet es, wenn Informationen weiterhin versanden, Führungskräfte oder Abteilungs­leitungen Kommunikationsverantwortung nicht wahrnehmen oder operative Mitarbeitende keinen Zugang zu relevanten Inhalten haben?

Kurz&Knapp: Reality-Check für Angebote

Wenn Du ein Angebot siehst, das deutlich unter den genannten Orien­tierungs­räumen liegt, lohnt sich ein genauer Blick auf den Leistungs­umfang. Prüfe insbesondere, ob folgende Punkte enthalten sind:

• Informationsarchitektur mit z. B. Sitemap
• Governance-Regeln mit z. B. Redaktionsstrukturen
• Kommunikationsplan und -maßnahmen
• Schlüsselfertige Systemeinrichtung
• Inhaltserstellung und –migration
• Technisches Setup z. B. AD- / Entra-ID-Anbindung
• Projektplan inkl. kontinuierliches Projektmanagement
• Trainingsmaterialien wie z. B. Schnellstarthandbücher
• Anbindungen zu z. B. Microsoft 365

Fehlen diese Bausteine, handelt es sich meist um ein rein technisches Setup bzw. die reine Bereitstellung der Intranet-Plattform!

Fazit: Intranet-Kosten folgen dem Zielbild

Wir sehen: Eine Intranet-Einführung ist kein IT-Projekt mit Kommunikations­anteil, sondern ein Kommunikationsprojekt mit technischer Basis. Wenn Dein Unternehmen also ein klares Bild über Intranet-Kosten bekommen möchte, solltest Du Dir zuerst darüber im Klaren werden, welche Rolle die interne Kommunkation zukünftig spielen soll, welche Zielgruppen erreicht werden sollen und welchen Reifegrad Dein Unternehmen anstrebt. Erst aus diesen Antworten ergibt sich eine sinnvolle Investitionshöhe.

Du willst mehr über Intranet-Kosten erfahren und bist an einer realis­tischen Preiseinschätzung interessiert? Dann komm gerne auf uns zu!