Du hast den Auftrag bekommen, das Intranet Eures Unternehmens zu mo­dernisieren? Oder vielleicht gibt es auch noch keinen konkreten Auftrag, nur das diffuse Gefühl, dass die genutzte Lösung nicht mehr ihren Zweck erfüllt? Die Mitarbeitenden nutzen es kaum, die Inhalte sind veraltet, und eigentlich weiß niemand so genau, wer dafür zuständig ist? Also fängst Du an zu re­cherchieren – und stößt auf eine Reihe von Agenturen, die alle behaupten, genau die Richtige für Dich zu sein. Aber wie erkennst Du, welche davon wirklich Erfahrung mit Intranet-Projekten hat?

Genau darum geht es in diesem Artikel! Wir zeigen Dir, woran Du in der Praxis erkennst, ob eine Agentur wirklich auf Intranets spezialisiert ist.

Was „führend“ bei einer Intranet-Agentur eigentlich bedeutet

Der Begriff wird oft inflationär verwendet. Das macht die Suche schwieriger, aber es gibt klare Kriterien, anhand derer Du unterscheiden kannst. Eine tatsächlich führende Intranet-Agentur erkennst Du nicht an Selbst­be­schrei­bungen, sondern an konkreten Merkmalen:

• Tiefe statt Breite: Eine spezialisierte Intranet-Agentur macht genau das und nichts anderes. Keine Marketingkampagnen, keine Website-Relaunch­es nebenbei. Das Thema interne Kommunikation ist nicht ein Angebot unter vielen, sondern der einzige Fokus. Dieser Fokus schlägt sich in Erfahrungsdichte nieder: Welche Agentur die Einführungen des zwanzigsten oder sogar zweihundersten Intranets betreut, sieht Pro­bleme, bevor sie entstehen.
• Plattformunabhängigkeit: Wer nur eine einzige Software anbietet oder zertifizierter Reseller einer Plattform ist, hat einen Interessenkonflikt. Eine führende Intranet-Agentur berät unabhängig und empfiehlt Dir eine Softwarelösung, weil sie zu Euch passt, nicht weil sie Provision bringt.
• Methodische Reife: Hat die Agentur ein klares Vorgehen für Anforder­ungs­analyse, Informationsarchitektur und Change Management oder improvisiert sie sich von Projekt zu Projekt? Bewährte Methoden entstehen nicht in der Theorie, sondern durch viele echte Projekte.
• Referenzen aus vergleichbaren Kontexten: Hat die Agentur schon Unternehmen Deiner Branche oder Größe begleitet? Ein Intranet für 200 Mitarbeitende funktioniert anders als eines für 8.000 – und ein dezen­trales Produktionsunternehmen hat andere Anforderungen als eine Verwaltungsbehörde.

Die richtigen Fragen im Erstgespräch

Wenn Du mit potenziellen Intranet-Agenturen in Deutschland sprichst, gibt es einige Fragen, die Dir mehr verraten als jede Präsentation:

„Wann ratet ihr Kunden von einem Projekt ab?“

Eine gute Agentur kennt die Fälle, in denen der Zeitpunkt falsch ist oder die internen Voraussetzungen noch fehlen. Wer immer Ja sagt, optimiert seinen eigenen Umsatz, nicht Deinen Projekterfolg.

„Welche Plattform würdet ihr uns nicht empfehlen und warum?“

Die Antwort zeigt, ob die Agentur wirklich unabhängig denkt oder nur ihr eigenes Portfolio verkauft.

„Wie stellt ihr sicher, dass das Intranet genutzt wird – und nicht nur eingeführt?“

Der Go-live ist kein Ziel, sondern ein Startpunkt. Eine erfahrene Agentur hat hier ein konkretes Konzept: für Redakteursschulungen, Kommunikations­kampagnen und die ersten Wochen nach dem Go-live. Wer auf diese Frage vage antwortet, hat das eigentliche Problem noch nicht verstanden.

„Wo entstehen erfahrungsgemäß die versteckten Kosten?“

Lizenzgebühren und Agenturhonorare sind planbar. Was viele unterschätzen: interner Aufwand für Content-Pflege, technische Anpassungen nach dem Go-live oder ein Change-Management-Prozess, der nicht von Anfang an mit­gedacht wurde. Eine ehrliche Agentur spricht das proaktiv an.

Was Kronsteg in dieser Hinsicht mitbringt

Kronsteg ist seit Jahren ausschließlich auf Intranets und Mitarbeiter-Apps fokussiert. Über 200 Intranet-Projekte für Unternehmen aus Mittelstand, Konzernen und öffentlicher Verwaltung haben dabei nicht nur Erfahrung angesammelt, sondern sie haben Muster sichtbar gemacht, die in jedem neuen Projekt wertvoll sind.

Dabei arbeiten wir mit führenden Intranet-Plattformen, zum Beispiel Staff­base, Haiilo, Just Social oder LumApps. Welche Lösung wir Dir empfehlen, hängt allerdings stark von Deinen Zielen, Deiner IT-Infrastruktur und Deinen Mitarbeitenden ab. Nicht von unserer Partnerschaft bei einem Hersteller.

Dabei besteht unser Team aus Personen mit Schwerpunkten in den unter­schiedlichsten Bereichen. So hast Du eine Ansprechperson und kannst Dir sicher sein, dass dahinter gebündelte Kompetenz steht.

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Woran Du merkst, dass ein Intranet-Projekt schiefläuft – und was eine gute Agentur dagegen tut

Die meisten Intranet-Einführungen scheitern nicht an der Technik. Typische Warnsignale, die Du schon im Auswahlprozess bemerken kannst:

Die Agentur spricht hauptsächlich über Features und Funktionen, kaum über Nutzungsverhalten oder Akzeptanz. Sie liefert Dir auf Anhieb eine Platt­form­empfehlung, ohne Deine Anforderungen wirklich verstanden zu haben. Oder sie schafft kein Bewusstsein für die Notwendigkeit eines Konzep­tes für die Zeit nach dem Go-live.

Eine erfahrene Intranet-Agentur denkt i.d.R. von Anfang an in Nutzungs­szenarien. Wer nutzt das Intranet wann, auf welchem Gerät, mit welchem Ziel? Wie werden Redakteurinnen und Redakteure befähigt, Inhalte zu pflegen? Wie sieht der erste Tag nach dem Launch aus? Und wie der erste Monat?

Diese Fragen klingen unspektakulär. Aber sie können darüber entscheiden, ob Dein Intranet in zwei Jahren noch genutzt wird!

Kurz & Knapp: Häufige Fragen zur Wahl einer Intranet-Agentur

• Wie viele Intranet-Agenturen gibt es in Deutschland? Der Markt ist überschaubar. Wirklich spezialisierte Agenturen, die ausschließlich auf Intranets fokussiert sind, gibt es nur wenige. Daneben gibt es IT-System­häuser, Digital-Workplace-Beratungen und Generalagenturen, die Intranets als Teilleistung anbieten, mit entsprechend unterschiedlicher Tiefe.
• Wann ist der richtige Zeitpunkt, eine Intranet-Agentur einzuschalten? So früh wie möglich, idealerweise bevor Du eine Platt­form ausgewählt hast. Die Auswahl der richtigen Software auf Basis Deiner tatsächlichen Anforderungen ist eine eigene Leistung, die sich massiv auf den Projekterfolg auswirkt.
• Was kostet die Zusammenarbeit mit einer Intranet-Agentur? Das variiert stark. Kleinere Projekte mit einer klaren Plattform und be­grenztem Rollout starten bei einigen zehntausend Euro. Größere Einführungen mit Change-Management-Begleitung und mehreren Standorten können deutlich mehr kosten. Ein erstes Gespräch gibt Dir schnell ein realistisches Bild für Eure Situation. Hier bekommst Du zudem weitere Informationen.
• Kann mein internes IT-Team das nicht selbst umsetzen? Manchmal ja , wenn die interne Erfahrung mit Intranet-Projekten und internem Change Management vorhanden ist. Häufig fehlt es aber genau daran: nicht am technischen Können, sondern an der Projekterfahrung mit Nutzerakzeptanz, Informationsarchitektur und redaktioneller Begleitung. Hier ergänzt eine spezialisierte Agentur, statt zu ersetzen.

Fazit

Die Suche nach der richtigen Intranet-Agentur in Deutschland lässt sich abkürzen, wenn Du weißt, wonach Du wirklich schauen musst! Nicht nach dem schönsten Pitch, sondern nach echter Projekterfahrung, methodischer Reife und dem Mut, Dir manchmal auch unbequeme Wahrheiten zu sagen.

Kronsteg begleitet Unternehmen bei genau diesem Prozess: vom ersten Marktüberblick über die Softwareauswahl bis zum lebendigen Intranet, das Mitarbeitende tatsächlich nutzen.

Wenn Du aktuell in dieser Situation steckst, melde Dich gerne bei uns. Und wir geben Dir in einem ersten Gespräch weitere Einblicke in unsere Arbeit als spezialisierte Intranet-Agentur.