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So macht’s: Fitness First
21
Sep 2018

So macht’s: Fitness First

Wir begrüßen Katrin Schultz von Fitness First – einem der führenden Fitness- und Gesundheitsdienstleistern in Deutschland. 

Katrin, stell Dich unseren Lesern bitte kurz vor.

Katrin: Mein Name ist Katrin Schultz und ich arbeite als Internal Communication Specialist bei Fitness First Germany GmbH. In meiner Position verantworte ich die Kommunikation aller unternehmensinternen Neuigkeiten und Themen und betreue unser Social Intranet redaktionell sowie konzeptionell.

Zurzeit arbeite ich an der strategischen Weiterentwicklung der Kommunikation und der Optimierung des Social Intranets. Ziel ist es, Kommunikationsprozesse zu verschlanken und Wissen zielgruppenspezifischer aufzubereiten. Darüber hinaus begleite ich strategisch relevante Veränderungsprozesse im Unternehmen, unterstütze im Bereich abteilungsübergreifende Zusammenarbeit und stelle Transparenz in der internen Kommunikation sicher.

Es ist mir eine Herzensangelegenheit, dass sich alle Mitarbeiter bei Fitness First gut informiert fühlen.

Wie sieht bei Dir ein typischer Arbeits­­alltag aus?

Katrin: Als erstes checke ich morgens unser Social Intranet und freue mich über tolle Aktionen, Bilder und Videos aus unseren Clubs. Das zaubert mir gleich morgens ein breites Lächeln ins Gesicht! Danach screene ich alle Beiträge nach offenen Fragen und Feedback und stelle sicher, dass unser interner Standard zur Beantwortung von Fragen eingehalten wird. Im Anschluss prüfe ich ganz klassisch meine Mails. Nach meiner täglichen Morgenroutine widme ich mich dann kleineren und größeren Projekten und bearbeite zwischendrin immer wieder kurzfristige Themen. Nach der Arbeit geht es dann rüber in den Club trainieren.

Welche Software­­lösung setzt Ihr für die Kommunikation und Zusammenarbeit im Unter­nehmen ein?

Katrin: Seit 2015 nutzen wir die Softwarelösung Bitrix24 für unsere Kommunikation, Kollaboration und das Dokumentenmanagement. Um den Informationsfluss zwischen Service Center und Clubs sicherzustellen, erstelle ich monatlich einen Newsletter mit allen wichtigen Projekten und Themen, welcher über das Social Intranet geteilt wird. Darüber hinaus nutzen wir Outlook, vor allem um mit externen Ansprechpartnern zu kommunizieren und Termine zu koordinieren.

Habt Ihr Bitrix24 einen Namen gegeben? Wenn ja, wie seid Ihr auf den Namen gekommen und wofür steht dieser?

Katrin: Unser Social Intranet hat den Namen First to know oder auch abgekürzt F2K. Der Name trägt die Verbindung zu unserer Marke Fitness First und steht für:

„Das Erste, was wir morgens tun, damit wir wissen, was im Unternehmen passiert“

Was gefällt Euch besonders gut an Bitrix24? Welche zwei Funktionen sind Euch am wichtigsten und warum?

Katrin: Wir nutzen vor allem die Social Intranet Tools wie den Activity Stream, die Kommentarfunktion und den „Gefällt mir“-Button sowie das HR-Tool mit dem Mitarbeiterverzeichnis, den Geburtstagen und der Abwesenheitsliste. Mit diesen Tools werden die Zusammenarbeit, vor allem die standortübergreifende Zusammenarbeit, gefördert und Mitarbeiter aus verschiedenen Regionen und Clubs miteinander vernetzt. So können sich z. B. Trainer deutschlandweit über ihr spezifisches Themengebiet miteinander austauschen.

Hat jeder Mitarbeiter einen eigenen Account? Und wie erhalten Mitarbeiter ohne eigenen Desktop-PC Zugriff auf die Plattform?

Katrin: Ja, bei uns hat jeder Mitarbeiter seinen eigenen Account. Im Service Center greifen die Mitarbeiter über ihren eigenen Desktop-PC auf das Social Intranet zu und im Club ist das Social Intranet über alle Rechner erreichbar.

Wie seid Ihr redaktionell organisiert?

Katrin: Es gibt wöchentliche Planungsmeetings mit allen Kommunikationsverantwortlichen. Daraus nehme ich relevante Themen für die interne Kommunikation mit. Zudem bin ich in enger Abstimmung mit den Regionalverantwortlichen und Fachabteilungsleitern, von denen ich die Themen für den monatlichen Newsletter erhalte. Neben den businessrelevanten Themen kann jeder Mitarbeiter zu jeder Zeit zu Themen wie Best Practices, Learnings und unserem Motto „Fehler feiern“ selbstständig einen Beitrag erstellen und diesen mit allen Mitarbeitern teilen. Spezifische Themen und Fragen werden in den jeweiligen Arbeitsgruppen der Fachbereiche, Clubs und Regionen bearbeitet. Diese Gruppen sind eigenständig organisiert – ich habe jedoch bei offenen Fragen immer ein Auge darauf und unterstütze bei Bedarf.

Was war die größte Herausforderung bei der bisherigen Nutzung von Bitrix24? Was würdet Ihr im Nachhinein eventuell anders machen?

Katrin: Wir haben uns bei der Einführung des Social Intranets für zahlreiche technische sowie optische Individualisierungen und Anpassungen entschieden, um das Social Intranet an unsere spezifischen Bedürfnisse anzupassen und optisch an unsere Marke anzulehnen. Ein hoher Grad der Individualisierung kann im Nachgang jedoch weitere Arbeiten an der Plattform wie z. B. das Einspielen von Updates erschweren. Daher sollte das Kosten-Nutzen-Verhältnis optimal ausgewogen sein. Für unser nächstes Update haben wir uns für weniger Individualisierung und mehr Standard entschieden.

Welchen Unternehmen kannst Du Bitrix24 empfehlen? 

Katrin: Bitrix24 ist eine umfassende Software, die zahlreiche Funktionen bietet. Daher eignet sich diese Softwarelösung meiner Meinung nach insbesondere für Unternehmen, die eine große Bandbreite an Aufgaben abdecken und in einer Software vereinen wollen. Darüber hinaus fördern die Social Intranet Tools das Arbeiten mit flachen Hierarchien und einer offenen Kommunikationskultur.

Vielen Dank für das Interview!