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Learnings aus unseren letzten Microsoft Teams- & Intranet-Projekten
01
Sep 2021

Learnings aus unseren letzten Microsoft Teams- & Intranet-Projekten

WĂ€hrend der Umsetzung unserer letzten Projekte, haben wir aus diesen Erfahrungen einige aktuelle Erkennt­nisse abgeleitet, die wir Euch nicht vorenthalten möchten. Nach Abschluss jedes Projektes ergreifen wir die Chance, um das Projekt zu reflek­tieren: Was hat maßgeblich zum Erreichen eines erfolgreichen Projektes beigetragen? Welche Erkenntnis war am lehr­reichsten? Was wollen wir mit in unser nĂ€chstes Projekt nehmen? Die Antworten auf diese Fragen haben wir festgehalten, damit auch Du von diesen Learnings aus unseren letzten Microsoft Teams- und Intranet-Projekten profitieren kannst.

1. Intensive Nutzerzentrierung bei BIBB

Auch das beste System bringt keinen Nutzen, wenn die Mitarbeitenden nach dem Go Live keine Muße haben, die Lösung aktiv in den Arbeits­alltag einzu­binden.

Das Bundesinstitut fĂŒr Berufsbildung (BIBB) hat es deswegen schlau ge­macht: Die System­­evaluation lief besonders vorbildlich ab, Nutzende wurden schon zu Beginn intensiv eingebunden. Die aktive Mit­gestaltung fand dabei sowohl bei der Anforder­ungsaufnahme als auch beim Auswahl­­prozess des Systems statt. Alle Mitarbeitenden wurden dabei zu jeder Zeit vom Projekt­­team und Kronsteg unterstĂŒtzt: Mithilfe von Frage­bögen, welche gleich­zeitig Rahmen­bedingungen schafften, konnten alle Mitarbeitenden frei und offen ihre WĂŒnsche zum Ausdruck bringen. In Work­shops wurden die Vorstel­lungen prĂ€ziser ausgearbeitet.

Das Bundesinstitut fĂŒr Berufsbildung hat so eine besonders hohe Zu­frieden­heit bei ihren Mitarbeitenden bereits wĂ€hrend der Analyse­phase erreicht: Der erfolgreichen EinfĂŒhrung eines akzeptierten Systems steht nun nichts mehr im Weg. Insgesamt ist der nutzer­zentrierte Ansatz eine ideale Möglichkeit, um den Mitarbeitenden eine echte Erleichterung im Arbeits­alltag zu ermöglichen. Das hat BIBB mit ihrem Ansatz vorbildlich umgesetzt!

2. InterdisziplinĂ€re Zusammen­arbeit bei PARSA

Hinter jedem erfolgreichen Intranet-Projekt steht ein starkes Team, dass fĂŒr einen glatten Projekt­ablauf sorgt.

PARSA glĂ€nzt mit ihrem inter­disziplinĂ€ren Team: Bei der Zusam­men­stellung der Projekt­­gruppe, wurde der Fokus auf eine bereichs­ĂŒber­greifende Auswahl gesetzt. Nun kommen Mitglieder aus den Abteilungen IT, HR, Datenschutz und Unternehmens­kommunikation zusammen. Anforderungen und Expertise jeder Abteilung werden so direkt von Beginn an in jede der einzelnen Projekt­Â­phasen integriert. Obwohl hier sehr unterschied­liche Bereiche zusammen­Â­kommen, ist das Ziel dennoch ein gemeinsames: Ein mitreißendes Intranet etablieren!

Durch die verschiedenen Abteilungen, die hier im Projekt­kontext vereint und gleichmĂ€ĂŸig intensiv involviert sind, ist ein besonders reibungs­loser Projekt­Â­ablauf garantiert. Denn wĂ€hrend den verschiedenen Projekt­phasen sind immer wieder unterschiedliche Ansprech­partner gefragt. Bei PARSA kein Problem, denn hier sitzen alle gemeinsam an einem (digitalen) Tisch!

3. Professionelle Trainings­konzepte bei der VR Bank Bad Hersfeld

Neben der technischen Grund­lage, ist auch die menschliche Seite nicht zu vernach­lĂ€ssigen: Denn alle Mitarbei­ten­den benötigen verschiedene FĂ€hig­Â­keiten und Kompetenzen, um das Intranet gewinn­bringend zu nutzen. Das Gute daran: All diese Qualifikation lassen sich mit dem richtigen Konzept gut vermitteln.

So hat der VR Bankverein Bad Hersfeld gemeinsam mit Kronsteg ein um­fas­sendes Trainings­konzept erarbeitet, abgestimmt auf Nutzer, Zentral- und Fach­redakteure sowie Administratoren. Dieses Konzept beinhaltet u.a. Online- und PrĂ€senz­schulungen, Screen­casts und FAQs. Spezielle Trainings­Â­handbĂŒcher, die verschiedenen Nutzer­gruppen die Möglichkeit zum Nach­Â­lesen bieten, haben ebenfalls einen Großteil des reibungs­losen Ab­laufes ausgemacht. So konnten z. B. Fach­redakteure alle Infos zur Be­dienung der einzelnen Tools und zu generellen Formu­lierungs­richtlinien ausfĂŒhrlich nachschlagen.

Auch Neulingen auf dem Gebiet gelang es, dank des breit gefĂ€cherten Informations­angebotes, schnell ansprechende Texte zu verfassen: Das neue Intranet ist nun ein lebendiger und akzeptierter Ort, der Sicherheit ausstrahlt.

4. Governance fĂŒr Microsoft Teams bei familie redlich

Auch bei dem Rollout von Microsoft Teams ist die Vorarbeit entscheidend. Gerade bei grĂ¶ĂŸeren Unter­nehmen wird MS Teams sonst schnell unÂ­ĂŒber­­sichtlich, da Mitarbeitende oftmals einen fĂŒr sie völlig neuen Raum betreten.

Eine Governance kann dazu dienen, den Über­blick zu behalten. Nutzende können sich bei der Erstellung neuer Team-, Projekt- oder Abteilungs­rĂ€ume an dafĂŒr vorgesehen Templates orientieren. Ein festgelegter Geneh­migungs­prozess garantiert dabei, dass Dopplungen oder schlicht­weg un­brauch­bare TeamsrĂ€ume gar nicht erst online fĂŒr alle sichtbar werden. Das Struktur- und Benennungs­konzept sorgt dabei zusĂ€tzlich fĂŒr Ordnung. Abgerundet wird die Governance durch Archi­vierungs- und Lösch­konzepte, die sicherstellen, dass inaktive Teams­rĂ€ume nicht im Weg sind.

Struktur hilft hier allen: Bei familie Redlich ist MS Teams ein aufge­rĂ€umter Ort, an dem auch Mitarbei­tende ohne digitale AffinitĂ€t den Überblick behalten. Die Leit­linien und Community­standards garantieren ein besseres Handling fĂŒr die Mitarbeit­enden und Administratoren und verschlankten gleichzeitig noch alle Prozesse rund um Teams.

5. Schlichte Eleganz bei Raue

Manchmal ĂŒberzeugen einige aus­gewĂ€hlte Kern­bereiche mehr, anstatt die volle Band­breite aller Funktionen.

Ein Intranet bietet unzĂ€hlige Möglich­keiten und diese werden auch immer wieder gut und gerne genutzt. Allerdings kann ein Intranet auch mit einem schlichten Funktions­umfang ĂŒberzeugen, wenn dies gewĂŒnscht ist. Da die Wirtschafts­kanzlei Raue auch Microsoft Teams im Unter­nehmen eingefĂŒhrt hat, wurden vor allem dadurch die Bereiche Kommunikation und Kolla­boration gut abgebildet. Das neue Intranet sollte deswegen die Anwen­dungs­­schwer­punkte abbilden, die in Teams fehlten. Somit wurde mit dem neuen System der Fokus auf die Anwendungs­bereiche Redaktionelle Inhalte, Wissens­management und Vernetzung gelegt.

Raue schafft so ein Intranet-System, dass sich in Microsoft 365 optimal einfĂŒgt und den digitalen Arbeits­platz abrundet.

Fazit

NatĂŒrlich ist die Vorgehens­weise bei der EinfĂŒhrung eines neuen Intranets oder beim Rollout von Microsoft Teams immer individuell: Deswegen unter­stĂŒtzen wir Euch immer abhĂ€ngig von Euren jeweiligen Anforderungen. Dein Unternehmen möchte bei der EinfĂŒhr­ung eines neuen Intranets einen modernen Projekt­ablauf umsetzen? Die Nutzer in den Fokus rĂŒcken oder mit einem inter­disziplinĂ€ren Team bereits von Beginn an alle Anforder­ungen mit einbe­ziehen? Beim Rollout von Teams nicht den Überblick verlieren? Dann beraten wir Dich gerne und schaffen gemeinsam mit Deinem Unternehmen ein System, dass auch wirklich zu Euch passt – vereinbare jetzt ein persönliches ErstgesprĂ€ch mit einem unserer Intranet-Experten.

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