Während der Umsetzung unserer letzten Projekte, haben wir aus diesen Erfahrungen einige aktuelle Erkennt­nisse abgeleitet, die wir Euch nicht vorenthalten möchten. Nach Abschluss jedes Projektes ergreifen wir die Chance, um das Projekt zu reflek­tieren: Was hat maßgeblich zum Erreichen eines erfolgreichen Projektes beigetragen? Welche Erkenntnis war am lehr­reichsten? Was wollen wir mit in unser nächstes Projekt nehmen? Die Antworten auf diese Fragen haben wir festgehalten, damit auch Du von diesen Learnings aus unseren letzten Microsoft Teams- und Intranet-Projekten profitieren kannst.

1. Intensive Nutzerzentrierung bei BIBB

Auch das beste System bringt keinen Nutzen, wenn die Mitarbeitenden nach dem Go Live keine Muße haben, die Lösung aktiv in den Arbeits­alltag einzu­binden.

Das Bundesinstitut für Berufsbildung (BIBB) hat es deswegen schlau ge­macht: Die System­­evaluation lief besonders vorbildlich ab, Nutzende wurden schon zu Beginn intensiv eingebunden. Die aktive Mit­gestaltung fand dabei sowohl bei der Anforder­ungsaufnahme als auch beim Auswahl­­prozess des Systems statt. Alle Mitarbeitenden wurden dabei zu jeder Zeit vom Projekt­­team und Kronsteg unterstützt: Mithilfe von Frage­bögen, welche gleich­zeitig Rahmen­bedingungen schafften, konnten alle Mitarbeitenden frei und offen ihre Wünsche zum Ausdruck bringen. In Work­shops wurden die Vorstel­lungen präziser ausgearbeitet.

Das Bundesinstitut für Berufsbildung hat so eine besonders hohe Zu­frieden­heit bei ihren Mitarbeitenden bereits während der Analyse­phase erreicht: Der erfolgreichen Einführung eines akzeptierten Systems steht nun nichts mehr im Weg. Insgesamt ist der nutzer­zentrierte Ansatz eine ideale Möglichkeit, um den Mitarbeitenden eine echte Erleichterung im Arbeits­alltag zu ermöglichen. Das hat BIBB mit ihrem Ansatz vorbildlich umgesetzt!

2. Interdisziplinäre Zusammen­arbeit bei PARSA

Hinter jedem erfolgreichen Intranet-Projekt steht ein starkes Team, dass für einen glatten Projekt­ablauf sorgt.

PARSA glänzt mit ihrem inter­disziplinären Team: Bei der Zusam­men­stellung der Projekt­­gruppe, wurde der Fokus auf eine bereichs­über­greifende Auswahl gesetzt. Nun kommen Mitglieder aus den Abteilungen IT, HR, Datenschutz und Unternehmens­kommunikation zusammen. Anforderungen und Expertise jeder Abteilung werden so direkt von Beginn an in jede der einzelnen Projekt­­phasen integriert. Obwohl hier sehr unterschied­liche Bereiche zusammen­­kommen, ist das Ziel dennoch ein gemeinsames: Ein mitreißendes Intranet etablieren!

Durch die verschiedenen Abteilungen, die hier im Projekt­kontext vereint und gleichmäßig intensiv involviert sind, ist ein besonders reibungs­loser Projekt­­ablauf garantiert. Denn während den verschiedenen Projekt­phasen sind immer wieder unterschiedliche Ansprech­partner gefragt. Bei PARSA kein Problem, denn hier sitzen alle gemeinsam an einem (digitalen) Tisch!

3. Professionelle Trainings­konzepte bei der VR Bank Bad Hersfeld

Neben der technischen Grund­lage, ist auch die menschliche Seite nicht zu vernach­lässigen: Denn alle Mitarbei­ten­den benötigen verschiedene Fähig­­keiten und Kompetenzen, um das Intranet gewinn­bringend zu nutzen. Das Gute daran: All diese Qualifikation lassen sich mit dem richtigen Konzept gut vermitteln.

So hat der VR Bankverein Bad Hersfeld gemeinsam mit Kronsteg ein um­fas­sendes Trainings­konzept erarbeitet, abgestimmt auf Nutzer, Zentral- und Fach­redakteure sowie Administratoren. Dieses Konzept beinhaltet u.a. Online- und Präsenz­schulungen, Screen­casts und FAQs. Spezielle Trainings­­handbücher, die verschiedenen Nutzer­gruppen die Möglichkeit zum Nach­­lesen bieten, haben ebenfalls einen Großteil des reibungs­losen Ab­laufes ausgemacht. So konnten z. B. Fach­redakteure alle Infos zur Be­dienung der einzelnen Tools und zu generellen Formu­lierungs­richtlinien ausführlich nachschlagen.

Auch Neulingen auf dem Gebiet gelang es, dank des breit gefächerten Informations­angebotes, schnell ansprechende Texte zu verfassen: Das neue Intranet ist nun ein lebendiger und akzeptierter Ort, der Sicherheit ausstrahlt.

4. Governance für Microsoft Teams bei familie redlich

Auch bei dem Rollout von Microsoft Teams ist die Vorarbeit entscheidend. Gerade bei größeren Unter­nehmen wird MS Teams sonst schnell un­über­­sichtlich, da Mitarbeitende oftmals einen für sie völlig neuen Raum betreten.

Eine Governance kann dazu dienen, den Über­blick zu behalten. Nutzende können sich bei der Erstellung neuer Team-, Projekt- oder Abteilungs­räume an dafür vorgesehen Templates orientieren. Ein festgelegter Geneh­migungs­prozess garantiert dabei, dass Dopplungen oder schlicht­weg un­brauch­bare Teamsräume gar nicht erst online für alle sichtbar werden. Das Struktur- und Benennungs­konzept sorgt dabei zusätzlich für Ordnung. Abgerundet wird die Governance durch Archi­vierungs- und Lösch­konzepte, die sicherstellen, dass inaktive Teams­räume nicht im Weg sind.

Struktur hilft hier allen: Bei familie Redlich ist MS Teams ein aufge­räumter Ort, an dem auch Mitarbei­tende ohne digitale Affinität den Überblick behalten. Die Leit­linien und Community­standards garantieren ein besseres Handling für die Mitarbeit­enden und Administratoren und verschlankten gleichzeitig noch alle Prozesse rund um Teams.

5. Schlichte Eleganz bei Raue

Manchmal überzeugen einige aus­gewählte Kern­bereiche mehr, anstatt die volle Band­breite aller Funktionen.

Ein Intranet bietet unzählige Möglich­keiten und diese werden auch immer wieder gut und gerne genutzt. Allerdings kann ein Intranet auch mit einem schlichten Funktions­umfang überzeugen, wenn dies gewünscht ist. Da die Wirtschafts­kanzlei Raue auch Microsoft Teams im Unter­nehmen eingeführt hat, wurden vor allem dadurch die Bereiche Kommunikation und Kolla­boration gut abgebildet. Das neue Intranet sollte deswegen die Anwen­dungs­­schwer­punkte abbilden, die in Teams fehlten. Somit wurde mit dem neuen System der Fokus auf die Anwendungs­bereiche Redaktionelle Inhalte, Wissens­management und Vernetzung gelegt.

Raue schafft so ein Intranet-System, dass sich in Microsoft 365 optimal einfügt und den digitalen Arbeits­platz abrundet.

Fazit

Natürlich ist die Vorgehens­weise bei der Einführung eines neuen Intranets oder beim Rollout von Microsoft Teams immer individuell: Deswegen unter­stützen wir Euch immer abhängig von Euren jeweiligen Anforderungen. Dein Unternehmen möchte bei der Einführ­ung eines neuen Intranets einen modernen Projekt­ablauf umsetzen? Die Nutzer in den Fokus rücken oder mit einem inter­disziplinären Team bereits von Beginn an alle Anforder­ungen mit einbe­ziehen? Beim Rollout von Teams nicht den Überblick verlieren? Dann beraten wir Dich gerne und schaffen gemeinsam mit Deinem Unternehmen ein System, dass auch wirklich zu Euch passt – vereinbare jetzt ein persönliches Erstgespräch mit einem unserer Intranet-Experten.