Wir begrüßen Isabell Packeisen von der Stadtsparkasse Düsseldorf. 

Isabell, stell Dich unseren Lesern bitte kurz vor.

Isabell: Hallo zusammen! Bei der Stadtsparkasse Düsseldorf bin ich in der internen Kommunikation tätig. Dort bin ich zuständig für unser Mitarbeitermagazin (Banderole), unser Intranet (Oskar) sowie für diverse weitere Kommunikationsthemen. Die zweimonatig erscheinende Banderole macht zeitlich den Hauptanteil aus. Hier führe ich Interviews, schreibe Berichte, fotografiere und begleite Veranstaltungen. Ein kunterbunter, sehr abwechslungsreicher Job.

Einen Tag über Deine Schulter geblickt, was würden wir erleben?

Isabell: Mein Arbeitsalltag beginnt genau genommen zu Hause. Der Blick auf’s Handy verrät, ob ich den schweren Kamerarucksack aufschultere und das Auto nehme oder mich mit leichtem Gepäck in die S8 Richtung Düsseldorf setze. Am Schreibtisch angekommen, checke ich E-Mails, Rückrufliste und zuletzt das Intranet. Dann beginnt der kreative Teil.

Stehen wir am Anfang eines neuen Banderole-Zyklus, so finden viele Interviews und Gespräche statt. Als Orientierung dient hier unser Redaktionsplan, den wir täglich im Ampelsystem neu einfärben. Liegen die ersten Gespräche hinter mir, steht die Schreibwerkstatt an: Beiträge verfassen, abstimmen und finalisieren. Wir legen viel Wert auf eine gute Kommunikation und einen starken Austausch. So finden wöchentlich Jour Fixe und Redaktionsrunden sowie regelmäßig Treffen mit der Kundenkommunikation und unserer Azubi-Redaktion statt. Bis zur Feinabstimmung des Magazins mit dem Vorstand und der Agentur verfliegen die Tage nahezu, sodass die Banderole – gefühlt soeben erst begonnen – schon wieder an alle Mitarbeitenden und Pensionären verteilt wird.

Neben den abwechslungsreichen Tätigkeiten für die Banderole, fallen gerne auch mal ein paar Tage nur „Büroarbeit“ an. Da bringe ich z.B. unser Intranet auf „Vordermann“ und stelle neue Informationen ein (Blutspende, Fortuna-Autogrammstunde, Artikel anderer Sparkassen etc.) oder begleite ein Kommunikationsthema. Aktuell nehmen wir an einem sparkassenweiten Projekt teil, dass sich um die Auswirkungen der Digitalisierung auf Arbeitswelt und Mitarbeiter dreht. Hier fällt einiges an Arbeit an; aktuell bereite ich die hausweite Mitarbeiterbefragung vor. Wir sind ganz gespannt, wie unsere Kolleginnen und Kollegen die Digitalisierung einschätzen.

Wirklich spannend! Und welche Tools stehen bei Euch bezüglich der der Kommunikation und Zusammen­arbeit im Fokus?

Isabell:

Unser Hauptinstrument der Kommunikation ist das Intranet, genannt: „Oskar“. Hier finden unsere Mitarbeitenden von A wie Anweisungswesen bis Z wie Zuständigkeiten alles rund um unsere Stadtsparkasse.

Häufig angeklickt werden Mitteilungen zu Neuerungen im Betriebsablauf, Anweisungen und Fachinformationen sowie unserem Veränderungs-Blog, Pressespiegel, Interne Themen, Abläufe und Regelungen, Organigramm und die Service-Seiten. Darüber hinaus führt Oskar über zahlreiche Verweise und Links zu weiterführenden Seiten und Softwarelösungen.

Lotus Notes verwenden wir, um E-Mails und Dokumente auszutauschen, Kalendereinträge zu generieren und selten um Mitfahrgelegenheiten bei Streiks zu organisieren oder die Blutspende-Termine freizuschalten.

Werden die Informationen und News über Oskar personalisiert ausgespielt? 

Isabell: Jeder Mitarbeitende hat eine eigene Kennung. So ist die Hauptseite minimal personalisiert gestaltet und jeder Mitarbeitende sieht seine letzten E-Mails, anstehende Termine und aktuelle Aufgaben. Abgesehen davon ist Oskar für alle Leser gleich gestaltet. Jeder Nutzer kann alle Informationen einsehen. Themen, die nicht für alle zugänglich sein sollen werden mittels Link auf eine andere Softwarelösung angeteasert. Neue Mitteilungen (Rundschreiben, Fach- und Allgemeine Informationen) erscheinen immer auf der Startseite. Diese können Zielgruppen zugeordnet werden, sodass die Leser bereits in der Überschrift erkennen, ob eine Mitteilung für sie lesenswert oder sogar verpflichtend ist.

Oskar scheint bei Euch gut verankert zu sein. Gibt es besonders erfolgreiche Praxisbeispiele für Einsatzszenarien von Oskar?

Isabell: Ja, im Jahr 2017 hat die Stadtsparkasse Düsseldorf einen besonderen Veränderungsprozess „Einfach WIR.“ bzw. „WIR. 2022“ ins Leben gerufen. Aufgrund der anspruchsvollen Zeit für Banken werden Mitarbeitende mit vielen Veränderungen konfrontiert. Um das Miteinander zu stärken und den Kulturwandel im Hause zu begleiten, wurde ein Multiplikatoren-Netzwerk aufgebaut und als unterstützendes Kommunikationsmedium der Einfach WIR.-Blog ins Leben gerufen. Dieser ist im Intranet angesiedelt; News erscheinen auf der Startseite.

Die Blog-Beiträge sind stark am Arbeitsalltag ausgerichtet und die Berichterstattung geschieht im Optimalfall taggleich.

Das macht das Geschehen im Haus äußerst transparent und vernetzt die Mitarbeitenden untereinander.

Mitarbeitende können sich einfach an das „WIR.-Team“ wenden und eigene Vorschläge für den Blog unterbreiten. Beispielsweise fand im vergangenen Jahr ein spielerischer Workshop zum Thema Agiles Arbeiten mittels „Scrum“ statt. Der Blog hat diesen Anlass aufgegriffen und ermuntert so, neuen Themen offen zu begegnen und gewohntes Denken zu durchbrechen.

Bei so viel Inhalten, wie seid Ihr da redaktionell organisiert? 

Isabell: Jede Sparkasse in Deutschland ist eigenständig, sodass sich jedes Institut redaktionell nach eigenem Ermessen aufstellt. Je nach Medium sind wir wie folgt organisiert:

1. Unsere Banderole-Redaktion besteht aus zwei schreibenden Redakteurinnen und einem Chefredakteur, unserem Bereichsleiter. Als Arbeitgeberzeitung übernimmt die Endabnahme unsere Vorstandsvorsitzende höchstpersönlich. In den wöchentlichen Redaktionstreffen besprechen wir im kleinem Kreise (Redakteurinnen + Chefredakteur) den aktuellen Stand, anstehende Termine und kritische Beiträge. Zusätzlich tauschen sich die Unternehmens- und die Kundenkommunikation mindestens zweimal im Monat aus und halten sich gegenseitig zu anstehenden Terminen auf dem Laufenden (z. B. Grippeschutz-Aktionen, Fortuna-Karte etc.).
2. Für unser Intranet „Oskar“ gibt es ein großes Redaktionsnetz. In jedem Bereich haben ca. zwei Mitarbeitende Schreibrechte und erstellen Mitteilungen; Das umfasst in der Regel Rundschreiben (überwiegend Änderungen in den Arbeitsanweisungen) und Fachmitteilungen. Jeder neue „Schreiber“ besucht einmalig eine technische Schulung, in der das System und seine Regeln erklärt werden. Redaktionssitzungen gibt es nicht, dennoch stehen diverse Ansprechpartner und Admins unterstützend zur Seite. Pi mal Daumen werden rund zehn News am Tag und zwei Blogartikel die Woche veröffentlicht.
3. Der Einfach WIR.-Blog hat einen eigenen Redaktionskreis und wird nur vom Projektteam befüllt. Die Informationen und Anregungen kommen aus dem ganzen Hause.
4. Auch deutschlandweit sind wir gut vernetzt. Von Bayern bis zur Ostsee halten wir Sparkassen zusammen und tauschen uns über aktuelle Themen über die jeweiligen Hauszeitschriften aus und profitieren so von zahlreichen Synergien. Wenn uns ein Beitrag einer Sparkasse besonders gut bzw. innovativ erscheint, leiten wir diesen an unseren betroffenen Bereich weiter und regen an, den Inhalt für unser Haus zu prüfen. Allgemeine Beiträge, wie z. B. „Wie machts…“ stellen wir auch in unser Intranet ein und lassen alle Kolleginnen und Kollegen teilhaben. Interessant finden unsere Leser vor allem Beiträge zur Unternehmenskultur und Personalangelegenheiten.

Gibt es für die Redakteure beim Publizieren von (Unternehmens-) Nachrichten redaktionelle Vorgaben, wie z. B. Freigabeprozesse?

Isabell: Ja, die allgemeinen Regeln lernt jeder Redakteur in einer Erstschulung. Kurz und sachlich zu Schreiben ist hier das A und O. Fachmitteilungen und Allgemeine Informationen dürfen von den geschulten Autoren eigenmächtig publiziert werden. Bei Rundschreiben mit Anweisungscharakter schauen wir aus der Unternehmenskommunikation nochmal drauf und geben anschließend frei.

Eine Besonderheit bilden sogenannte Ad-hoc Meldungen, für die keine Rechte benötigt werden. Ad-hoc Meldungen darf JEDER Mitarbeitende ohne Autorenschulung veröffentlichen. Diese beinhalten im Wesentlichen technische Störmeldungen und Abwesenheiten von ganzen Teams z. B. wegen einer Teamveranstaltung oder eines Feueralarms. Nicht hierher gehören Meldungen, dass eine Würstchenpackung auf dem Parkplatz gefunden wurde; ist aber auch schon vorgekommen.

Guckt Ihr Euch bei den internen Onlinemedien auch Nutzungsstatistiken an? Wenn ja, was kommt bei Euch gut an?

Isabell: Alle zwei Jahre initiieren wir eine Leserumfrage für die Banderole: Wie zufrieden sind unsere Leser im Allgemeinen, was erwarten sie in puncto „Gestaltung“ von einer Mitarbeiterzeitschrift, welche „Inhalte“ interessieren besonders etc.

Die Antworten sind im Grunde über die Jahre hinweg ähnlich: Als erstes gelesen wird das „Schwarze Brett“, mit den personellen Veränderungen (Hochzeiten, Geburten, Neueinstellungen, Todesmeldungen etc.), dicht gefolgt von Portraits einzelner Mitarbeitender, allgemeinen Servicethemen und Gewinnspielen.

Im Intranet ist der Hauptindikator – ob ein Beitrag lesenswert ist – die Klickzahl. Hier werden z. B. der Veränderungs-Blog, Betriebssportgemeinschaften und Informationen zu Personalveränderungen gerne aufgerufen.

Abschließend: Was ist Eure Vision für die Zukunft? Wie geht es weiter?

Isabell: Als Sparkasse legen wir einen hohen Wert auf die Bedürfnisse unserer Kunden. Die Zeiten, dass unsere Kunden regelmäßig den Berater in der Filiale aufsuchen, sind vorbei. Digitalisierung ist das Stichwort. Der Kunde möchte von überall und zu jeder Zeit seine Bankgeschäfte erledigen – und das auf jedem Medium. Demnach rücken neue digitale Medien immer wieder in den Fokus und stehen auch bei uns in der internen Kommunikation fortlaufend auf dem Prüfstand.

Brandaktuell läuft z. B. eine Umfrage, die u. A. abfragt, ob unserer Leser die Mitarbeiterzeitung weiterhin haptisch als Magazin lesen oder auf die digitale Version umsatteln möchten.

Die ersten Rückläufe sind eindeutig: 9 von 10 Lesern wählen das gedruckte Magazin.

Ehrlich gesagt, kommen große Beiträge auch nur im Magazin richtig zur Geltung. Ergänzend zur gedruckten Banderole prüfen wir ein zusätzliches digitales Medium – die BanderolePlus. Diese soll – bezugnehmend zu den gedruckten Beiträgen – weitere Informationen wie Bildergalerien, Videos und Präsentationen online aufführen.

Als weiterer innovativer Schritt steht die Aktualisierung unseres Intranets Oskar im Raum. Hier fokussieren wir eine ansprechendere, bildreichere Oberfläche. Diese soll z. B. das Chatten inkl. Transfer von Dokumenten ermöglichen und nette Widgets, wie Wetter, Zugausfälle und aktuelle Nachrichten, enthalten.

Vielen Dank für das Interview!