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Das Geheimnis herausragender Anforderungskataloge
10
Apr 2018

Das Geheimnis herausragender Anforderungskataloge

„Das hatten wir uns aber anders vorgestellt“ –  Ein Satz, den Projektmitglieder nach Einführung des neuen Intranets lieber nicht hören möchten. Vor allem nicht, wenn viel Arbeit in die Aufnahme der Anforderungen gesteckt wurde. Wie Du es besser machst, verrät dieser Blogartikel.

In einem herausragenden Anforderungskatalog sind die Anforderungen eindeutig, erklärend und leicht verständlich sein. Sonst lassen sie sich nur schwer, mit den zur Auswahl stehenden Systemen abgleichen.

Anforderungskatalog: ungenügend

Dennoch kommt es vor, dass Anforderungskataloge wie stichpunktartige Auflistungen von Funktionen aussehen. Dabei weiß längst nicht jeder, was „Mandantenfähigkeit“ oder „Single Sign-On“ bedeutet und  Anforderungen wie eine „SAP-Anbindung“ lassen viel Raum für Interpretationen.

Den Nutzer in den Fokus rücken

Wenn Du einen Anforderungskatalog erstellst, solltest Du deshalb mit User Stories arbeiten. Diese stammen aus der agilen Software-Entwicklung und stellen jede Anforderung in den Kontext des Benutzers.

Das geht in drei einfachen Schritten:

1. Benenne die Anforderung. Gib ihr einen möglichst kurzen und prägnanten Namen.

2. Beschreibe die Anforderung mit Hilfe der folgenden Vorlage:

Als [Rolle des Benutzers] möchte ich [Funktion], so dass ich[Beschreibung des Nutzens] kann.

Ein Beispiel:

„ Als Redakteur möchte ich redaktionelle Werkzeuge für die Gestaltung meiner Artikel nutzen, sodass sie leichter gelesen werden können.“

3. Lege Akzeptanzkriterien fest. Diese definieren, inwieweit eine Anforderung erfüllt ist.  Am Beispiel oben also welche konkreten redaktionellen Werkzeuge ausreichen, um die Artikel gut lesbar zu machen.

(Weitere Tipps zur Formulierung von Nutzergeschichten verraten wir Dir im nächsten Blogartikel.)

Vorteile der Methode

Der zusätzliche Kontext und das hohe Abstraktionsniveau der User Stories eliminieren die Notwendigkeit mit Annahmen arbeiten zu müssen. Das verstärkt Synergieeffekte, da unterschiedliche Parteien schnell merken, ob sie ähnliche Anforderungen haben.

Gleichzeitig ist die Formulierung der User Stories frei von technischen Details. Daurch sind die leicht zu verstehen und eignen sich intern besonders gut als Gesprächs- und Diskussionsgrundlage.

Genauso verbessern User Stories auch die Zusammenarbeit mit Beratern oder Entwicklern. Ihnen geben User Stories die Möglichkeit bestehende Funktionen anzupassen oder alternative Funktionen vorzuschlagen. Würde eine Anforderung beispielsweise „… einen Blog zur Erhaltung von Wissen im Unternehmen“ sein, so könnte ein Intranet Experte vorschlagen dafür lieber ein Wiki zu nutzen. Bei Anforderungen, die in Form einer Liste von Funktionen festgehalten werden („Muss eine Blogfunktion bieten“) ist dies nicht möglich.

Systemevaluation

Für eine Systemevaluation bündelst Du die User Stories erst zu Themenbereichen und gewichtest diese dann nach ihrer Wichtigkeit. Anschließend kannst Du die Erfüllung einer User Story anhand einer Punkteskala bewerten. Die Akzeptanzkriterien ermöglichen Dir dabei auch kleine Unterschiede zwischen einzelnen Funktionen der Systeme erkennen. Deine Mitarbeiter werden es Dir danken.

Wenn Du weitere Fragen zur Systemevaluation oder der Erstellung eines Anforderungskatalogs hast, schreib uns gerne.

Auf Konzernseite arbeitete Patrik bereits an vielfältigen Digitalisierungsprojekten wie Apps, Webseiten, DAM-Systemen und Intranets. Bei Kronsteg zeigt er auf, wie die Potenziale des Digital Workplace genutzt werden können.

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