Die einen sprechen von KI (Künstlicher Intelligenz), die nächsten verwenden Begriffe wie AI (Artificial Intelligence), ML (Machinelles Lernen) oder DL (Deep Learning) – damit gemeint ist jedoch immer der Versuch, Maschinen mensch­liches Sprechen, Sehen und Verstehen beizubringen. Genauer:

Künstliche Intelligenz (KI) […] imitiert menschliche kogni­tive Fähigkeiten, indem sie Informationen aus Eingabe­daten erkennt und sortiert. Diese Intelligenz kann auf pro­grammierten Abläufen basieren oder durch maschi­nelles Lernen erzeugt werden (Fraunhofer-Institut).

Wir alle erinnern uns an den Moment, in dem das Thema Künstliche In­telligenz auch in Bezug auf unser Arbeitsleben spruchreif wurde. Dabei revolutioniert KI u. a. auch die interne Kommunikation von Unternehmen. Besonders im Fokus steht hier die Nutzung von KI im Intranet, um die Arbeit von Kommunikationsverantwortlichen im Unternehmen zu vereinfachen.

Welche Vor- und Nachteile das mit sich bringt, wo KI überhaupt in Bezug auf das Intranet unterstützen kann und wie der aktuelle Status Quo in der Welt der Intranets aussieht, schauen wir uns in diesem Artikel genauer an!

Arten und Hosting von KI im Intranet

Besonders gängig in Bezug auf die interne Kommunikation ist die Nutzung von ChatGPT. Dieses Sprachmodell wird von OpenAI bereitgestellt und auf Microsoft Azure gehostet. Generell sollten Unternehmen darauf achten, wo die Daten gespeichert und verarbeitet werden. Dazu sollte ein genauerer Blick auf das Land und den Anbieter geworfen werden.

Um herauszufinden, ob die Verwendung von KI-Tools in Verbindung mit dem Intranet in Deinem Unternehmen erlaubt ist, solltest Du Dich zudem am besten auch noch mit Eurer internen Rechtsabteilung austauschen.

Vorteile- und Nachteile der KI im Intranet

Die Vorteile von KI im Intranet sind vielfältig. Mitarbeitende können effizienter arbeiten, Texte schneller erstellen und so mehr Content generieren. Die KI entlastet die Mitarbeitenden und kann zudem als Inspirationsquelle dienen, indem sie beispielsweise erste Anhaltspunkte für eine inhaltliche Gliederung liefert. Texte oder andere Kommunikationsmaterialien können außerdem mithilfe von KI fehlerfreier in Bezug auf Rechtschreibung und Grammatik erstellt werden.

Betrachten wir hingegen die Nachteile, die durch die Nutzung von KI im Intranet entstehen können, sollte folgendes beachtet werden: Es besteht die Gefahr, dass durch KI erstellte Texte sehr generisch wirken. Gerade in der internen Kommunikation sind es manchmal nur kleine Details, die den In­halten einen persönlichen Charakter geben und sie damit anschlussfähig für die Beleg­schaft machen – das wird KI wohl kaum so hinkriegen. So fehlt den Texten dann oft eine persönliche Note und ggf. werden sie so von der Beleg­schaft weniger akzeptiert. Zum anderen können durch die KI gelieferte Informationen eventuell falsch oder lückenhaft sein.

Ein weiterer Punkt, mit dem Unternehmen nicht leichtfertig umgehen sollten: Durch die Nutzung von ChatGPT im Firmenkontext sind in der Vergangenheit immer wieder Datenlecks entstanden. So kam es z. B. zu einem Vorfall bei Samsung, wo vertrauliche Daten an ChatGPT gesendet wurden. Dieser Problematik sind sich Intranet Softwarehersteller jedoch bewusst: So sorgt u. a. Staffbase dafür, dass Daten der Prompts und Ergebnisse nicht unbefugt in die Hände von Dritten gelangen.

Zukünftige Anwendungsfälle von KI im Intranet

Werfen wir einen genaueren Blick auf die Anwendungsfälle von KI in Bezug auf das Intranet. Wo und wie kann uns KI hier eigentlich konkret unter­stützen? Die Anwendungsfälle von KI im Intranet beziehen sich dabei hauptsächlich auf die Steigerung der Effizienz von Arbeitsprozessen!

KI als Community Manager

KI kann z. B. das Community-Management im Intranet unterstützen. Läge ihr eine Netiquette zugrunde, könnte die KI alle Einträge im Intranet auf die Ein­haltung dieser Richtlinien kontrollieren. Vorstellbar wäre dann, dass die KI Kommentare, Community-Beiträge oder Blogbeiträge sichtet und anschließ­end archiviert oder gegebenenfalls löscht.

KI als intelligente Suchmaschine und Workaholic in Sachen Workflows

Zudem kann die Zugänglichkeit zu unternehmensinternen Services und Prozessen verbessert werden. So könnte ein KI-betriebener Chatbot z. B. aufkommende Fragen der Belegschaft beantworten, wie: „Wo mache ich meine Zeitschreibung?“. Darüber hinaus kann die KI Workflows effizient ausführen, beispielsweise bei der Anfrage nach Urlaub: „Ich möchte vom 8.2. bis zum 14.2. Urlaub buchen.“. Auch im Bereich der vertieften Informations­suche kann die KI im Intranet eine Hilfestellung sein. Informationen werden nicht nur leichter zugänglich gemacht, sondern auch in Bezug zueinander gesetzt. Dadurch werden unterschiedliche Fachkenntnisse miteinander verbunden und Synergien können effektiv genutzt werden.

KI als Content Creator

Ein weiterer wichtiger Anwendungsfall ist die Inhaltserstellung. Hier unter­stützt die KI nicht nur bei der Erstellung dieser, sondern auch bei der Zusammenfassung, Übersetzung und Kuration der Inhalte. Die KI analysiert dann automatisch große Mengen von Daten und extrahiert relevante Informationen, um daraus Inhalte zu generieren.

KI zur Distribution von Inhalten

Die KI kann auch eine Schlüsselrolle beim intelligenten Ausspielen von Inhalten im In­tranet übernehmen. Sie entscheidet, welche Inhalte auch für weitere Nutzergruppen relevant sein könnten und spielt diese dann gesondert auf der Startseite aus. Auch wenn diese Personen nicht explizit nach dem Thema gesucht oder die Redaktion sie nicht als Zielgruppe im Blick hatte, gibt es dennoch Merkmale, anhand derer die KI das Ausspielen des Inhalts abhängig macht.

Ein Beispiel: Stell Dir einen Busfahrer vor, der von einer bevorstehenden Straßensperrung betroffen ist, ohne KI aber nie davon erfahren hätte. Obwohl der Busfahrer den entsprechenden News-Kanal nicht abonniert hat und die Intranet-Redaktion den Beitrag nicht an ihn gerichtet hat, erkennt KI hier automatisch den Mehrwert.

Zusätzlich dazu ermöglicht die KI auch das gezielte Ausspielen von weiteren Informationen. Dabei kann es sich um Dokumente, Veranstaltungen oder Personen handeln, die z. B. speziell für ein bestimmtes Projekt von Be­deutung sind. So kann dann gewährleistet werden, dass Inhalte automa­tisch der richtigen Zielgruppe ausgespielt werden!

Status Quo: Aktuelle Nutzungsmöglichkeiten bei Haiilo und Staffbase

Unternehmen wie Haiilo und Staffbase nutzen bereits KI im Intranet. Haiilo’s KI-Integration AVA unterstützt bei der Erstellung und Anpassung von Texten! So erstellt AVA (Artificial Virtual Assistance) z. B. erste Textentwürfe, wenn Du das Thema vorgibst. Anschließend passt AVA für Dich den Text an. So kann die Tonalität per Mausklick verändert oder der Text kann gekürzt oder aus­geschmückt werden. Ebenso können Texte durch die KI inhaltlich ver­einfacht oder zusammengefasst werden. Zu guter Letzt sucht AVA dann noch die zum Text passenden Hashtags für Dich heraus! Darüber hinaus kann AVA Dich bei der Informationssuche im Haiilo-Intranet unterstützen. Nachdem Du ihr eine einfache Frage gestellt hast („Wo kann ich meine Arbeitszeit erfassen?“) durchsucht AVA dann Dein Intranet für Dich und beantwortet Dir die Frage, ohne dass Du Dokumente oder Seiten nach der richtigen Info durchwühlen musst!

Staffbase’s KI Companion verspricht sowohl mehr Effizienz für Mitarbeitende als auch für die Redaktion des Intranets. Für Mitarbeitende stellt Staffbase einen KI-betriebenen Chatbot zur Verfügung, der bei der Informationssuche unterstützt. Die Redaktion profitiert von der KI-gestützten Inhaltoptimierung, die z. B. Titel, Teaser und die Verschlagwortung für Deinen Text erstellt. Da­rüber hinaus kann der KI Companion auch Texte für Dich zusammenfassen oder Inhalte zentral für alle Kanäle optimieren.

Insgesamt können sich Texter im Unternehmen jedoch (noch) nicht voll­ständig auf die automatische Texterstellung verlassen. Einige Unter­nehmen verwenden die Technologie teilweise, setzen aber auf eine Mischung aus manueller und KI-gestützter Inhaltserstellung. Auch in Zukunft sehen wir die Kontrolle über die Texterstellung weiterhin in erster Linie beim Menschen: Die KI unterstützt diesen dabei und kann in Kombination mit kommunikativen Fachkenntnissen einen großen Mehrwert bieten!

Fazit

Wir halten fest: KI im Intranet ist zweifellos ein hilfreiches Arbeitswerkzeug zur Unterstützung, dessen Potenzial sich in Zukunft mit großer Sicherheit weiter entfalten wird! Von Community Management über die redaktionelle Unter­stützung bis hin zur Ausführung von Workflows und der Informations­suche – die KI bietet einige Möglichkeiten, die Effizienz im Arbeitsalltag zu steigern!

Die Frage nach dem Umgang mit sensiblen Daten wird dabei zunehmend relevant. Wie können Unternehmen sicherstellen, dass sensible Informa­tionen genutzt werden können, ohne die Datenschutzstandards zu gefähr­den? Das ist eine Herausforderung, die es in der nächsten Zeit zu bewältigen gilt, um das volle Potenzial der KI im Intranet auszuschöpfen. Gleichzeitig kann so die Integrität der Unternehmensdaten gewahrt werden. KI im Intranet stellt also eine vielversprechende Entwicklung dar – jedoch sollten wir dabei nicht vergessen, dass klare Regelungen für den Umgang mit potenziellen Risiken gefunden werden sollten. Nur so können wir diese mittelfristig um­schiffen und von den Vorteilen der Nutzung von KI im Intranet profitieren.

Dein Unternehmen will mehr über die Nutzung von KI im Intranet er­fahren? Dann kontaktiere uns ganz einfach direkt hier und wir beant­worten Deine Fragen rund um die Nutzung von künstlicher Intelligenz im Intranet!