Vor der Einführung eines neuen Intranets stehen viele Projekt­leitende vor der Frage: Wie viel kostet das eigentlich? Damit Frei­gaben für das Projekt er­folgen können, müssen die anfallenden Kosten identi­fiziert werden. Oder zumindest wird eine Einschätzung benötigt, ob der Kosten­punkt realistisch ist. In der Praxis werden bei einer solchen ersten Kosten­einschätzung jedoch oft nur die anfallenden Lizenz­kosten mit einbezogen. Andere Kosten­punkte werden oft über­sehen und erst kurz vor der Bestellung bekannt.

Dazu kommt, dass im Internet ebenfalls keine Kosten ersichtlich werden. Wenn Du nach den Kosten googelst, findest Du – wenn überhaupt – nur die anfallenden Lizenz­kosten pro User im Monat. Solche Lizenz­kosten betragen aber nur ungefähr die Hälfte der gesamten Kosten eines Intranet-Projekts.

Bei einer solchen Kosten­intransparenz ist es schwierig, Einblicke in den tatsächlichen Kosten­aufwand zu bekommen. Mit einer Agentur an Deiner Seite, die Dein Unter­nehmen bei der Einführung unterstützt, können Kosten oftmals besser einge­schätzt werden. Beauftragst Du ein Projekt bei uns, gibst Du uns einige Angaben zu Deinem Unternehmen und wir geben Dir einen umfang­reichen Überblick möglicher anfallender Kosten. Dennoch wollen wir Dir auch hier zumindest erste Anhalts­punkte aufzeigen, die Dir einen bes­seren Überblick verschaffen sollen.

Wie setzen sich die Kosten für ein Intranet zusammen?

Als Berechnungs­grundlage empfehlen wir die Total Cost of Ownership (TCO). Diese helfen Dir dabei, alle anfallenden Kosten der Software mit einzu­beziehen. Sie berechnen sich nicht nur aus den ein­maligen Anschaffungs­kosten, sondern es werden auch alle wieder­kehrenden Kosten, die bei der späteren Nutzung anfallen (z. B. Hosting oder Funktions­erweiterungen), mit einbe­zogen.

Diese Kosten sollten dann auch immer über einen längeren Zeit­raum be­trachtet werden (mindestens 5 Jahre). Grundsätzlich solltest Du dabei zwischen den Software­kosten und den Agentur­kosten unterscheiden.

Die Kosten für die Software

Nehmen wir zum Verständnis ein fiktives Beispiel: Ein Unternehmen hat 100 Mitarbeitende. Als Durchschnitts­wert für gängige Intranet-Software gehen wir in unserem Beispiel von 5,00 € Lizenz­kosten pro User aus. Dabei handelt es sich um dezidierte Intranet-Softwarelösungen, die Out-of-the-Box am Markt angeboten werden. Manche der Lösungen sind natürlich etwas teurer, andere dafür günstiger. Die Kosten liegen dann für unser Unter­nehmen mit 100 Mit­arbeitenden bei ca. 500 € im Monat und 6.000 € im Jahr. Diese Lizenz­kosten hängen dabei von der Anzahl der Nutzenden im System ab – sie werden in der Regel günstiger, umso mehr Lizenzen eingekauft werden.

Willst Du nun die TCO berechnen, solltest Du hier neben den Lizenz­kosten auch die Kosten für Anpassungen und Funktions­erweiterungen (Plugins oder Add-Ons z. B. zur Nutzung von Mehr­sprachigkeit), Integrationen (z. B. Microsoft 365), Hosting, Service und Bereit­stellungs­kosten mit einbeziehen. Nicht zu vergessen: Wird sich in Deinem Unternehmen eine Person voll­ständig als Intranet-Coordinator um die Plattform kümmern, ist das Gehalt der Person als wieder­kehrende Kosten ebenfalls in die TCO mit einzu­be­ziehen.

Die Kosten für die Agentur

Auch hier solltest Du in einmalige Kosten, zur Einführung der Platt­form, und in wieder­kehrende Kosten, z. B. für den lang­fristigen Support, unterscheiden. Einmalige Kosten ergeben sich dabei je nach Agentur oft aus Arbeits­paketen, in denen bestimmte Leistungen zusammen­geführt werden. Das können die Anforderungs­aufnahme, System­auswahl und Einführung des Intranets sein. Ein Leistungs­paket, dass sich dem Change-Management widmet, würde ebenfalls in diese Kategorie fallen. Auch hier sind die Kosten oft von der Komplexität und weiteren individuellen Aspekten abhängig. Deswegen lassen sie sich schwer pauschalisieren, aber eine Kosten­indikation können wir Dir oft bereits in einem ersten persönlichen Gespräch geben.

Wiederkehrende Kosten ergeben sich dann aus lang­fristigen Arbeits­paketen, die wöchentlich, monatlich oder nach einem vorab definierten Zeit­kontingent geleistet werden. Das kann die Unter­stützung bei Problemen über Service und Support sein oder bei der Erstellung von redak­tionellen Inhalten, wie Text- oder Video­kontingent.

Fazit

Wir halten fest: Eine völlige Kosten­transparenz können wir Dir aufgrund zu vieler individueller Variablen leider auch hier nicht geben. Allerdings hast Du nun bestimmt schon einen besseren Überblick darüber, welche Kosten­punkte Du überhaupt auf dem Schirm haben solltest. Mit den Lizenz­kosten ist es nämlich nicht getan. Du willst einen genaueren Einblick in die Kosten von Intranets?

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