Gewisse Herausforderungen im Arbeitsalltag kennst Du sicher genau so gut wie wir: Auf der Suche nach den aktuellen Kontaktdaten von Kollegen wühlst Du Dich digital durch eine Vielzahl von Dateien. Dabei stellst Du dann fest, dass die Liste veraltet ist. Oder Du stehst vor einem spezifischen Problem und überlegst welcher Kollege Dir mit seinem Fachwissen weiterhelfen kann, bist Dir aber unsicher wer überhaupt die benötigten Kenntnisse hat. Diese Liste kann beliebig erweitert werden – denn die Suche nach dem richtigen Ansprechpartner im Unternehmen kann manchmal langwierig und nerven­aufreibend sein. Das gehört jedoch der Vergangenheit an, denn glücklicher­weise wird dies von einem modernen Mitarbeiterverzeichnis im Social Intranet abgelöst. Wie genau das funktioniert und wie es Euch im Arbeits­alltag unterstützen kann, erfahrt Ihr in diesem Artikel.

Praktisch, übersichtlich und funktional: Das Mitarbeiterver­zeichnis im Social Intranet

Im Mitarbeiterverzeichnis haben alle Mitarbeiter ein eigenes digitales Profil – fast so wie eine digi­tale Visitenkarte. Dort finden sich alle personel­len Infor­mationen der Mitarbeiter, die im Arbeitsalltag wichtig werden können. Du kannst Dir das wie ein sehr ausführliches und darüber hinaus digitales Telefonbuch vorstellen. Jeder im Unternehmen kann die Informationen unkompliziert einsehen und sich das Benötigte heraussuchen. Aber was für Informa­tio­nen können das sein?

Stammdaten wie beispielsweise Kontakt­infor­ma­tionen (E-Mail und Tele­fon­nummer) kommen aus dem AD (Active Directory), einer zentralen Nut­zer­datenbank. Verwaltung und Pflege der Stamm­daten unterliegen der IT-Abteilung, die wiederum die Anweisungen der HR-Abteilung ausführt. Orga­nisation, Bereitstellung und Über­wachung findet somit zentral und einheitlich statt.

Einen Großteil der mitarbeiterbezogenen Daten werden darüber hinaus vom Mitarbeiter selber gepflegt. Dieser kann sein Profil mit Kompeten­zen, Fähig­keiten, Arbeitserfahrung, persönlichen Interessen oder dem Hochladen eines Profilbildes anpassen und ausschmücken.

Szenario 1: Aufschluss über Kompetenzen zur Projekt­verwaltung

Als Projektmanager oder Projektsponsor bist Du verantwortlich für die best­mögliche Zusammen­stellung des Projektteams. Du suchst nach den erfor­derlichen Kompetenzen und Fachwissen, die für dein Projekt benötigt wer­den? Dann mach Dich auf die Suche im modernen Mitarbeiterverzeichnis – eine Vorauswahl ist nur einen Klick entfernt. Nutze die Filtermöglichkeiten und erhalte eine automatische und passende Liste aller in Frage kommenden Mitarbeiter – die endgültige Zusammenstellung deines zukünftigen Teams liegt dann natürlich bei dir.

Szenario 2: Gesichtern Namen zuordnen

Auf dem Flur begegnet Dir ein unbekanntes Gesicht, aber Du verpasst den richtigen Moment, um Dich bekannt zu machen? Du kennst weder einen Namen noch eine Abteilung? Anstatt tagelang auf eine erneute Begegnung zu warten oder bei Deinen Kollegen rumzufragen, kannst Du mit einem Mitarbeiterverzeichnis im Intranet selber recherchieren. Scrolle Dich durch die Profile bis Du das Gesicht auf einem der Fotos erkennst – und zügig hast nicht nur den Namen, sondern auch alle weiteren Daten. Vielleicht war es ja ein Externer und auf ein Wiedersehen hättest Du Wochen gewartet… Jetzt kannst Du Deinen Kollegen kennenlernen oder Dich mit ihm vernetzen.

Szenario 3: Experten / Ansprechperson effizient identi­fi­zieren

Du stehst vor einer fachlichen Herausforderung und bist Dir sicher, dass einer Deiner Kollegen wahrscheinlich mehr Wissen in diesem Gebiet aufweist – aber wie findest Du schnell heraus, wen Du ansprechen solltest? Ein Mitarbeiterverzeichnis im Intranet erleichtert Dir die Suche nach den Experten, die Ant­wor­ten auf Fragen zu Produk­ten, Software, Arbeitsabläufen oder Fremd­sprach­en geben können. Alle Fähigkeiten und Kompe­ten­zen sind tran­sparent auf den ersten Blick sichtbar – und Du kannst Dir sicher sein, dass Du fachliche und kompetente Unterstützung bekommst.

Szenario 4: Ice Breaker

Zur Vorbereitung auf ein Treffen mit Dir unbekannt­en Kollegen suchst Du nach dem rich­tigen Ice Breaker? Schau im Mitarbeiterprofil nach eventuellen gemeinsamen Hobbies oder alten Arbeitsgebern – und finde so den richtigen Aufhänger, um Dich annähern zu können. Egal ob in Vorbereitung auf ein Meeting oder einen ander­en Termin, ein lockerer Einstieg hilft Dir mit Sicher­heit dabei, eine zwischenmenschliche Ver­bindung herzustellen.

Szenario 5: Allgemeiner Überblick

Einfach mal einen allgemeinen Überblick über Dein Unternehmen verschaf­fen? Wie sind die einzelnen Abteilungen organisiert? Wer arbeitet eigen­tlich in der Logistik und wer sitzt im Ver­trieb? Durchforste das Mitarbeiterverzeichnis, um Dir einen ersten Eindruck zu verschaffen – und ganz neben­bei kannst Du den Follow-Button zur Vernetzung nutzen, falls jemand für Dich interessante Informationen teilt.

Szenario 6: Kontaktdaten identi­fizieren

Brauchst Du schlicht und einfach die Telefon­nummer von Deiner Kollegin im Büro neben­an? Im Mitarbeiterverzeichnis findest Du diese Information und per Mausklick kannst Du sie direkt anrufen oder anchatten. So sparst Du Dir nicht nur Zeit, sondern hast auch jederzeit alle aktuellen Kontaktdaten zur Verfügung.

Fazit

Ein Social Intranet mit Mitarbeiterverzeichnis, wie z.B. Coyo oder Viadesk, kann Dir also dabei helfen zu jedem Zeitpunkt und von überall aus, die rich­tig­en Informationen über Deine Kollegen zu finden – und das auch, wenn Du nicht mal den Namen der Person kennst. Dabei sind die Profile über­sicht­lich, weil alle über eine einheitliche Struktur verfügen und immer aktuell. Durch die Möglichkeit zum Filtern, z.B. nach Standort, und die Suchfunktionen, auch in­nerhalb der Mitarbeiter­profile, lassen sich Experten schnell identifizieren und das firmeninterne Potenzial optimal nutzen. Das verbindet nicht nur Mit­ar­bei­ter, sondern schafft auch Transparenz und vereinfacht die Unter­nehmens­kommunikation.

Du möchtest ein modernes Mitarbeiterverzeichnis im Intranet Deines Unternehmens? Gerne beraten und unterstützen wir Dich dabei, die passende Auswahl zu treffen – einen Überblick zu unseren Leistungen erhältst Du hier.