Wir sprechen mit Frank Türling, CEO von Basaas, über die Bedeutung von Hub-Lösungen für den digitalen Arbeitsplatz und wie Unternehmen davon profitieren.

Was versteht Ihr unter einer Hub-Lösung bzw. unter einem, wie Ihr es nennt, „Smart Workplace“?

Frank: Mit einer Hub-Lösung können Unternehmen alle genutzten SaaS-Lösungen (wir nennen sie Apps) individuell kombinieren und zu einer übergreifenden und integrierten Unternehmenslösung zusammenführen. So erhält jeder Nutzer einen eigenen Smart Workplace und kann damit seine gesamte tägliche Arbeit in einer Lösung vereinen. Alle Apps an einem zentralen Ort zu haben, macht das Arbeiten angenehmer, spart Zeit und führt zu mehr Produktivität.

Warum braucht man einen Hub?

Frank: Die Anzahl der Lösungen, die ein Mitarbeiter heute täglich nutzt, wird sehr oft unterschätzt. Es ist eben nicht nur Office 365 oder G Suite. Nach unseren Analysen nutzen die meisten User hierzulande durchschnittlich über 10 unterschiedliche Apps. In überwiegend digitalen Branchen ist die Zahl teilweise noch wesentlich höher. In jeder App werden Daten bearbeitet und Workflows abgewickelt und es entstehen Aufgaben. Das wird schnell sehr komplex für Mitarbeiter. Den Überblick über alles zu behalten ist auch nicht einfach. Wir sehen Basaas daher als eine Art „Komplexitätsfilter“ und vereinfachen die Informationsflut.

Der Zeitfresser Nr. 1 ist das Suchen von Informationen. Jeder hat Erfahrungen, wie: „der Kollege hatte mir eine Präsentation geschickt. Aber wann und wo? Über E-Mail, Slack oder Einladung im Drive?“ Und schon geht die ungeliebte Suche los. Mit den Smart Widgets integrieren wir Apps und können zentral im Smart Workplace relevante Informationen aus den verschiedenen Apps zeigen und in die richtige App verlinken. Mit Basaas kann jeder User beispielsweise über eine zentrale Suche alle integrierten Apps gleichzeitig durchsuchen und schnell notwendige Informationen finden. Man gewinnt Zeit und hat weniger Frust.

Es gibt auch private Hub-Lösungen (z. B. Station) – was macht Euch anders?

Frank: Ja, es gibt international interessante Productivity-Tools, die auf den ersten Blick mit Basaas vergleichbar sind. Basaas ist allerdings in erster Linie eine Lösung für Unternehmen. Das heißt, mit Basaas können SaaS-Lösungen zentral im Unternehmen organisiert werden. So können User-Gruppen angelegt und Roll-out-Prozesse optimiert werden. Für die User einer Gruppe kann der Smart Workplace zentral konfiguriert werden, sodass beispielsweise Buchhalter ein bestimmtes Set an Apps bekommen, Vertriebsmitarbeiter erhalten eine andere Lösungskombination.

Außerdem grenzen wir uns durch die Smart Widgets und die Integration von Apps sehr deutlich ab. Das übergreifende Arbeiten, beispielsweise mit Kontakten, Aufgaben oder Terminen ist ebenfalls ein deutlicher Vorteil von Basaas. Last but not least kann Basaas nicht nur über die Windows / Mac App, sondern auch über den Browser genutzt werden. Somit ist Basaas grundsätzlich auf jedem Gerät und an jedem Ort verfügbar. Mobilität ist ein erheblicher Mehrwert, den wir bei anderen Lösungen nicht sehen.

Welchen Unternehmen kannst Du Basaas empfehlen?

Frank: Basaas ist tatsächlich für jede Branche geeignet und auch technisch gibt es keine Einschränkungen in Bezug auf die Anzahl der User oder die Menge von Standorten. Vom Freelancer bis zum großen Unternehmen, mit hohen Anforderungen bezüglich zentraler Verwaltung der Apps, decken wir das gesamte Spektrum ab. Wir sind mit der Idee gestartet, überwiegend digital arbeitende Unternehmen zu unterstützen. In der Praxis sind wir aber immer wieder über die Branchenvielfalt der Unternehmen überrascht, die Bedarf an einem Smart Workplace haben. Nicht selten sind es Unternehmen in traditionellen Branchen.

Wie verträgt sich Basaas mit Softwarelösungen, die schon im Unternehmen existieren?

Frank: Das ist eine gute Frage, denn Basaas ist grundsätzlich offen für alle Lösungen, die ein Unternehmen bereits nutzt. Hinzu kommt, dass wir aktuell in unserem App Store ca. 400 führende Apps verfügbar haben – und es werden regelmäßig mehr. Die Wahrscheinlichkeit, dass dort die passenden Apps zu finden sind, ist sehr groß.

Und wenn das mal nicht der Fall sein sollte, dann können individuell Lösungen hinzugefügt werden. Sofern eine Lösung über eine URL aufrufbar ist, kann sie einfach und ohne großen Aufwand im Smart Workplace integriert werden. Beispielsweise können bestehende Intranet-Seiten oder Portale von Lieferanten etc. sehr einfach über Basaas zentral verwaltet werden.

Was sollte man bei der Einführung von Basaas beachten?

Frank: Das wichtigste bei Transformationsprojekten ist der Mensch. Daher finden wir es immer sehr wichtig, die Mitarbeiter aktiv mitzunehmen. Dementsprechend ist die Kommunikation rund um die Veränderung und die Unterstützung der Mitarbeiter wichtig. Der Smart Workplace bringt für jeden Mitarbeiter viele Vorteile, aber es ist eben auch eine Umstellung der Arbeitsweisen notwendig. Daher würden wir mittelständischen und größeren Unternehmen empfehlen, einen IT-Dienstleister einzubinden, der das Change Management professionell begleitet. Das zahlt sich in der Regel aus und führt zu schnelleren Ergebnissen und mehr Produktivität.

Letztlich sollte ein Unternehmen in der Belegschaft um Akzeptanz und Motivation bemüht sein. Damit die Identifikation der Mitarbeit mit dem neuen Smart Workplace groß ist, lässt sich Basaas vollständig an das Corporate Design des jeweiligen Unternehmens anpassen.

Lässt sich durch Basaas eine Effizienzsteigerung messen?

Frank: In Basaas gibt es die Möglichkeit das Nutzungsverhalten von Apps im Unternehmen anonym zu analysieren. Das schafft deutlich mehr Transparenz und gibt eine gute Entscheidungsgrundlage für weitere Effizienzsteigerungen. Außerdem hilft es, Schatten-IT besser in den Griff zu bekommen, denn für viele Unternehmen ist dies eine unangenehme Begleiterscheinung der Cloud.

Wie begegnest Du Sicherheitsbedenken bzgl. Single-sign-on, Data-Encryption und Co.?

Frank: Basaas unterstützt Google und Microsoft (Azure AD) Single-sign-on Verfahren. Darüber hinaus setzt Basaas auch für eigene Services auf OpenId Connect für ein state-of-the-art Identity Access Management. Es werden keinerlei Daten von konnektierten Lösungen (Smart Widgets) seitens Basaas gespeichert oder verarbeitet. Die Daten werden immer nur durch User Interaktion angefordert und direkt zum Browser der User geleitet. Alle Tokens (bspw. OAuth access und refresh tokens) werden immer verschlüsselt gespeichert. Die Encryption Keys sind nie in derselben Datenbank wie die Tokens. Der Token-Storage ist nur von bestimmten Services und nur innerhalb von unserem Netzwerk erreichbar. Die Infrastruktur (Kubernetes Cluster) und Datenbanken von Basaas sind alle fully managed und in Frankfurt stationiert. Alle Datenbanken verfügen über tägliche Backups, sind SSL only und via IP-Whitelisting geschützt.

Abschließend: Was ist Eure Vision für die Zukunft? Wie geht es weiter?

Frank: Ein Highlight wird unser neues Passwort-Management, welches wir für die nächsten Wochen angekündigt haben. Damit kann jeder User die Passwörter aller Apps sicher und einfach verwalten.

Wir arbeiten außerdem sehr aktiv an der Weiterentwicklung der Smart Widgets. Insbesondere im Bereich Team- und Zusammenarbeit werden wir in den nächsten Monaten sehr deutliche Weiterentwicklungen haben. Außerdem wird die Anzahl der in den Smart Widgets integrierten Apps regelmäßig erweitert und um führende Lösungen ergänzt. Das Ziel ist, Basaas als zentralen Hub auszubauen, um es mit Euren Worten zu sagen.