Wir begrüßen Grzegorz Ciwoniuk von workai zu unserer Interview­reihe Nachgefragt. Bevor wir exklusive Einblicke in workai erhalten, sei doch bitte so nett und stell Dich unseren Lesern vor.

Grzegorz: Ich bin Mitgründer und Chief Product Officer bei workai. Ich arbeite eng mit Unter­nehmen zusammen, um die Heraus­forderungen der internen Kommunikation durch neue Tech­nologien zu bewältigen. Als Ge­winner der prestigeträchtigen Forbes-Liste „30 under 30“ sehe ich mich als Unternehmer der jungen Generation.

Einen Tag über Deine Schulter geblickt, was würden wir erleben?

Grzegorz: Nach dem Aufwachen überprüfe ich zuerst alle versäumten Be­nachrichtigungen, Nachrichten und E-Mails. Dann aktualisiere ich meinen Terminkalender für den Tag, sofern es neue Themen gibt. Der eigentliche Arbeitstag beginnt mit einem Online-Meeting mit den Team­leitern, um alles auf Kurs zu bringen. Wir ver­wenden jeden Tag unsere eigenen Produkte, daher werden sogar Notizen zu den Meetings im entsprechenden Bereich des Intranets (workai.­intranet) veröffentlicht.

Der größte Teil meiner Zusammenarbeit findet in Azure DevOps und anderen SCRUM/PM-Tools statt, aber für interne Zwecke wie Produktideen, Versions­hinweise, Diskussionen, Ankündigungen, wöchentliche Roundups – nutzen wir unser Intra­net, unsere Wissensdatenbank und unsere soziale Plattform.

Was ist Eure Mission mit workai? Welchen Pain Point löst Ihr bei Euren Kunden besonders gut?

Grzegorz: workai hilft bei den Themen interne Kommunikation, Wissens­management und Mit­arbeiterengagement – egal in welcher Größen­ordnung und Branche.

Bei jedem einzelnen Feature konzentrieren wir uns auf die Benutzer­freundlichkeit und den Ge­schäftswert, damit sich die Mitarbeiter auf die Um­setzung konzentrieren können, anstatt sich mit der Technologie herum­zu­schlagen. workai erfordert keine technischen Kenntnisse oder lang­wierigen Implementierungsprozess.

Bei workai arbeiten UX (User Experience) und EX (Employee Experience) zusammen, um Unter­nehmen dabei zu unterstützen, die beste digitale Mitarbeitererfahrung für ihre Belegschaft zu schaffen – ob remote, hybrid oder vor Ort.

Ihr bietet drei unterschiedliche Funktionsumfänge mit workai Intranet, workai Connections und workai Knowledge an. Worin liegt der Unterschied?

Grzegorz: Jedes unserer Produkte ist kom­binierbar, funktioniert aber auch separat um ausgewählte Bereiche zu verbessern:

• workai.Intranet konzentriert sich auf die mitarbeiterzentrierte interne Kommunikation mit Drag-and-Drop-CMS, verschiedenen Content-Typen, Personalisierung, KI-gestützter Suche und Analysen.
  
  
• workai.Connections setzt den Fokus auf Mitarbeiter-Engagement, -Anerkennung und soziale Interaktionen; mit Communities, Posts, Auszeichnungen, Veranstaltungen, Schulungen, Umfragen, Q&As und mehr.
  
  
• workai.Knowledge fokussiert sich auf den Aufbau einer strukturierten, aber variablen Wissensbasis für jeden Zweck – Verkaufswissen, interne Prozesse, Produktwissen und mehr. 

Diese drei Produkte sind nur ein Teil unserer ständig wachsenden DEX-Plattform – wir bieten auch Tools zur Formularerstellung, die mit MS Power Automate verbunden sind, ein Crowd­sourcing-Portal für das Ideen­manage­ment, eine Raumbuchungsapp zur Verwaltung der Unter­nehmens­standorte und vieles mehr.

workai lässt sich als Standalone-Lösung oder in Verbindung mit Microsoft 365 nutzen. Kannst Du uns einen Einblick gewähren, welche Lösung der Großteil Eurer Kunden wählt?

Grzegorz: Wie bereits erwähnt – es gibt ver­schie­dene Fälle, ob M365 an­geschlossen ist oder nicht. Unsere Kunden können M365-Li­zen­zen nur für den Teil der Belegschaft nutzen, der mehr dokumentenorientierte Funktionen und Kolla­borations­funktionen benötigt (z. B. Büro­mit­arbeiter). Darüber hinaus kann dem Rest des Unternehmens, wie z. B. mobile Mitarbeiter, sicheren Zugriff auf die workai-Plattform er­möglicht werden, indem sie kostenlose Azure AD-Konten verwenden.

Ein perfektes Beispiel ist eine Produktionsfirma mit Zehntausenden von Mit­arbeitern oder eine Finanzagentur, die Berater beschäftigt, die außer­halb des Büros arbeiten. Hier können er­heb­liche Einsparungen und viel mehr Flexi­bilität erzielt werden.

Trotz der sofort einsatzbereiten Integration mit SharePoint ist workai weder auf SharePoint noch auf Microsoft 365 angewiesen. Es bietet den vollen Funktionsumfang ohne die unnötigen Zusatzkosten von Office 365-Lizenzen. Das bedeutet, dass Unternehmen trotzdem mit jedem Mitarbeiter kommuni­zieren und sich mit ihm be­schäftigen können. Mit der M365-Integration kön­nen Sie jedoch von mehr Funktionen profi­tieren. Darüber hinaus bleibt SharePoint mit workai unangetastet – es verändert kein Layout, keine Masterpages, Vorlagen oder Websites.

Es gibt weder JavaScript- oder CSS-Injektionen, noch benutzerdefinierte Website-Vorlagen. workai wird auf Azure gehostet und ist, falls ein Unter­nehmen sich dafür entscheidet, mit Micro­soft 365 verbunden. workai kann als ein weiterer M365-Dienst betrachtet werden – genau wie Teams, Yammer oder OneDrive: sicher und integriert. Das bedeutet auch, dass selbst bei einem Ausfall von SharePoint oder einem Microsoft-Update, bei dem Layouts geändert oder einige Funktionen entfernt werden, workai sicher und funk­tions­fähig wie bisher bleibt.

Wie sieht die kombinierte Nutzung von workai in Verbindung mit Microsoft 365 aus? Wie stellt Ihr sicher, dass sich beide Lösungen integrieren lassen?

Grzegorz: Auf der technischen Ebene: Wir inte­grieren workai mit Microsoft auf dem sicher­sten und bequemsten Weg, mit APIs und Diensten (z. B. Microsoft Graph). Damit stellen wir sicher, dass sich unsere Kunden keine Gedanken über Änderungen und Updates von M365 machen müssen. Dieses einzigartige Modell ermöglicht es uns, auch Vor-Ort- und Hybrid-Installationen zu unterstützen, ohne an Qualität und Funktionen einzubüßen. Die Ver­bindung von workai mit M365 bringt Mehrwert – SharePoint-Biblio­theken und -Dokumente, Outlook-Kalender, Exchange-Buchungen, Microsoft Stream, Teams, Power BI, Power Automate und mehr.

Microsoft baut die Funktionen von Microsoft 365 konsequent aus. Wo siehst Du Anwendungsfälle, die zukünftig weiterhin bevorzugt durch SharePoint Add-Ons abgedeckt werden?

Grzegorz: Es gibt immer Raum für mehr geschäftlichen Nutzen und Er­wei­ter­ungen. Unserer Meinung nach erhalten Sie mit M365 eine Plattform mit viel­fältigen Möglichkeiten und einsatzbereiten Tools. Dennoch müssen Unter­nehmen in der Regel fertige Geschäftslösungen erstellen, entwickeln oder anschließen, die einen bestimmten Anwendungsfall abdecken. Dies ist auch der Grund, warum Microsoft so viel Zeit und Ressourcen investiert, um Inte­grations­möglichkeiten und Optionen zur Er­weit­erung der Plattform bereit­zu­stellen. Share­Point-Add-ons können immer noch viele Fälle unterstützen – von einfachen Funktionen bis hin zu voll funktionsfähigen Geschäfts­an­wen­dungen.

Was sind für Dich die drei wichtigsten Bausteine erfolgreicher Intranets?

Grzegorz: Such- und Informationsarchitektur, Benutzerfreundlichkeit und Analytics.

Wenn alles zusammenkommt, können Unternehmen die Menschen in ihren unterschiedlichen Arbeitsumgebungen erfolgreich informiert, engagiert und vernetzt halten, die Wirkung messen und schneller handeln.

Welche Zukunftsthemen im Intranet siehst Du?

Grzegorz: Von Seiten der Mitarbeiter: Intelli­gentere und vorausschauende Persona­lisierung, sodass die Mitarbeiter immer relevante Informationen erhalten; Wissens-Chatbots, die Fragen direkt aus der Wissens­datenbank des Unternehmens be­antworten; mehr Videos und mehr Podcasts.

Von der Seite des Intranet-Managers: Interne Marketing-Automatisierung, so dass die Mit­arbeiter interne Informationskampagnen auf der Grundlage des Verhaltens und der Aktionen der Benutzer einrichten können; intelligentere und vorausschauende Analysen.

Abschließend: Was ist Eure Produkt­strategie für die Zukunft? Wie geht es weiter?

Grzegorz: Nun, die vorhergehende Frage beantwortet diese teilweise 😉 Das Ziel ist es, den gesamten Bereich der digitalen Mit­arbeitererfahrung anzu­sprech­en – von Onboarding über Kommunikation, Community, Engagement, Gamification, Prozesse, Wissens­vermittlung bis hin zum Offboarding des Mit­arbeiters und der Entwicklung zum Marken­helden.

Wir entwickeln workai kontinuierlich weiter, um unserer Roadmap, den Er­wartungen unserer Kunden und den neuesten Trends gerecht zu werden. Also erwartet Sie jeden Monat neue spannende Dinge!

Vielen Dank für die Einblicke und das spannende Gespräch 👌