Wir sprechen mit Charlotte Reimann von Microsoft Deutschland über das Neue Arbeiten und welche Rolle der Digitale Arbeitsplatz dabei spielt.

Einen Tag über Deine Schulter geblickt, was würden wir erleben?

Charlotte: Meistens beginnt mein Arbeitstag damit, dass ich relativ klassisch meine Mails checke und mir ansehe, was im Tool Microsoft Teams passiert ist. Da wir natürlich eng mit unserem Mutterkonzern in Redmond zusammenarbeiten, ist es wegen der Zeitverschiebung oft so, dass über Nacht einiges passiert. Wir werden zum Beispiel über neue Ankündigungen informiert, unsere Anfragen werden beantwortet, Termine ausgemacht und so weiter. Innerhalb des Teams haben wir ausgemacht, dass wir keine Mails mehr schreiben, sondern die schriftliche Kommunikation über Microsoft Teams läuft. Das geht schneller, ist übersichtlicher und schont unsere Inboxen. Der einzig wirklich fixe Termin jeden Tag ist unser Redaktionscall um 9:30 Uhr, bei dem sich das Kommunikationsteam darüber austauscht, was am Tag ansteht. Das können zum Beispiel Aussände oder Veranstaltungen sein.

Wie es danach weitergeht, ist wirklich super unterschiedlich. An manchen Tagen fahre ich vor dem Redaktionscall ins Office, an manchen danach, an anderen bleibe ich zuhause oder bin unterwegs. Wir haben bei Microsoft Vertrauensarbeitszeit und Vertrauensarbeitsort. Das heißt, wir können alle arbeiten, wann es uns am besten passt und wo es am besten passt.

Was verstehst Du unter „das Neue Arbeiten“?

Charlotte: Neues Arbeiten ist aus meiner Sicht vor allem eine Kulturfrage. Mitarbeiter*innen lassen sich nicht in Schubladen quetschen, sie haben unterschiedliche Bedürfnisse, wenn es darum geht, produktiv zu sein. Einige haben lieber Trubel um sich, andere brauchen ihre Ruhe. Wenn Unternehmen möchten, dass die Mitarbeiter*innen innovativ sind, neue Ideen vorantreiben und komplizierte Probleme lösen, dann müssen sie das auch fördern. Und das passiert sicher nicht dadurch, dass die Leute zu festen Zeiten neben ihren Festnetztelefonen sitzen müssen und dann die Person befördert wird, die am meisten Überstunden macht. Flexibilität und Vertrauen sind aus meiner Sicht die Stichwörter. Wenn Unternehmen den eigenen Mitarbeiter*innen nicht vertrauen und auf Kontrolle statt Eigenverantwortung setzen, wirkt sich das negativ auf die Motivation und das Engagement aus. Wichtig: ich rede hier von den sogenannten Wissensarbeiter*innen, also solchen Leuten, die klassische Bürojobs machen. Dass die Bedingungen beispielsweise in Supermärkten oder Krankenhäusern völlig anders sind, ist klar. Aber auch in den Branchen gibt es natürlich Ansätze für Neues Arbeiten.

Wie wichtig ist Dir Dein Digitaler Arbeitsplatz? Welche Vorteile siehst Du?

Charlotte: Ich merke, dass der Digitale Arbeitsplatz sowohl meine Motivation als auch meine Produktivität erheblich steigert. Ob ich im Büro, auf der Couch, im Zug oder im Café bin, ist im Grunde egal, denn ich habe alle Arbeitsmaterialien dabei. Sämtliche Dateien sind in der Cloud gespeichert und über Tools wie Microsoft Teams erreiche ich die Kolleg*innen schnell und einfach.

Wie setzt Ihr Office 365 für die Kommunikation und Zusammenarbeit im Unternehmen ein?

Charlotte: Teams ist unser zentrales Kommunikationstool, das ja bekanntlich auf Sharepoint basiert. Als es eingeführt wurde, wurden bewusst keine Guidelines gegeben, wie wir Teams zu benutzen haben. Mit der Zeit haben sich aber einige Routinen etabliert. Beispielsweise heißt bei uns im Team ein „like“ unter einem Beitrag, dass der Beitrag gelesen wurde.

Teams wird vor allem in Projektteams eingesetzt, beispielsweise bei einem Produktlaunch oder zu einem bestimmten Thema. Ich habe auch mit den Kolleg*innen aus unserer Presseagentur ein Team über das wir uns abstimmen und Texte koordinieren. Dort haben wir auch Planner als Tool fürs Projektmanagement eingebunden.

Für die unternehmensweite Kommunikation nutzen wir in erster Linie Yammer, da geht es dann etwa um Themen wie große Ankündigungen oder Personalnews.

Zusätzlich haben wir auch ein Intranet, in dem die wichtigsten Links eingebunden sind. Das Intranet basiert ebenfalls auf Sharepoint und es gab erst kürzlich einen Relaunch.

Wozu werden SharePoint, Teams und Co. von den Mitarbeitern hauptsächlich genutzt?

Charlotte: Es lässt sich schwer sagen, wozu sie hauptsächlich genutzt werden, weil die Aufgaben bei uns sehr unterschiedlich sind. In meinem Alltag nutze ich Teams vor allem zur Abstimmung mit Kolleg*innen, zum gemeinsamen Bearbeiten von Dokumenten und zum Projektmanagement. Dass die Kalender zwischen Outlook und Teams automatisch synchronisiert werden und man auch direkt aus Teams heraus telefonieren und chatten kann, ist praktisch und spart Zeit, weil man nicht ständig zwischen Anwendungen wechseln muss.

Was gefällt Dir besonders gut an Office 365? Welche zwei Funktionen sind Dir am wichtigsten und warum?

Charlotte: Ich mag sehr gerne, dass bei Office 365 die unterschiedlichen Apps so gut miteinander verbunden sind: ich kriege einen Termin über Outlook und kann mich direkt über Teams einwählen. Wir werten unsere Kommunikationsaktivitäten mit Power Bi aus und sehen täglich in Teams, wie die einzelnen Maßnahmen performen. Dass ich nicht zwischen den unterschiedlichen Apps hin und her wechseln muss, ist für mich ein Riesenvorteil. Dabei ist man ja nicht auf Microsoft-Anwendungen beschränkt, auch Anwendungen von Drittanbietern lassen sich leicht integrieren. Wer gerne mit Trello, Asana etc. arbeitet, kann das auch problemlos einbinden.

Was sollte man bei der Einführung von Office 365 beachten? Wie habt Ihr es gemacht?

Charlotte: Gute Frage, als ich vor ungefähr dreieinhalb Jahren bei Microsoft angefangen habe, war Office 365 natürlich längst im Einsatz. Die letzte große Neueinführung eines Tools und gleichzeitig die erste, die ich bei Microsoft mitgemacht habe, war Teams. Wie schon oben gesagt, haben wir keine strikten Vorgaben bekommen, wie wir Teams nutzen sollten.

Teams ist unser eigenes Tool und natürlich war bei uns im Unternehmen schon viel Aufmerksamkeit auf dem Thema. Trotzdem haben wir allerlei Aktionen gehabt, um die Mitarbeiter*innen mitzunehmen und Best Practices zu teilen. Unternehmensweit gibt es zum Beispiel die so genannten „Teams Champs“. Diese Champs kommen aus allen möglichen Bereichen und sollen ihren Kolleg*innen mit Rat und Tat zur Seite stehen und Ansprechpartner*innen sein. Im Gegenzug bekommen sie einige neue Produktfeatures früher als alle anderen. Darüber hinaus wurden Fragesessions durchgeführt, Videos gedreht, auf Yammer Tipps geteilt und vieles mehr. Wichtig ist, dass die Leute verstehen, was es ihnen bringt und wie neue Tools die Arbeit erleichtern können. Eine gewisse Offenheit ist dafür natürlich auch nötig.

Welchen Unternehmen kannst Du Office 365 empfehlen?

Charlotte: Office 365 richtet sich weder an bestimmte Branchen noch an spezielle Unternehmensgrößen. Es hat Millionen Nutzer*innen weltweit: von Privatleuten und NGOs über kleine Unternehmen bis hin zu Großkonzernen. Dabei können die eingesetzten Versionen natürlich unterschiedlich sein, weil manche Anwendungsszenarien beispielsweise nur in größeren Unternehmen sinnvoll oder möglich sind.

Abschließend: Was ist Eure Vision für die Zukunft? Wie geht es weiter?

Charlotte: Sicher wird es in naher Zukunft noch viel mehr KI-basierte Features in Office 365 geben. Jetzt haben wir zum Beispiel schon den PowerPoint Designer, der automatisch Folien erstellt oder den Microsoft Translator, der in Echtzeit Sprache übersetzt. Ich bin sicher, dass das noch zunehmen wird und uns Technologie immer mehr von den langweiligen und zeitfressenden Aufgaben abnehmen wird. Sodass uns mehr Zeit bleibt für die Dinge, die wir besser können als Maschinen und Programme: Kreativität und Neugier.