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Nachgefragt: Oliver Bibo gibt Einblicke in Xelos
19
Aug 2020

Nachgefragt: Oliver Bibo gibt Einblicke in Xelos

Wir begr√ľ√üen Oliver Bibo von XELOS zu unserer Interviewreihe Nachgefragt. Bevor wir exklusive Einblicke in XELOS erhalten, sei doch bitte so nett und stell Dich unseren Lesern vor.

Oliver: Geboren bin ich in Wiesbaden und lebe dort mit meiner Familie. Zu dem Thema Social Intranet hatte ich erstmals 2012 Ber√ľhrung. Ich war damals auf der Suche nach einer Alter¬≠native zu dem typischen E-Mail Ping-Pong und den oft damit einhergehenden Medien¬≠br√ľchen. Ich empfand das im Betriebs¬≠ablauf als gro√ües Hemmnis. Ja, und so hat mich dann mein Weg in 2016 zu der BLUEEND AG, dem Unter¬≠nehmen hinter XELOS, gef√ľhrt. Dort ver¬≠ant¬≠worte ich von Beginn an den Aufbau des Partnerbereichs in der DACH-Region. Aufgrund meiner eigenen Erfahrungen vor meiner Zeit bei der BLUEEND AG, bin ich mit viel Leiden¬≠schaft und gro√üem Interesse an dem Thema dran. Meiner Erfahrung nach geht sehr viel Zeit f√ľr sich st√§ndig wieder¬≠holenden T√§tig¬≠keiten oder f√ľr die Suche nach Infor¬≠mationen verloren. Zeit, die an anderer Stelle fehlt. Die Vor¬≠stellung mit XELOS Menschen bei der Arbeit Sinn stiftend zu unterst√ľtzen bereitet mir sehr viel Freude!

Einen Tag √ľber Deine Schulter geblickt, was w√ľrden wir erleben?

Oliver: Ein typischer Tag beginnt damit, dass ich erst einmal neue Anfragen seitens der Partner sowie die aus dem Direkt¬≠vertrieb bearbeite. Anschlie√üend schaue ich auf unserem Dashboard nach Updates der Kollegen, dann in die f√ľr mich relevanten Teams-Channels. Dann kommt der Blick auf meine Kalender¬≠eintr√§ge sowie die To-Dos. Ist das erledigt, hole ich mir einen Kaffee. W√§hrend ich diesen genie√üe schaue ich in meine News¬≠letter rein. In der Regel ist die Woche so organisiert, dass ich thematische Bl√∂cke bilde, an welchen ich mich orientiere. Das ist dann so geplant, dass ich auf Unerwartetes reagieren kann.

Was ist Eure Mission mit XELOS? Welchen Pain Point löst Ihr bei Euren Kunden besonders gut?

Oliver: Es gibt Unternehmen, die eine Konsolidierung ihrer Tool-Landschaft anstreben. Die haben f√ľr viele Anwendungs¬≠szenarien je ein eigen¬≠st√§ndiges Tool. Diese sind dann √ľber Schnitt¬≠stellen untereinander verkn√ľpft. Irgend¬≠wann kommen solche Konstrukte an Grenzen. F√ľr solche Kunden sind wir praktisch wie ein Schweizer Taschen¬≠messer – f√ľr jede Aufgabe gibt es ein Werkzeug im gleichen Set ‚Äď alles aus einer Hand. Dann gibt es Unternehmen, die noch ganz am Anfange ihrer digitalen Reise stehen. Hier sind oft Excel-Listen f√ľr alles M√∂gliche im Einsatz. Bei solchen Unternehmen besteht die Heraus¬≠forderung darin, die vielen Kunden¬≠w√ľnsche in eine √∂konomisch ver¬≠n√ľnftige System¬≠anforderung zu √ľberf√ľhren, welche gleich¬≠zeitig die Organisation nicht √ľberlastet. Ich w√ľrde sagen, das ist vielleicht mit der Rolle eines Digital Enabler zu vergleichen.

Ihr bietet zwei unterschiedliche Produkte mit XELOS Pro und XELOS Start an. Worin liegt der Unterschied?

Oliver: Der Unterschied liegt vor allem in dem Funktions¬≠umfang. XELOS Start adressiert vor allem kleine Teams und Start-Ups, welche ‚Äěquick and dirty‚Äú eine ver¬≠n√ľnftige Kommuni¬≠kations¬≠basis, ohne gro√üen Konfigurations¬≠aufwand ben√∂tigen. Sie ist im Grunde auf die typischen Kern¬≠funktionen wie Gruppen, Chats, Aufgaben, Dokumenten¬≠ablage etc. ausgelegt. Zudem handelt es sich hier um ein reines Cloud-Produkt aus unserer Infra¬≠struktur in Frankfurt.

XELOS Pro kann zum einen als OnPrem-Variante, wie auch als SaaS-L√∂sung in einer Private Cloud betrieben werden. √úber verschiedene Schnittstellen kann man Drittsysteme, wie z. B. ein ERP, anbinden. Seit dem vergangenen Jahr ist XELOS Pro in der Lage Inhalte, wie z. B. den Chat oder das Wiki live zu √ľbersetzen. Das ist vor allem f√ľr Unternehmen interessant, welche in einem internationalen Umfeld agieren. Hinzu kommt noch die Skalierbarkeit auf sehr gro√üe Nutzermengen, wie auch eine sehr granulare Verrechtung auf der Ebene von Gruppen und Nutzern. Eine gro√üe St√§rke von XELOS Pro ist zudem die M√∂glichkeit eigene Workflows zu definieren.

W√ľrdest Du sagen, dass die generelle Nachfrage nach OnPrem-L√∂sungen in Deutschland eher ab oder sogar zunimmt? Was k√∂nnten die Gr√ľnde sein?

Oliver:

Die Verlagerung der Nachfrage von einer OnPrem-Lösung hin zu einer Cloud-Lösung ist klar erkennbar.

Deshalb bieten wir XELOS Pro auch als SaaS-L√∂sung in einer Private Cloud an. Wir beo¬≠bachten zudem einen anhaltenden Bedarf nach eigener Souver√§nit√§t hinsichtlich der Daten¬≠haltung. F√ľr solche Unternehmen ist es undenkbar darauf zu vertrauen, dass die Daten von einem Ab¬≠kommen zwischen der EU und den USA gesch√ľtzt werden. Allerdings ist auch der nach¬≠fragenden Seite klar, dass skalierbare L√∂sungen aus der Cloud eindeutig Vorteile haben ‚Äď Wenn Verf√ľg¬≠barkeit und Rechts¬≠sicherheit klar geregelt sind!

Microsoft 365 hält in immer mehr Unternehmen Einzug. Wie ist Eure Strategie in Bezug auf Microsoft 365 und XELOS?

Oliver: Hier fahren wir ganz klar einen integrativen Ansatz! Die Frage ob MS 365 oder XELOS stellt sich nicht. Angefangen mit den klassischen Office-Produkten √ľber Teams bis hin zu Azure f√ľgt sich das √Ėkosystem von MS 365 wunderbar an XELOS an. Hier spielt XELOS seine St√§rke als zentraler Zugangs¬≠punkt zu anderen Anwendungen, wie z.B. MS 365, aus.

Was sind f√ľr Dich die drei wichtigsten Bausteine erfolgreicher Intranets?

Oliver: Wichtig zu verstehen ist erst einmal, dass erfolgreiche Intranets davon leben, dass die Menschen in den Organisationen mitmachen. Das wiederum setzt voraus, dass sie schon in den Anf√§ngen eingebunden werden. Das schafft vor allem Identit√§t, das ist wichtig! Technisch gesehen muss ein Intranet vor allem an den Bed√ľrfnissen der Mehr¬≠heit der User umgesetzt werden, so dass sie es tats√§chlich auch als Arbeits¬≠werkzeug begreifen und nutzen.

Ein Intranet ist keine Sache, welche man einmal anschafft, in Betrieb nimmt und dann läuft das schon irgendwie.

Hier benötigt es klare Verant­wortlichkeiten innerhalb der Organisation, welche die Ent­wicklung inhaltlich sowie organisatorisch begleitet.

Welche zwei Funktionen von XELOS werden von den Nutzern am meisten genutzt? Was k√∂nnten die Gr√ľnde sein?

Oliver: XELOS wird von Unternehmen sehr unter¬≠schiedlicher Branchen und Gr√∂√üe eingesetzt und vom Aufbau und Konfi¬≠guration stets an die Bed√ľrfnisse unserer Kunden hin angepasst. Es ist daher gar nicht so einfach zu sagen welche die am meisten genutzte Funktionen sind. Zwei Aspekte, die aber eigentlich immer bei den Anforderungen mit eine wichtige Rolle spielen, sind die Unter¬≠st√ľtzung der internen Kommunikation (z.B. durch News und Forum) sowie die Zusammen¬≠arbeit in Projekt¬≠gruppen. In den Gruppen k√∂nnen Kollegen dann an Dokumenten, Aufgaben und Wikis zusammenarbeite.

Die meisten Unternehmen haben das gro√üe Potential von Social Workspaces und Intranets erkannt, diese beiden Aspekte zu unterst√ľtzen und durch die technische Erreich¬≠barkeit und Flexi¬≠bilit√§t des Systems zu verbessern. Jeder Kunde erweitert diese allgemeinen Aspekte in der Regel dann durch jeweils spezi¬≠fische Funktionen f√ľr den eigenen Anwendungs¬≠fall.

Welche Zukunftsthemen im Intranet siehst Du?

Oliver: Wir sind mit unserer Lösung XELOS nun schon viele Jahre am Markt und die wichtigsten Themen ergeben sich meist aufgrund von entweder soziokulturellen Herausforderungen oder neuen techno­logischen Möglich­keiten und Trends.

Durch die aktuelle Gesundheits¬≠krise hat z. B. die Bedeutung von Homeoffice und flexiblen New Work Ans√§tzen stark zugenommen. Gerade das dezentrale Zusammen¬≠arbeiten in Gruppen und an Projekten von unterschied¬≠lichen Ger√§ten aus, steht hier oft im Mittel¬≠punkt. Die M√∂glichkeit eine Bring Your Own Device Strategie sicher und schnell umzusetzen war hier f√ľr viele XELOS Kunden ein echter Vorteil.

Wo vorher in vielen Unternehmen Intranets oft stärker von Abteilungen mit PC-Arbeits­plätzen genutzt wurden, gab es nun auch viele Kunden, die verstärkt die Möglichkeiten der internen Kommunikation gepusht haben. Besonders die Verteilung wichtiger Neuig­keiten an alle Mitarbeiter des Unternehmens stand hier im Vorder­grund. Hier sehen wir einen Trend einige Funktionen der traditionellen Systeme auch stärker als Mitarbeiter-App anzubieten.

Im technologischen Bereich sind die Anforderungen an die Plattformen bezgl. Daten¬≠sicherheit, Auditierung und der Flexibilit√§t der Systeme sp√ľrbar gestiegen. Diese Themen sind f√ľr die meisten Nutzer einer Plattform oft nicht direkt sichtbar, stellen aber wichtige An¬≠for¬≠derungen an moderne Systeme dar, die durch IT-Entscheider, Gesch√§fts¬≠f√ľhrungen und Betriebsr√§te genau gepr√ľft werden.

Abschlie√üend: Was ist Eure Produkt¬≠strategie f√ľr die Zukunft? Wie geht es weiter?

Oliver: In diesem Jahr konzentrieren wir uns mit unserer Produkt­strategie haupt­sächlich auf drei Punkte:

  • Ausbau unserer Cloud-Infra¬≠struktur. Seit diesem Sommer bieten wir auch unsere gr√∂√üeren XELOS PRO Systeme in einer brandneuen Cloud-Infra¬≠struktur an. Das erleichtert viele Prozesse und erm√∂glicht eine flexiblere Skalierung der Systeme und bessere Reaktion auf sich √§ndernde Anforderungen.

  • Roll-out von XELOS 9 im Oktober mit der Implemen¬≠tierung neuer Technologien und Funktionen, um auch die oben angesprochenen Trends f√ľr unsere Kunden umzusetzen. Auch eine leichtere Integration mit MS 365 wird dann m√∂glich sein.

  • Verbesserung der User-Experience f√ľr alle XELOS Kunden, Neu- und Bestands¬≠kunden. Bereits im vergangenen Jahr haben wir mit unseren XELOS Tours die M√∂glichkeit f√ľr ein einfacheres Onboarding der Nutzer geschaffen. Dies bauen wir zum einen funktional aus, verst√§rken aber auch gleichzeitig den Fokus auf die Nutzer¬≠freundlich¬≠keit unserer Plattform. Beispiels¬≠weise wird XELOS 9 √ľber eine von Grund auf √ľber¬≠arbeitete Nutzer¬≠oberfl√§che und Apps verf√ľgen.

Vielen Dank f√ľr die Einblicke und das spannende Gespr√§ch ūüĎĆ