Wir begrüßen Oliver Bibo von XELOS zu unserer Interviewreihe Nachgefragt. Bevor wir exklusive Einblicke in XELOS erhalten, sei doch bitte so nett und stell Dich unseren Lesern vor.

Oliver: Geboren bin ich in Wiesbaden und lebe dort mit meiner Familie. Zu dem Thema Social Intranet hatte ich erstmals 2012 Berührung. Ich war damals auf der Suche nach einer Alter­native zu dem typischen E-Mail Ping-Pong und den oft damit einhergehenden Medien­brüchen. Ich empfand das im Betriebs­ablauf als großes Hemmnis. Ja, und so hat mich dann mein Weg in 2016 zu der BLUEEND AG, dem Unter­nehmen hinter XELOS, geführt. Dort ver­ant­worte ich von Beginn an den Aufbau des Partnerbereichs in der DACH-Region. Aufgrund meiner eigenen Erfahrungen vor meiner Zeit bei der BLUEEND AG, bin ich mit viel Leiden­schaft und großem Interesse an dem Thema dran. Meiner Erfahrung nach geht sehr viel Zeit für sich ständig wieder­holenden Tätig­keiten oder für die Suche nach Infor­mationen verloren. Zeit, die an anderer Stelle fehlt. Die Vor­stellung mit XELOS Menschen bei der Arbeit Sinn stiftend zu unterstützen bereitet mir sehr viel Freude!  

Einen Tag über Deine Schulter geblickt, was würden wir erleben?

Oliver: Ein typischer Tag beginnt damit, dass ich erst einmal neue Anfragen seitens der Partner sowie die aus dem Direkt­vertrieb bearbeite. Anschließend schaue ich auf unserem Dashboard nach Updates der Kollegen, dann in die für mich relevanten Teams-Channels. Dann kommt der Blick auf meine Kalender­einträge sowie die To-Dos. Ist das erledigt, hole ich mir einen Kaffee. Während ich diesen genieße schaue ich in meine News­letter rein. In der Regel ist die Woche so organisiert, dass ich thematische Blöcke bilde, an welchen ich mich orientiere. Das ist dann so geplant, dass ich auf Unerwartetes reagieren kann.

Was ist Eure Mission mit XELOS? Welchen Pain Point löst Ihr bei Euren Kunden besonders gut?

Oliver: Es gibt Unternehmen, die eine Konsolidierung ihrer Tool-Landschaft anstreben. Die haben für viele Anwendungs­szenarien je ein eigen­ständiges Tool. Diese sind dann über Schnitt­stellen untereinander verknüpft. Irgend­wann kommen solche Konstrukte an Grenzen. Für solche Kunden sind wir praktisch wie ein Schweizer Taschen­messer – für jede Aufgabe gibt es ein Werkzeug im gleichen Set – alles aus einer Hand. Dann gibt es Unternehmen, die noch ganz am Anfange ihrer digitalen Reise stehen. Hier sind oft Excel-Listen für alles Mögliche im Einsatz. Bei solchen Unternehmen besteht die Heraus­forderung darin, die vielen Kunden­wünsche in eine ökonomisch ver­nünftige System­anforderung zu überführen, welche gleich­zeitig die Organisation nicht überlastet. Ich würde sagen, das ist vielleicht mit der Rolle eines Digital Enabler zu vergleichen.

Ihr bietet zwei unterschiedliche Produkte mit XELOS Pro und XELOS Start an. Worin liegt der Unterschied?

Oliver: Der Unterschied liegt vor allem in dem Funktions­umfang. XELOS Start adressiert vor allem kleine Teams und Start-Ups, welche „quick and dirty“ eine ver­nünftige Kommuni­kations­basis, ohne großen Konfigurations­aufwand benötigen. Sie ist im Grunde auf die typischen Kern­funktionen wie Gruppen, Chats, Aufgaben, Dokumenten­ablage etc. ausgelegt. Zudem handelt es sich hier um ein reines Cloud-Produkt aus unserer Infra­struktur in Frankfurt.

XELOS Pro kann zum einen als OnPrem-Variante, wie auch als SaaS-Lösung in einer Private Cloud betrieben werden. Über verschiedene Schnittstellen kann man Drittsysteme, wie z. B. ein ERP, anbinden. Seit dem vergangenen Jahr ist XELOS Pro in der Lage Inhalte, wie z. B. den Chat oder das Wiki live zu übersetzen. Das ist vor allem für Unternehmen interessant, welche in einem internationalen Umfeld agieren. Hinzu kommt noch die Skalierbarkeit auf sehr große Nutzermengen, wie auch eine sehr granulare Verrechtung auf der Ebene von Gruppen und Nutzern. Eine große Stärke von XELOS Pro ist zudem die Möglichkeit eigene Workflows zu definieren.

Würdest Du sagen, dass die generelle Nachfrage nach OnPrem-Lösungen in Deutschland eher ab oder sogar zunimmt? Was könnten die Gründe sein?

Oliver:

Die Verlagerung der Nachfrage von einer OnPrem-Lösung hin zu einer Cloud-Lösung ist klar erkennbar.

Deshalb bieten wir XELOS Pro auch als SaaS-Lösung in einer Private Cloud an. Wir beo­bachten zudem einen anhaltenden Bedarf nach eigener Souveränität hinsichtlich der Daten­haltung. Für solche Unternehmen ist es undenkbar darauf zu vertrauen, dass die Daten von einem Ab­kommen zwischen der EU und den USA geschützt werden. Allerdings ist auch der nach­fragenden Seite klar, dass skalierbare Lösungen aus der Cloud eindeutig Vorteile haben – Wenn Verfüg­barkeit und Rechts­sicherheit klar geregelt sind!

Microsoft 365 hält in immer mehr Unternehmen Einzug. Wie ist Eure Strategie in Bezug auf Microsoft 365 und XELOS?

Oliver: Hier fahren wir ganz klar einen integrativen Ansatz! Die Frage ob MS 365 oder XELOS stellt sich nicht. Angefangen mit den klassischen Office-Produkten über Teams bis hin zu Azure fügt sich das Ökosystem von MS 365 wunderbar an XELOS an. Hier spielt XELOS seine Stärke als zentraler Zugangs­punkt zu anderen Anwendungen, wie z.B. MS 365, aus.

Was sind für Dich die drei wichtigsten Bausteine erfolgreicher Intranets?

Oliver: Wichtig zu verstehen ist erst einmal, dass erfolgreiche Intranets davon leben, dass die Menschen in den Organisationen mitmachen. Das wiederum setzt voraus, dass sie schon in den Anfängen eingebunden werden. Das schafft vor allem Identität, das ist wichtig! Technisch gesehen muss ein Intranet vor allem an den Bedürfnissen der Mehr­heit der User umgesetzt werden, so dass sie es tatsächlich auch als Arbeits­werkzeug begreifen und nutzen.

Ein Intranet ist keine Sache, welche man einmal anschafft, in Betrieb nimmt und dann läuft das schon irgendwie.

Hier benötigt es klare Verant­wortlichkeiten innerhalb der Organisation, welche die Ent­wicklung inhaltlich sowie organisatorisch begleitet.

Welche zwei Funktionen von XELOS werden von den Nutzern am meisten genutzt? Was könnten die Gründe sein?

Oliver: XELOS wird von Unternehmen sehr unter­schiedlicher Branchen und Größe eingesetzt und vom Aufbau und Konfi­guration stets an die Bedürfnisse unserer Kunden hin angepasst. Es ist daher gar nicht so einfach zu sagen welche die am meisten genutzte Funktionen sind. Zwei Aspekte, die aber eigentlich immer bei den Anforderungen mit eine wichtige Rolle spielen, sind die Unter­stützung der internen Kommunikation (z.B. durch News und Forum) sowie die Zusammen­arbeit in Projekt­gruppen. In den Gruppen können Kollegen dann an Dokumenten, Aufgaben und Wikis zusammenarbeite.

Die meisten Unternehmen haben das große Potential von Social Workspaces und Intranets erkannt, diese beiden Aspekte zu unterstützen und durch die technische Erreich­barkeit und Flexi­bilität des Systems zu verbessern. Jeder Kunde erweitert diese allgemeinen Aspekte in der Regel dann durch jeweils spezi­fische Funktionen für den eigenen Anwendungs­fall.

Welche Zukunftsthemen im Intranet siehst Du?

Oliver: Wir sind mit unserer Lösung XELOS nun schon viele Jahre am Markt und die wichtigsten Themen ergeben sich meist aufgrund von entweder soziokulturellen Herausforderungen oder neuen techno­logischen Möglich­keiten und Trends.

Durch die aktuelle Gesundheits­krise hat z. B. die Bedeutung von Homeoffice und flexiblen New Work Ansätzen stark zugenommen. Gerade das dezentrale Zusammen­arbeiten in Gruppen und an Projekten von unterschied­lichen Geräten aus, steht hier oft im Mittel­punkt. Die Möglichkeit eine Bring Your Own Device Strategie sicher und schnell umzusetzen war hier für viele XELOS Kunden ein echter Vorteil.

Wo vorher in vielen Unternehmen Intranets oft stärker von Abteilungen mit PC-Arbeits­plätzen genutzt wurden, gab es nun auch viele Kunden, die verstärkt die Möglichkeiten der internen Kommunikation gepusht haben. Besonders die Verteilung wichtiger Neuig­keiten an alle Mitarbeiter des Unternehmens stand hier im Vorder­grund. Hier sehen wir einen Trend einige Funktionen der traditionellen Systeme auch stärker als Mitarbeiter-App anzubieten.

Im technologischen Bereich sind die Anforderungen an die Plattformen bezgl. Daten­sicherheit, Auditierung und der Flexibilität der Systeme spürbar gestiegen. Diese Themen sind für die meisten Nutzer einer Plattform oft nicht direkt sichtbar, stellen aber wichtige An­for­derungen an moderne Systeme dar, die durch IT-Entscheider, Geschäfts­führungen und Betriebsräte genau geprüft werden.

Abschließend: Was ist Eure Produkt­strategie für die Zukunft? Wie geht es weiter?

Oliver: In diesem Jahr konzentrieren wir uns mit unserer Produkt­strategie haupt­sächlich auf drei Punkte:

• Ausbau unserer Cloud-Infra­struktur. Seit diesem Sommer bieten wir auch unsere größeren XELOS PRO Systeme in einer brandneuen Cloud-Infra­struktur an. Das erleichtert viele Prozesse und ermöglicht eine flexiblere Skalierung der Systeme und bessere Reaktion auf sich ändernde Anforderungen.
  
  
• Roll-out von XELOS 9 im Oktober mit der Implemen­tierung neuer Technologien und Funktionen, um auch die oben angesprochenen Trends für unsere Kunden umzusetzen. Auch eine leichtere Integration mit MS 365 wird dann möglich sein.
  
  
• Verbesserung der User-Experience für alle XELOS Kunden, Neu- und Bestands­kunden. Bereits im vergangenen Jahr haben wir mit unseren XELOS Tours die Möglichkeit für ein einfacheres Onboarding der Nutzer geschaffen. Dies bauen wir zum einen funktional aus, verstärken aber auch gleichzeitig den Fokus auf die Nutzer­freundlich­keit unserer Plattform. Beispiels­weise wird XELOS 9 über eine von Grund auf über­arbeitete Nutzer­oberfläche und Apps verfügen.
  
  

Vielen Dank für die Einblicke und das spannende Gespräch 👌