Wir begrüßen Dennis Sponholz von C&A – einem familiengeführten Bekleidungsunternehmen aus Düsseldorf. 

Dennis, stell Dich unseren Lesern bitte kurz vor.

Dennis: Mein Name ist Dennis Sponholz und ich arbeite bei C&A als Digital Communications Manager. Ich verantworte neben den internen digitalen Kanälen, wie dem Intranet und den Displays, vor allem auch die Unter­nehmens­webseite sowie unseren LinkedIn- und Twitter-Kanal.

Bei C&A arbeite ich, um die digitale Trans­formation der Kommunikation voran­zutreiben. Mein Erfolg misst sich daran, wie gut unsere Leser­schaft neue und innovative Digital­formate annimmt. Dabei fahren wir momentan eine hybride Strategie aus eher klassischen Formaten, wie dem E-Mail-Versand, und neueren Formaten, wie kurze Videos oder Vlogs.

Wie sieht bei Dir ein typischer Arbeits­­alltag aus?

Dennis: Ich beginne meist damit ins Intranet zu schauen, ob dort neue Kommentare oder Likes zu unseren Artikeln aufgetaucht sind. Gerade im Bereich „Employee Engagement Content“ ist es uns wichtig eine hohe Relevanz zu erzielen. Insbesondere bei unseren „Top Stories“ versuchen wir durch einen Cross-Channel-Ansatz die Leute auf verschiedenen Wegen mit konsistenten Messages zu erreichen. Das schaffen wir, indem wir beispiels­weise auch immer die Kantinen­bildschirme bespielen. Danach checke ich meistens unsere Social-Media-Kanäle nach neuen Anfragen und Postings oder suche nach Themen, die gerade relevant sind.

Welche Software­­lösung setzt Ihr für die Kommunikation und Zusammenarbeit im Unter­nehmen ein?

Dennis: Aktuell wird bei uns im Unternehmen SharePoint Online als klassisches Intranet ein­gesetzt. Für die Zusammen­arbeit nutzen wir die etwas älteren Systeme IBM Connections und Domino / IBM Notes. Beide haupt­sächlich in Eigen­entwicklung aufgebauten Systeme könnten jedoch in den nächsten Jahren schrittweise durch Standard­software ersetzt werden. Hierzu gab es in der Vergangen­heit verschiedene Ansätze, die aber noch nicht durch­geführt wurden.

Wurde SharePoint Online auch als Kollaborations­plattform getestet?

Dennis: Das war zunächst nicht vor­gesehen. Der Projektumfang, insbesondere die erweiterten Lizenz­kosten, waren damals nicht budgetiert, da wir andere Prioritäten hatten. Darüber hinaus gibt es Bedenken hinsichtlich der Performanz einer reinen Cloud-Umgebung. Mit immer komplexeren und weiteren Entwicklungs­anforderungen würde sich dieser Aspekt weiter verschärfen. Für uns ist und bleibt ein hoch performantes System der entscheidende Akzeptanz­faktor für einen erfolg­reichen Roll-Out.

Wie ist die bisherige Akzeptanz von SharePoint Online bei den Mitarbeitern und Redakteuren?

Dennis: Wie angesprochen hadern wir etwas mit der Performance des Systems. Für SharePoint besteht unser vorrangiger Anwendungs­fall darin, die redaktionellen Inhalte an die Mitarbeiter zu transportieren. Da insbesondere die Kommunikation heute von Schnellig­keit, Unkompliziert­heit und Unmittelbar­keit lebt, bietet SharePoint in der jetzigen Konfi­guration zu viele Funktionen an. Es gibt dutzende Wege mit SharePoint das gleiche Ziel zu erreichen. Keine Frage, wenn es um Kolla­boration geht will ich hier ohne weiteres eine Lanze für SharePoint brechen. Ich bin der festen Über­zeugung, dass ein sauber einge­führtes System einen hohen Benefit bringt. Wir haben mit vielen anderen Firmen gesprochen und letztlich ist das Szenario oft das gleiche: In eine bestehende IT-Landschaft mit vielen unterschiedlichen Alt­systemen wird SharePoint als Lösung eingeführt, um die Systeme zu konsolidieren. Es wird also in ein Chaos hinein deployed. Allerdings erfordert es beim Aufräumen viel Geduld und eine gute Idee, um das Chaos zu beseitigen. Beides sollte mitgebracht werden.

Wie viele Mitarbeiter haben Zugriff auf SharePoint Online und IBM Connections? Und wie erhalten die Mitarbeiter aus den Filialen Zugriff auf die Plattformen?

Dennis: Derzeit findet bei uns nur ein Aus­tausch zwischen den europäischen Zentralen und den Landes­zentralen statt. Und dies entspricht auch der Gruppe, die auf SharePoint bzw. IBM Connections Zugriff hat. Filial­mitarbeitern fehlt bisher noch die digitale Identität, die ihnen auch lizenz­technisch einen Zugriff auf SharePoint ermöglichen würde. Selbstverständlich ist es unser Wunsch, dass die Informationen allen Mitarbeitern zeitgleich zur Verfügung stehen. Es gibt hierzu sicherlich unterschiedliche Meinungen, mein Standpunkt dazu ist ganz klar:

Wissensvorsprung und E-Mail-Kaskaden gehören der Vergangenheit an. Informationen sind kein Privileg, sie sind ein Recht des Mitarbeiters. Unsere Aufgabe als Kommuni­kations­abteilung ist es, eben dies sicher­zustellen.

Um schluss­endlich das Problem der fehlenden Verbindung zu unseren Filial­mitarbeitern zu lösen, planen wir die Einführung einer Mitarbeiter-App. Wir glauben übrigens, dass diese dem digitalen Nutzungs­verhalten der Mitarbeiter sehr viel eher entspricht als E-Mails.

Wie habt Ihr die mehr­sprachige Verfüg­barkeit der Inhalte bei SharePoint Online gelöst?

Dennis: Zunächst mussten wir erkennen, dass nicht jeder die gleichen Englisch­kenntnisse besitzt. Das ist keines­falls schlimm, aber es sollte jedem bewusst sein. Daher ist es erforderlich auch immer die Landes­sprache anzubieten. Unser Ansatz ist es, dass wir zentrale Inhalte auf Englisch zur Verfügung stellen, welche dann von lokalen Redakteuren übersetzt werden. Die lokalen Redakteure entscheiden selber welche Inhalte übersetzt werden. Top Stories werden jedoch immer übersetzt.

Am besten wieder die Nutzer­perspektive einnehmen: Jeder kennt und nutzt mittler­weile gut funktionierende Übersetzungs­tools. Auch ein Auto-Translate-Button gehört bei vielen Social-Media-Kanälen inzwischen zum Standard.

Wie seid Ihr redaktionell organisiert?

Dennis: Einmal monatlich haben wir „Editorial Board“-Meetings, bei denen Themen europaweit abgestimmt werden. Es gibt einen europäischen Redaktions­plan, der als Maßgabe für die anderen Länder gilt. Dennoch sind die Inhalte nicht immer gleich. Selbst­verständlich gibt es lokale Themen, die auch europaweit aufgezogen werden.

Gibt es für die Redakteure beim Publizieren von (Unternehmens-)Nachrichten redaktionelle Vorgaben, wie z. B. Freigabeprozesse?

Dennis: Wir hatten zunächst einen technischen Freigabe­prozess, der alle Inhalte einem automatisierten E-Mail-Workflow unterworfen hat. Allerdings war der technische Freigabe­prozess zeit- und nervenraubend, weshalb wir ihn wieder abgeschafft haben. In der Folge haben wir die lokalen Redakteure ermutigt und ermächtigt ihre Inhalte selbstständig zu publizieren. Anfangs hatten die Freigabe­prozesse sicherlich ihre Berechtigung, aber als wir merkten, dass die Kollegen mit den Templates und dem CMS gut zurechtkamen, haben diese rasch ihren Sinn verloren.

Was war die größte Heraus­forderung bei der bisherigen Nutzung von SharePoint Online? Was würdet Ihr im Nachhinein eventuell anders machen?

Dennis: Für uns ist und bleibt die größte Heraus­forderung die Nutzer­akzeptanz. Wie eingangs erwähnt, unser Anwendungs­fall als Kommunikations­abteilung ist wesentlich dynamischer und unmittelbarer, als es noch vor drei Jahren der Fall war.

Mittler­weile stelle ich fest, dass wir ein System verformen, welches ursprünglich einen ganz anderen Zweck hatte.

Die ungelöste Diskrepanz, zwischen dem eigentlichen Zweck des Systems und unseren individuellen Anfor­derungen, wird weiterhin eine große Heraus­forderung bleiben.

Welchen Unternehmen kannst Du SharePoint Online und IBM Connections empfehlen?

Dennis: Meiner Meinung nach hängt es stark vom Anwendungs­fall ab. Wenn ein System hochrelevante Lösungen für bestimmte Heraus­forderungen liefert, dann wird es auch erfolgreich sein. Die Relevanz speist sich aber nicht aus einer bestimmten Demographie. Meine Großmutter ist über 80 und benutzt WhatsApp. Und sie tut dies aus einem bestimmten Grund: Soziale Zugehörig­keit – ein menschliches Grund­bedürfnis. Der gemeinsame Nenner, den auch Social Intranets heute vorweisen müssen, ist die Vernetzung und die Zugehörigkeit zu einer Gruppe. Denn Gruppen bilden sich nicht aus­schließlich anhand der Unternehmens­hierarchie, sondern sind oft projekt­bezogen, flüchtig und semi-privat.

Abschließend: Was ist Eure Vision für die Zukunft? Wie geht es weiter?

Dennis: Wir möchten den sozialen Aspekt stärker ausbauen. Und da wir alle nur Menschen sind, glaube ich nicht, dass es prinzipiell eine Diskrepanz zwischen privatem und beruflichem Nutzer­verhalten gibt. Daher ist unser klares Credo: Ein gut informierter sowie vernetzter Mitarbeiter ist wesentlich produktiver und zufriedener.

Vielen Dank für das Interview!