Wir begrüßen Leonard Tekstra von Kesselheld – dem Online-Heizungsbauer aus Düsseldorf.

Stell Dich doch bitte unseren Lesern einmal kurz vor.

Leonard Tekstra: Ich bin Head of Online Marketing bei Kesselheld. Meine Aufgabe ist es, Angebots­anfragen von Heizungs­kunden über unsere Website zu generieren. Dazu spielen wir sämtliche Tasten der Marketing-Klaviatur: von SEA über SEO bis hin zu Social Media und Display. Ziel ist es, unsere Auffind­bar­keit stetig zu ver­bessern, damit möglichst viele Kunden von unserer Dienst­leistung profitieren können. Zuvor war ich im Online Marketing im Reisesegment von ProsiebenSat.1 tätig und habe als Freelancer verschiedene Unternehmen beraten.

Wie sieht bei Dir ein typischer Arbeitsalltag aus?

Leonard Tekstra: Zuerst checke ich mein E-Mail-Postfach und sortiere die E-Mails nach ihrer Wichtig­keit. Über BambooHR bekomme ich Push-Notifications, wer aus meinem Team heute Urlaub hat oder krank ist. Das hilft mir den Tag zu planen. Der nächste Blick geht in Todoist. Hier schaue ich, welche Tasks auf heute gescheduled sind und informiere mich über den Status aktueller Projekte. Über Slack erhalte ich nicht nur Nach­richten anderer Kessel­helden, sondern auch automatisierte Reportings von Bots. Beispiels­weise Online Marketing KPIs vom Vortag oder Alerts für Er­wähn­ungen unserer Brand im Internet.

Welche Softwarelösung setzt Ihr für die Kommunikation und Zusammenarbeit im Unter­nehmen ein?

Leonard Tekstra: Als Instant Messenger nutzen wir Slack. Mit Notion realisieren wir unser Intranet und als Projekt-Management-Tool nutzen wir Todoist. Hinzu kommen weitere Tools von den einzelnen Abteilungen. So nutzen wir beispiels­weise Screencast-O-Matic zum Aufzeichnen und Bearbeiten von Schulungsvideos, Salesforce als CRM oder BambooHR für unser Personal­management.

Einige Systeme haben Über­schneidungen in ihren Funktionen, wie z.B. die Chat-Funktion bei Slack oder Todoist. Ist für einen solchen Fall geregelt, auf welches System zurückgegriffen werden soll?

Leonard Tekstra: Hier haben wir eine klare Policy. Projekt­bezogener Austausch erfolgt in Todoist. Dadurch sollen Ent­schei­dungs­­findungen und Diskus­sionen zu Aufgaben und Projekten für alle Beteiligten nachvollziehbar gemacht und dokumentiert werden. Gibt es ein Projekt oder eine Task in Todoist, erfolgt der Austausch also hier. Für die nicht projekt­bezogene Kommunikation nutzen wir Slack. Im eigenen Online Marketing Channel tauschen wir uns beispiels­weise über Fachartikel oder neue Erkenntnisse aus. Natürlich landet hier auch Mal das ein oder andere lustige GIF.

Wie geht Ihr bei der Bedarfs­ermittlung und der Auswahl neuer Software vor? Dürfen die Mitarbeiter eigene Vorschläge einbringen?

Leonard Tekstra: Der Impuls für neue Software kommt meistens von Teams oder Mitarbeitern, die eine Lösung für ein konkretes Problem suchen. Die Entwicklung einer eigenen Software ist zeitintensiv und teuer. Viel effizienter sind Out-of-the-box-Lösungen, die es heute glücklicherweise für die meisten Anforderungen gibt. Hier verschaffen wir uns dann zunächst einen Überblick über das Marktangebot. Dabei definieren wir zunächst eine Entscheidungsmatrix. Wir stellen uns dann folgende Fragen: Welche Anforderungen gibt es und wie wichtig ist uns die jeweilige Funktion? Was sind Must-haves, auf die wir auf keinen Fall verzichten wollen, Nice-to-haves und weniger wichtige Anforderungen? Anschließend erstellen wir einen Anforderungs­katalog, vergleichen die Lösungen, sodass wir eine fundierte Entscheidung fällen können. Sollte es dann keine adäquate Out-of-the-box-Lösung geben, entwickeln wir selber.

Weshalb habt Ihr euch damals für Slack und Notion ent­schieden? Warum gerade für die Kombination aus beiden?

Leonard Tekstra: Slack eignet sich für den schnellen, direkten Austausch innerhalb des Unternehmens. Durch die intuitive Oberfläche findet sich jeder Nutzer dort zurecht. Es ist somit schlank im Kern, gleichzeitig aber sehr mächtig durch die volle Integrier­barkeit mit einer Vielzahl anderer Lösungen. Notion nutzen wir als unser Intranet. Während wir Slack eher für Direct-Response-Themen nutzen, verwenden wir Notion für statische Informationen, wie z.B. User Guidelines, Schulungs­videos und Wikis. Per Drag-and-Drop lassen sich hier in minuten­schnelle eigene Unter­seiten erstellen. Ein weiterer Vorteil ist, dass es mit nahezu jedem Datei­format kompatibel ist.

Wie wichtig war Euch die mobile Nutzbarkeit von Slack und Notion?

Leonard Tekstra: Da wir als bundesweiter Heizungs­installateur sehr viele Mitarbeiter im Außen­dienst haben, gehört die mobile Nutz­barkeit zu den Kern­anforderungen an unsere Tools.

Was gefällt Euch besonders gut an Slack und Notion?

Leonard Tekstra: Ein Vorteil von Slack ist die intuitive Ober­fläche. Durch die vielen verfügbaren Apps und Integrationen lässt es sich sehr gut auf die individuellen Bedürfnisse anpassen. Notion bietet die Möglich­keit, auch ohne Programmier­kenntnisse eine Intranet­seite zu gestalten. Das spart Entwicklerressourcen.

Welche Verbesserungen würdet Ihr Euch für Slack und Notion noch wünschen?

Leonard Tekstra: Die neue Screen­sharing Funktion von Slack haben wir lange vermisst. Da wir sehr data driven arbeiten, wäre auch eine Tableau Integration für Slack spannend. Für Notion gibt es leider noch keine iOS App. Außerdem buggt es teilweise, wenn mehrere User ein Dokument gleichzeitig editieren.

Habt Ihr Eure anderen Systeme, wie Todoist oder Salesforce, an Slack oder Notion an­gebunden? Wenn ja, wie werden diese genutzt?

Leonard Tekstra: Bei der Aus­wahl unserer Kommuni­kations­tools war es von zentraler Bedeutung, dass diese gute Anbindungs­möglichkeiten zu anderen Systemen haben. Sowohl Notion als auch Slack besitzen Schnitt­stellen zu wichtigen Tools, wie Gmail, Salesforce oder Google Analytics.

Welche Apps, aus dem Verzeichnis von Slack, sind Eure Favoriten?

Leonard Tekstra: Einer unserer Favoriten ist der Statsbot. Dieser ermöglicht eine präzise Daten­bank­abfrage per Shortcut. Hier lassen sich dann beispiels­weise die Traffic Daten vom Vortag aus Google Analytics oder Metriken aus Salesforce abfragen, ohne sich in die jeweiligen Tools einloggen zu müssen.

Wie profitiert Kesselheld von der Nutzung durch Slack und Notion? Gibt es besonders erfolgreiche Einsatzszenarien?

Leonard Tekstra: Slack spart viel Zeit in puncto Abstimmung, wodurch wir weniger Meetings haben. Ebenso ist Slack eine tolle Diskussions­plattform, auf der wir orts­unabhängig Ideen teilen, Kollegen informieren oder neue  Themen-Gruppen erstellen können. In Notion haben wir alle wichtigen Dokumente zentrali­siert. Das ermöglicht einen deutlich schnelleren Zugriff für alle Mitarbeiter. Hier lassen sich ohne Programmier­kenntnisse komplexe Websites mit Video­einbindungen, internen Links oder sogar Foren anlegen. Das senkt zudem die Hemm­schwelle, Informationen für andere bereit­zustellen und fördert den Austausch im Unternehmen.

Wie habt Ihr die Einführung von Slack und Notion begleitet?

Leonard Tekstra: Zu Beginn haben wir einen einstündigen Workshop veranstaltet. Hinzu kommt ein FAQ in unserem Intranet sowie verschiedene Schulungs­videos, die wir mit Screencast-O-Matic aufge­zeichnet haben.

Möchtet Ihr an der Art und Weise wie Ihr Slack und Notion aktuell nutzt festhalten, oder gibt es bereits andere Pläne für die Zukunft?

Leonard Tekstra: Slack und Notion ergänzen sich optimal, weshalb wir mittel­fristig keine größeren Änderungen vornehmen werden. Daher nutzen wir Slack weiterhin für eine schnelle (Team-)Kommunikation und Notions für eher statische Informationen.

Abschließend: Welchen Unternehmen kannst Du Slack und Notion empfehlen?

Leonard Tekstra: Grundsätzlich sind beide Tools, sowohl für Startups als auch große Unter­nehmen, empfehlenswert. Durch die flexiblen Gestaltungs- und Anbindungs­möglichkeiten werden möglichst viele verschiedene Anforderungs­profile abgedeckt.

Vielen Dank für das Interview!