Blog

So macht’s: Lindner Hotels
14
Apr 2018

So macht’s: Lindner Hotels

Wir begrüßen Susanne Lawall von Lindner Hotels – ein familiengeführtes Hotelunternehmen aus Düsseldorf.

Susanne, stell Dich unseren Lesern doch bitte kurz vor.

Susanne Lawall: Bei der Lindner Hotels AG bin ich Corporate Manager Customer Service Center. Dort bin ich also zuständig für die zentrale Zimmerreservierung. Mit einem Team von rund 40 Mitarbeitern betreue ich die Reservierungen von 18 Lindner Hotels. Mein Ziel ist es, unsere Gäste und Hotels glücklich zu machen und mein Team zu motivieren. Das schaffen wir durch schlanke Arbeitsprozesse, Wissenstransfer und transparente Kommunikation.

Wie sieht bei Dir ein typischer Arbeits­alltag aus?

Susanne Lawall: Wenn der Verkehr auf den Straßen es zulässt, fange ich um neun Uhr an. Die Zeit, in der mein Rechner hochfährt, nutze ich dafür, mir einen lebenswichtigen Kaffee zu holen. Als erstes lese ich alle Neuigkeiten aus dem Intranet. Hierzu gehören die Chats, Posts und Blogs.  Erst dann öffne ich Outlook und checke meine E-Mails und Termine. Danach stimme ich mich mit meinem Team über die To-Dos des Tages ab. Oft habe ich zwei bis drei Meetings am Tag. In der übrigen Zeit bin ich Ansprechpartner für meine Mitarbeiter, für alle operativen Fragen aus den Hotels und steuere das Team unter Berücksichtigung des Arbeitsaufkommens zusammen mit meiner Führungscrew. Um 18 Uhr ist dann Schluss und ich mache mich auf den Weg zu meiner nächsten großen Aufgabe – meinen drei Kids zu Hause 🙂

Welche Software­lösung setzt Ihr für die Kommunikation und Zusammenarbeit im Unter­nehmen ein?

Susanne Lawall: Es werden einige Tools genutzt. An erster Stelle steht seit mittlerweile drei Jahren unser Intranet von Coyo, das extra auf die Bedürfnisse von Lindner Hotels angepasst und mit entsprechendem Branding umgesetzt wurde. Damit sind wir wesentlich digitaler unterwegs und steuern ca. 95 Prozent der Kommunikation in unserer Abteilung darüber. Darüber hinaus nutzen wir auch Outlook, insbesondere für die Terminplanung und die Kommunikation mit externen Ansprechpartnern.

Warum habt Ihr Euch damals für Coyo ent­schieden?

Susanne Lawall: Transparente Kommunikation ist das Schlagwort. Schneller Informationsaustausch ohne E-Mail-Flut. Über Outlook und andere Tools werden nie alle Mitarbeiter erreicht. Ebenso die Möglichkeiten, den transparenten Wissenstransfer zu fördern und von den Ideen und Vorschlägen der Community zu profitieren.

Was gefällt Euch besonders gut an Coyo?

Susanne Lawall: Oh,  da gibt es einige nennenswerte Apps wie Task Manager, Wiki, Kalender und Pinnwände. Auch die Möglichkeit, ortsunabhängig zu arbeiten, macht Coyo so gut. Ebenso, dass wir all unsere Projekte über Workspaces (virtuelle Arbeitsgruppen) steuern können, ist unschlagbar. Ganz simpel, aber trotzdem toll, sind die Profilfotos. Bei ca. 2.000 Mitarbeitern an vielen unterschiedlichen Standorten schreibt und telefoniert man oft miteinander, aber hat kein Gesicht vor Augen – dies ist mit Coyo jetzt anders. Somit wird die Kommunikation sehr viel persönlicher.

Wie wichtig war Euch die mobile Verfügbarkeit von Coyo? 

Susanne Lawall: Die Bedeutung steigt zunehmend, deshalb hoffen wir, noch in diesem Jahr Coyo 4 live zu nehmen. Coyo 4 ist „Mobile First“ entwickelt, wenn ich das als Nicht-IT‘lerin so sagen darf, und funktioniert auf allen Endgeräten vom PC bis zum Handy gleich. Einfach toll!

Erlaubt Ihr Euren Mitarbeiter den Zugriff auf Coyo über private Endgeräte?

Susanne Lawall: Ja natürlich, das erlauben wir und wünschen es uns auch. Viele Mitarbeiter in der Hotellerie arbeiten nicht täglich oder gar nicht am PC. Mit Coyo kann jeder Mitarbeiter die App über sein Smartphone öffnen und bleibt am Puls des Geschehens innerhalb der Lindner-Community.

Gibt es bei Euch besonders erfolgreiche Einsatzszenarien mit Coyo?

Susanne Lawall: Unsere komplette Dokumentenverwaltung ist in Coyo hinterlegt. Ein weiteres gutes Beispiel sind unsere Handbücher, diese gab es klassisch nur in Word und somit war die Aktualisierung sowie die Streuung der Informationen schwierig. Wir arbeiten jetzt mehr mit Wikis. Dort kann man schnell Updates vornehmen und jedem Mitarbeiter liegt so immer der aktuelle Stand vor – somit haben wir keine veralteten Dokumente mehr, die auf irgendwelchen Laufwerken liegen. *like*

Wie seid Ihr redaktionell organisiert?

Susanne Lawall: Es gibt keine festgelegten Redakteure für Coyo. Jedes Hotel und die entsprechenden Fachbereiche in der Hauptverwaltung steuern ihre Seiten eigenständig und entscheiden, wie sie ihre Informationen verteilen bzw. welche Infos geteilt werden. Dabei entstehen viele kreative Beiträge. Die Qualität steigt in der Lindner Community durch das zahlreiche Feedback.

Wie stellt Ihr sicher, dass wichtige Unternehmensinformationen im Activity-Stream von den Mitarbeitern gelesen werden?

Susanne Lawall: Sieben Seiten auf Coyo sind verpflichtend für jeden Nutzer. Hierzu zählen beispielsweise die Seiten des Vorstands, der IT-Abteilung oder auch unsere Trainingsseite M!NDMOTION. Die Beiträge dieser Seiten sind „sticky“, also so lange fixiert bis die Mitarbeiter diese aktiv auf „gelesen“ gesetzt haben, so wird sichergestellt, dass jeder diese Beiträge liest.

Wie viele Seiten und Gruppen habt Ihr mittlerweile in Coyo?

Susanne Lawall: Wir haben aktuell rund 1.850 Workspaces und 54 Seiten. Bei den Seiten kann ich als User entscheiden, ob ich beispielsweise dem entsprechenden Hotel oder der Abteilung aus der Hauptverwaltung folgen möchte oder nicht. Diese unterscheiden sich von Workspaces, also den privaten Arbeitsgruppen, in denen der Zutritt durch Einladungen erteilt wird.

Was war die größte Herausforderung bei der Einführung oder Nutzung von Coyo?

Susanne Lawall: Outlook, die vertraute Ablage der Dokumente auf Laufwerken und Sharepoint abzulösen, brauchte gute Gründe. Eine weitere Schwierigkeit bestand darin, dass unsere Mitarbeiter auf viele Standorte verteilt sind und nicht alle Kollegen mit einem PC arbeiten. Coyo erinnert bei der Nutzung sehr an Facebook, somit kennen die Nutzer viele Features und können diese intuitiv bedienen. Die Möglichkeit, unser Wissen, Meinungen oder Ideen mit der Community zu teilen und direktes Feedback zu erhalten, waren neu und ungewohnt.

Anfangs war eine Herausforderung auch die „doppelte Kommunikation“. Denn teilweise begann die Kommunikation zwar mit Coyo, da das Vertrauen aber noch nicht da war, wurde vorsichtshalber auch noch eine E-Mail verschickt. Das hat in der Zwischenzeit aber abgenommen.

Habt Ihr Coyo einen Namen gegeben? Wenn ja, wie seid Ihr auf den Namen gekommen und wofür steht dieser?

Susanne Lawall: Ja, wir haben Coyo umbenannt in „YoCu“. Warum YoCu? Ganz einfach, Ihr kennt alle – Yogurt cups! Da werden Kindheitserinnerungen wach, wir haben mit zwei Joghurtbechern und einer Schnur dazwischen kommuniziert – nicht digital, aber kreativ und mit genauso viel Spaß 🙂

Wie wurde die Einführung begleitet? Gab es eine Einführungskampagne, die beispielsweise durch Werbematerialien unterstützt wurde?

Susanne Lawall: Zu Anfang wurde ein Projektteam gegründet, das waren Kollegen aus der Hauptverwaltung sowie je ein Verantwortlicher pro Hotel. Die Kollegen haben YoCu als Mentoren dann an den jeweiligen Standorten betreut und vorgestellt. Dazu gehörten die Richtlinien zur Nutzung von YoCu, die Idee dahinter, bis hin zum Aspekt des Präsentierens: Wie stelle ich mein Hotel oder meine Abteilung dar und welche Informationen verteile ich wie? Da ich schon von den tollen Profilfotos gesprochen habe: Als Motivation wurde beispielsweise ein YoCu-Bilderrahmen pro Hotel und Abteilung verteilt, der dabei helfen sollte, lustige Bilder zu schießen und hochzuladen.

Abschließend: Was ist Eure Vision für die Zukunft? Wie geht es weiter?

Susanne Lawall: Ganz einfach. Coyo wird unsere #digitaleheimat 🙂

Vielen Dank für das Interview!

Ihr habt auch Lust auf ein Interview und möchtet Eure Erfahrungen teilen? Dann schreibt uns eine E-Mail an info@kronsteg.de.

Ricardo Thiele ist Mitgründer und Geschäftsführer von Kronsteg. Vor seiner Zeit bei Kronsteg war er bereits für zwei Konzerne als Intranet-Projektmanager tätig. Jetzt bringt er diese Expertise in die Kundenprojekte von Kronsteg ein.

0 Kommentare

Kommentar hinterlassen