Wir begrüßen Mirjam Laubenbacher von Siemens zu unserer Interviewreihe So macht’s. Bevor wir Einblicke in die digitale Arbeitswelt bei Siemens erhalten, stell Dich bitte kurz vor.

Mirjam: Mein Name ist Mirjam, ich komme aus München und arbeite Bei Siemens als Strategic Communications Professional. Wir haben uns als Ziel gesetzt, unsere Kultur & unsere Werte bei Siemens auch außerhalb des Geschäftsfeldes bekannt zu machen. Unser Fokus liegt daher vor allem auf Events, Medienpartnerschaften & verrückten Ideen, die es zu realisieren gilt. 😉

Wie sieht bei Dir ein typischer Arbeitsalltag aus?

Mirjam: Ein typischer Tag bei mir beginnt erst einmal mit einer guten Tasse Kaffee und meinen E-Mails. Um 9 Uhr haben wir jeden Morgen ein globales Kommunikationsmeeting, in das sich alle Kommunikatoren weltweit von Siemens einwählen können. Das Meeting halten wir über Teams ab, wir haben rotierende Moderatoren, von denen auch ich eine bin und wir updaten uns bezüglich des Weltgeschehens & den Siemens Themen. Jeder im Call hat die Möglichkeit Themen zu pitchen und nach Hilfe zu fragen, was die Kollaboration über Ländergrenzen hinweg ermöglicht.

Nach dem Call, der maximal eine halbe Stunde dauert, geht’s weiter mit den ersten Meetings.  

Welche Softwarelösungen setzt Ihr für die Kommunikation und Zusammenarbeit im Unternehmen ein?

Mirjam: Bei uns bei Siemens nutzen wir viele verschiedene Lösungen, auch unsere eigenen, die wir selbst in-house entwickeln. Neben unseren eigenen Lösungen nutzen wir jedoch auch Microsoft Teams für unsere Calls. Die virtuelle Zusammenarbeit für Siemens ist enorm wichtig, da wir fast in jedem Land der Welt einen Standort mit Kommunikationsabteilung haben und daher hauptsächlich virtuell zusammenarbeiten.

Besonders stolz sind wir in der Kommunikationsabteilung auf unseren eigenen Newsfeed „Coffeemug“, der personalisierte Nachrichten für unsere gesamte Siemens Belegschaft erstellt und unser neuer Intraneteinstieg, der neben personalisierten Widgets auch eine sehr starke Suche anbietet. Natürlich haben wir auch Chatbots für HR und IT Unterstützung & einen Unternehmensblog Ingenuity  auf dem wir inspirierende Themen mit der Welt teilen.

Auf Microsoft Teams setzen aktuell viele Unternehmen. Seit wann nutzt Ihr die Lösung im Arbeitsalltag und wie viele Mitarbeiter haben darauf Zugriff?

Mirjam: Vor Corona nutzten wir unsere eigene Lösung, die zwar für alle Mitarbeiter ausgelegt war, jedoch nicht 200.000 Büromitarbeiter in virtueller Arbeit standgehalten hat. Daher nu­tzen wir seit Be­ginn des Jahres auch Teams. Teams ist für alle Mit­arbeiter, deren Länder es zu­lassen, zu­gänglich. Da die vir­tuelle Zu­sammen­arbeit so gut funktion­ierte, hat Siemens nun be­schlossen seinen Mit­arbeiten­den per­manent und dauer­haft 2-3 Tage mobile Arbeit zu er­möglichen. Für mich ist das extrem zukunfts­weisend und ich bin sehr stolz auf dieses Projekt, da es mir in Zukunft er­möglichen wird, von verschiedensten Orten aus zu arbeiten.

Wie wurde die Einführung von Microsoft Teams begleitet? Gab es Schulungen und gibt es eine Governance (Benennungsvorschriften, Templates etc.)?

Mirjam: Wir haben eine extra Abteilung, die sich speziell mit der Einführung neuer IT-Tools beschäftigt. Die Community ist groß & stark und bietet viele verschiedene Schulungen und Tipps & Tricks an. Eine strenge Governance gibt es nicht, wir setzen auf eine starke Community, die den Status Quo durch Zusammenarbeit vorlebt.

Erlaubt Ihr Euren Mitarbeitern den Zugriff auf Microsoft Teams über private Endgeräte?

Mirjam: Wir haben eine Initiative, die „bring your own device“ heißt und von der IT getrieben wird. Ich persönlich bin davon keine Nutzerin, da ich mit meinem Company phone ganz zufrieden bin.

Welche Apps (z. B. Bots oder Konnektoren) nutzt Ihr am häufigsten?

Mirjam: Für unsere Teamzusammenarbeit nutzen wir den Planner von Microsoft & Conceptboard. Wir können so To Dos und Visionen super kombinieren.

Welche Use Cases bildet Ihr mit Microsoft Teams ab?

Mirjam: Virtuelle Zusammenarbeit via Teams oder unseren eigenen Lösungen stellt für uns den Rahmen eines Arbeitstages dar. Die meisten Teams sitzen nicht an einem Ort und was uns alle zusammenhält, sind Tools wie Microsoft Teams. Ob Team Meetings, #Askmeanythings oder Schulungen, alles findet virtuell statt und wird aufgezeichnet.

Wie hat Euch Microsoft Teams bei den Themen „Mobile Working“ bzw. „Home Office“ unterstützt?

Mirjam: Der Beschluss des New Working Models, 2-3 Tage Home-Office zu ermöglichen, hat noch einmal mehr bestärkt, wie sehr wir auf virtuelle Zusammenarbeit setzen. Fü­hrungs­kräfte sollen Mit­arbeit­ern ver­trauen und set­zen mehr auf Er­gebnisse anstatt auf Arbeitszeit im Büro. Die Tools spielen dabei natür­lich eine sehr wich­tige Rolle. Ohne Teams, Con­cept­board & Planner, würden viele Teams ihre Er­geb­nisse nicht erzielen. Yammer spielt dabei auch eine ganz wichtige Rolle. Über Yammer informieren wir uns über neue Schu­lungen & geben den Mit­arbeiten die Chance auch Feed­back an die Führungsebene zu stellen.

Hast Du vielleicht noch ein paar Tipps, wie Ihr es bei Siemens schafft, dass sich Microsoft Teams gut in den Berufsalltag integriert und nicht zur Last wird?

Mirjam: Auf jeden Fall Kamera einschalten. Es ist so schön, die Gesichter der Kollegen zu sehen, vor allem, wenn man den ganzen Tag zu Hause sitzt. Einen vertrauenswürdigen Rahmen schaffen und Dinge ausprobieren. Das hilft die Tools besser kennenzulernen. Bei uns wird das oft in Form von #Askmeanythings oder Schu­lungen gemacht. Authentisch sein und sich nicht schämen, wenn der Hund im Hinter­grund bellt. 😃

Das klingt vielversprechend! Vielen Dank für die Einblicke in Siemens und das spannende Gespräch!