Wir begrüßen Robert Müller von mymuesli.

Robert, stell Dich unseren Lesern bitte kurz vor.

Robert: Mein Name ist Robert Müller und ich arbeite bei mymuesli als Teamlead im Fachbereich „Digital Collaboration“. Wir unterstützen das Unternehmen bei dem fortlaufenden digitalen Transformationsprozess. Unser Ziel ist simpel: Einfache und effiziente digitale Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen.

Einen Tag über Deine Schulter geblickt, was würden wir erleben?

Robert: Leider fällt der erste Blick noch immer in die Inbox. Ein kurzer Check, ob über Nacht eine E-Mail mit hoher Priorität eingetroffen ist. Danach geht es direkt über den Kalender in den Tagesablauf. Danach startet die Arbeit in Zeitslots für die Bearbeitung der To-Do-Liste sowie der Vor- und Nachbereitung von Meetings. Der Austausch erfolgt direkt in der Task-Applikation oder in den Dokumenten zu den Terminen.

Da seid Ihr bereits sehr digital unterwegs. Welche Tools nutzt Ihr für die Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb von mymuesli?

Robert: Aktuell nutzen wir für die Zusammenarbeit vor allem die Google G Suite. Dementsprechend läuft die Kommunikation via Gmail und Google Chat. Docs, Spreadsheets und Slides runden die Dokumentenverwaltung mit Google Drive ab. Meet nutzen wir für Videokonferenzen. Projekte, Task-Listen und Teams organisieren wir mit Asana. In der internen Kommunikation verwenden wir Workplace by Facebook.

Wieso habt Ihr Euch damals für die G Suite in Kombination mit Asana und Workplace by Facebook entschieden?

Robert: Die G Suite bringt eigentlich alles “out-of-the-box” mit sich, um einen modernen und effizienten Arbeitsplatz zu gestalten. Das Produkt-Portfolio ist für jeden Fachbereich direkt nutzbar und man muss zum Informationsaustausch kaum mehr in den Anwendungen wechseln. Auf Asana sind wir relativ zügig gestoßen, da wir unsere Projekte nicht in Spreadsheets organisieren wollen. Mittlerweile hat Asana einen wichtigen Bestandteil bei unseren agilen Teams eingenommen. Backlogs, Sprints und Daily Updates als auch Projekte über mehrere Monate werden mittlerweile in Asana geplant und in Teams organisiert. Im persönlichen Einsatz bietet sich Asana auch prima für GTD (Getting Things Done) an.

Nach einer Reihe von Misserfolgen, haben wir auf der Suche nach einem modernen Intranet mit Workplace by Facebook die richtige Lösung gefunden.

Danke für Deine offenen Worte. Was war für Euch ein wichtiges Entscheidungskriterium?

Robert: Das User-Onboarding. Allen anderen Tools ist Workplace by Facebook in diesem Punkt, zumindest nach unserer Einschätzung, weit voraus. Das gewohnte “Facebook” User Interface mit der Profilseite, Newsstream, Gruppen, Likes, Kommentare, usw. hat die Einarbeitungszeit und Akzeptanz bei den Mitarbeiter enorm verbessert.

Hat jeder Mitarbeiter bei Asana, G Suite und Workplace by Facebook einen eigenen Account?

Robert: G Suite und Asana sind vorwiegend bei Mitarbeitern mit Bildschirmarbeitsplätzen im Einsatz. Workplace by Facebook ist für jeden Mitarbeiter mit einem persönlichen Account nutzbar.

Gibt es eine zentrale Quelle, wo alle Informationen zusammenlaufen?

Robert: Mit Google Sites aus der G Suite haben wir unser internes Wiki umgesetzt. Mit Hilfe von Google Cloudsearch können Google Sites als auch Dokumente in Drive durchsucht werden, sodass die benötigten Information leicht zu finden sind.

Einige Systeme haben ähnliche Funktionen, wie z.B. der Chat bei Workplace by Facebook und Google Hangouts. Wie stellt Ihr sicher, dass die Nutzer wissen, welches System beim jeweiligen Anwendungsfall genutzt werden soll?

Robert: Mitarbeiter mit Bildschirmarbeitsplätzen benutzen führend Google Chat. Somit sind die Chat-Verläufe auch in Gmail einfach durchsuchbar und wieder auffindbar. Meistens wird der Workplace Chat nur in kleineren Gruppen und im Austausch mit Mitarbeitern ohne Bildschirmarbeitsplatz genutzt.

Wie stellt Ihr sicher, dass wichtige Unternehmensinformationen in Workplace by Facebook von den Mitarbeitern gesehen werden?

Robert: Durch sogenannte Default-Groups wird sichergestellt, dass jeder Mitarbeiter automatisch in unternehmensweite Gruppen aufgenommen wird. Zusätzlich können Posts und Personen (z. B. CEOs) als besonders wichtig gekennzeichnet werden, um die Sichtbarkeit im Newsstream zu erhöhen.

Wie viele Gruppen habt Ihr mittlerweile in Workplace by Facebook? Darf jeder eine Gruppe erstellen?

Robert: Aktuell haben wir etwa 100 Gruppen. Ja, jeder Mitarbeiter darf Gruppen erstellen. Gruppen, die über einen gewissen Zeitraum keine Aktivität verzeichnen, werden archiviert.

Was würdet Ihr Euch in der Zukunft für Workplace by Facebook noch wünschen?

Robert: Eine bessere Performance im Admin-Backend und eine bessere Integration von anderen Applikationen. Die Integration von Google Drive ist im Moment zwar möglich, jedoch in der Anwendung stark eingeschränkt. Hier wünschen wir uns eine bessere und einfachere Integration.

Welchen Unternehmen kannst Du Workplace by Facebook empfehlen?

Robert: Vermutlich profitieren jene Unternehmen am meisten, die einen einfachen und direkten Weg zu ihren Mitarbeitern suchen sowie den Austausch unter den Mitarbeitern fördern wollen.

Abschließend: Was ist Eure Vision für die Zukunft? Wie geht es weiter?

Robert: Wir setzen weiter auf unsere bisherigen Anwendungen, wobei wir die Medienbrüche zwischen den Systemen stetig reduzieren werden. Daher arbeiten wir an besseren Integrationen und einem zentralen digitalen Einstieg für die Mitarbeiter.

Vielen Dank für das Interview!