Wir begrüßen Tabea Raphaela Dirscherl von SThree. Sei doch bitte so nett und stell Dich kurz unseren Lesern vor.

Tabea: Ich bin seit viereinhalb Jahren bei SThree in München beschäftigt, habe in Würzburg Political and Social Sciences studiert und komme eigentlich aus Saarbrücken. Meine Wurzeln liegen aber in Niederbayern, deswegen auch der Nachname.

Bei der SThree GmbH bin ich als Campus Recruitment Consultant eingestiegen und war hauptsächlich für das Hochschulmarketing in DACH verantwortlich. Mittlerweile bin ich Manager of Employer Branding für DACH und verantworte unter anderem auch den Bereich Interne Kommunikation.
Diese neue Abteilung soll in Zukunft noch weiter ausgebaut und vergrößert werden. Ziel ist es, im Bereich Interne Kommunikation weitere Tools zu testen, zusätzliche Kanäle zu den bisherigen hinzuzufügen und irgendwann behaupten zu können, dass sich jeder unserer 1.000 Mitarbeiter jederzeit zu 100% informiert und abgeholt fühlt.

Wie sieht bei Dir ein typischer Arbeitsalltag aus?

Tabea: Ein typischer Arbeitsalltag ist in vier Teile gegliedert, die jedoch nie geregelt nacheinander stattfinden. 1. Emails beantworten und Newsletter/Mails an große Verteilergruppen senden, 2. das Intranet und den Sharepoint mit Artikeln/Bildern/Präsentationen füllen, 3. reger Austausch mit den einzelnen Fachabteilungen und Brands sowie mit UK, durch Meetings, Calls und Brainstorming-Termine. Der letzte Punkt der vier Teile ist die Pflege unseres SThree TVs. Hier geht es darum, Inhalte über Screens für ganz DACH zu verbreiten und passend aufzubereiten! 

Kommunikation ist bei uns oft geplant, so dass wir genau wissen, welche Kommunikation über welches Tool, z. B. diese Woche Freitag um 14 Uhr, verschickt werden soll! Gerade weil unsere Abteilung vor zwölf Monaten erst ins Leben gerufen wurde, schaffen wir es so, einen Überblick zu behalten und Struktur einzuführen, in dem wir uns an selbstgelegte Regeln und Pläne halten. 

Eure Interne Kommunikationsabteilung ist also verhältnismäßig jung. Was hat Euch veranlasst, einen Fachbereich zu eröffnen?

Tabea: Das Feedback unserer Mitarbeiter hat uns dazu veranlasst, mehr in diesen Bereich zu investieren, vor allem Geld, Zeit und Manpower. Da wir in den letzten Jahren als Firma immer weiter gewachsen sind und dies auch für die Zukunft weiter vorhaben, war es unumgänglich, eine Interne Kommunikationsabteilung ins Leben zu rufen. Zudem gab es immer wieder Punkte, die wir konkret verändern wollten (z. B. die immense E-Mail-Flut zu minimieren). Der Bedarf an besser aufbereiteter Information und auch an Dingen/Themen, die bereits existierten und konkret verändert werden wollten, waren die Treiber für die Entstehung der Abteilung. 

Eine IK auf dem Reißbrett aufzubauen, kann Vor- und Nachteil sein. Wie seid Ihr vorgegangen?

Tabea: Wir haben zuallererst unsere eigenen Mitarbeiter anhand einer Umfrage mit ins Boot geholt. Wir wollten wissen, was sie bereits gut finden, was ihnen fehlt, wie die Kommunikation aktuell bei ihnen ankommt und vor allem, wie sie in Zukunft bei ihnen ankommen soll. Vorteil war, dass wir dadurch ganz transparent und ungefiltert alle Pro und Cons unserer 1.000 Mitarbeiter bezüglich IK erhalten haben. Der Nachteil war der, dass unglaublich viele Vorschläge und Ideen auf uns eingeprasselt sind. Diesen am Ende des Tages gerecht zu werden und alle Wünsche zu verwirklichen und unter einen Hut zu bekommen, war und ist unsere Herausforderung. 

Wie können wir uns Eure interne Kommunikation vorstellen? Welche Strategie verfolgt Ihr?

Tabea: Wir haben eine globale Strategie, die uns von London aus erreicht, diese wird für die DACH Region runtergebrochen und wir im Bereich IK haben als Aufgabe, all unseren Mitarbeitern die Kernbotschaften dieser Strategie näher zu bringen. Jeder Mitarbeiter sollte im Kopf haben, was unsere Ziele sind und wo wir dahingehend gerade stehen – dafür nutzen wir diverse Kanäle, um auch wirklich jeden Mitarbeiter erreichen zu können.  

Wie habt Ihr den Bogen von Unternehmenskultur zur Kommunikation gespannt? Hat die Kultur die Kommunikation beeinflusst oder umgekehrt?

Tabea: Wir kommunizieren natürlich auch viele Themen, die nicht 100% businessrelevant sind, sondern auch die Kultur und das Miteinander betreffen. Beispielsweise unser DACH Fußballturnier, Karneval im Büro, Familien- und Sommerfeste, unsere gigantische SThree Weihnachtsfeier in Berlin, CSR Programme, Städtereisen und andere Incentives. Dennoch hat es unsere Kommunikation in den letzten zwölf Monaten auch geschafft, die Kultur zu prägen. Wir haben z. B. Regeln für unsere E-Mails in DACH ausgerollt, es dürfen nur noch bestimmte Banner für Mails verwendet werden und das CI wurde angepasst. Generell ist unsere Kommunikation nach einem Jahr IK Abteilung cleaner, erwachsener und noch mehr auf den Punkt.

Welche Softwarelösungen setzt Ihr ein und warum?

Tabea: Zum einen nutzen wir eine TV-Software für bildschirmbasierte Kommunikation. Zum anderen nutzen wir verschiedene Produkte aus dem Microsoft-365-Sortiment. Auf unserem DACH News SharePoint sammeln wir unsere Newsletter-Themen und machen sie jedem Mitarbeiter auch langfristig zugänglich. Auf Microsoft Stream laden wir firmeninterne Videos hoch und auf Forms werden Umfragen erstellt. Wir halten zwar auch an den Dingen fest, die in den letzten 12 Monaten gut funktioniert haben. Generell muss man jedoch sagen, dass wir fast alles neu aufgesetzt, implementiert, designed und ins Leben gerufen haben im Bereich IK.

Das Intranet nutzen wir für redaktionelle Inhalte (lokale, kleinere Sachen wie Fußballturnier), Telefonbuch und z. B. Self-Services (Urlaubsantrag). Aktuell nutzen wir noch unser „altes Intranet“. Da kann ich die Technologie leider nicht benennen. In Kürze wechseln wir zu Microsoft SharePoint.

Wie sahen die Reaktionen Eurer Mitarbeiter auf die neue Ausrichtung aus? Gab es Unterschiede? Wie habt Ihr Change-Management betrieben?

Tabea: Sehr positiv waren die Reaktionen. Unsere Mitarbeiter nehmen uns in jedem Fall wahr, fragen uns nach Ideen, wollen unsere Hilfe, bitten um Input und schätzen uns als neue Abteilung. Wir werden gesehen, unsere Mitarbeiter sind dankbar über die Veränderung, fühlen sich abgeholt und informiert – also folglich auch mehr wertgeschätzt und einbezogen in unsere Themen!

Inwiefern bezieht Ihr Eure Mitarbeiter in die Gestaltung der internen Kommunikation mit ein?

Tabea: Unsere Mitarbeiter werden immer miteinbezogen wenn es darum geht, unternehmensinterne Infos zu verbreiten, die sich nicht direkt um die Strategie drehen, sondern z. B. um Dinge, die an den einzelnen Standorten passieren. Wir veröffentlichen z. B. Berichte und Artikel über besonders erfolgreiche Kollegen, kommunizieren Beförderungen und Jubiläen, führen Interviews mit Fachabteilungen und schildern „Best Practice Stories“ einzelner Mitarbeiter.

Was sind bisherige Erfolge bzw. wie messt Ihr diese?

Tabea: Direktes Lob von Kollegen, die Mitarbeiter sind dankbar, dass wir ihre Stimme hören und sie ernst nehmen – und für sie Infos verbreiten. Unsere Abteilung ist nominiert für den internen Award „Abteilung des Jahres 2019“, was bereits schon ein tolles Kompliment und große Wertschätzung für uns ist. Unsere Direktoren arbeiten eng mit uns zusammen und schätzen unseren Impact sehr. 

Zudem werden wir in etwa vier Wochen erneut an alle Mitarbeiter in DACH eine Umfrage versenden. Diese Umfrage wird fast identisch mit jener sein, die wir zur Gründung der Abteilung vor einem Jahr genutzt haben. So können wir ganz konkret messen, ob und wo Verbesserungen stattgefunden haben –  sowohl quantitativ als auch qualitativ.

Tabea, wir danken Dir für das Interview!