Hast Du schon mal von SharePoint-Intranets gehört? Viele Unternehmen ziehen Share­Point als Intranet-Lösung in Betracht, ohne sich dabei jedoch richtig mit dem System auseinander­zusetzen. Das führt unseren Erfahrungen nach in der Praxis leider immer wieder zu frustrierten Projekt­leitenden, unzu­friedenen Unter­nehmen und in der Konsequenz dann zu einer weiteren Intranet-Einführung, die nicht SharePoint als Basis hat.

Deswegen ist es wichtig, dass sich Dein Unter­nehmen bereits vorab gut überlegt, welche Anfor­derungen an ein Intranet bestehen, welche Systeme diese erfül­len können und welche Lösungen am besten zu der Kultur Deines Unter­nehmens passen. Fällt dann eine bewusste Ent­scheidung auf Share­Point, wird Dein Unter­nehmen mit diesem Intranet auch zufrieden sein. Damit Du besser abschätzen kannst, was eigentlich hinter SharePoint Online steckt, wollen wir hier unsere Er­fahrungen bzgl. dem System mit Dir teilen!

Was ist eigentlich SharePoint?

Ein cloud­basierter Dienst, der von Microsoft gehostet und für Unternehmen aller Größen angeboten wird. Anstatt einen SharePoint Server zu instal­lieren und zu implemen­tieren, kann jedes Unternehmen einen Microsoft 365-Plan oder den eigen­ständigen SharePoint Online abon­nieren. Die Mitarbeiter des Unternehmens können Websites erstellen, um Dokumente und Informa­tionen für Kollegen, Partner und Kunden freizugeben. – Definition von Microsoft

SharePoint als Intranet?

Bietet sich die Nutzung von SharePoint Online auch als Intranet an? Für einige Unter­nehmen wird das System sicher­lich als Intranet infrage kommen. Dabei aber unbedingt zu beachten: Gerade bei Anpas­sungen ist SharePoint Online technisch sehr komplex und wird damit für wieder andere Unter­nehmen vielleicht gar nicht infrage kommen.

Um SharePoint Online als Intranet zu nutzen, werden mithilfe von Web­parts Seiten gebaut – diese fungieren quasi als Bau­steine, aus denen sich die Seite zusammen­setzt. Webparts ermöglichen dann die Ansicht von Texten, Bildern, Dateien, dynamischen oder anderen Inhalten.

Soll z. B. eine Start­seite in SharePoint Online angelegt werden, die auf Neuig­keiten, Ressourcen und personali­sierten Inhalten beruht, werden folgende Web­parts verwendet:

Vorteile von SharePoint-Intranets gegenüber Out-of-the-box-Lösungen

Im Vergleich zu gängiger Intranet-Software können SharePoint-Intra­nets folgende Vorteile bieten:

• SharePoint ist im Lizenz­paket von Microsoft 365 ent­halten, demnach fallen dafür erstmal keine weiteren Kosten an, wenn alle Mitarbei­tenden bereits über Lizenzen für Microsoft 365 verfügen.
• Stimmen die technischen Anpas­sungen im Hinter­grund, kann für Nutzende des SharePoint-Intranets über den Zugriff per Browser eine gute UX (User Experience) erzielt werden.
• Die Funktionen für Redakteure in SharePoint sind zur Content-Erstellung und Bereit­stellung ausreichend. Sie können Unter­nehmens­news über das System publizieren.
• Gerade für die klassischere top-down Kommuni­kation bietet sich das SharePoint-Intranet an. Setzt Dein Unter­nehmen also weniger auf Inter­aktion und Aus­tausch, kann ein SharePoint-Intranet für Euch funktio­nieren.

Nachteile von SharePoint-Intranets gegenüber Out-of-the-box-Lösungen

Im Vergleich zu gängiger Intranet-Software können SharePoint-Intranets hin­gegen auch folgende Nachteile bieten:

• Es fehlen wichtige Intranet-Funktionen wie z. B. Mit­arbeiter-Profile, die in einem über­sichtlichen Mitarbeiter-Verzeichnis zusammen­geführt werden. Auch das Wiki-Webpart ist nicht unmittelbar einsatz­fähig und es erfordert technische Anpas­sungen, bevor es in Betrieb genommen werden kann.
• Auch wenn Tools zur Content-Erstellung gegeben sind, kann es kompliziert werden, sobald vertiefte Anforder­ungen umgesetzt werden sollen. So kann z. B. die Nutzung der Mehr­sprachig­keits­funktion eine echte Heraus­forderung darstellen, wenn Redakteure unerfahren mit SharePoint sind. Im Alltag ist das nicht besonders praktikabel.
• Vor Go-Live sind oft viele technische Anpas­sungen notwendig, je nachdem welche Anforderungen Dein Unternehmen an das SharePoint-Intranet hat. Dadurch können zusätzliche Kosten entstehen.
• Auch nach Go-Live nimmt der technische Support kein Ende: Nach der Inbetrieb­nahme fällt weiterhin kontinuier­lich Pflege­aufwand an. Hat Dein Unternehmen Anpas­sungen an SharePoint Online vorgenommen? Dann besteht bei jedem Update die Gefahr, dass erneut nach­gebessert werden muss. Ein SharePoint-Intranet ist demnach ein System, das lang­fristig intensiv betreut werden muss und auch immer wieder neue Kosten erzeugen kann.

Du möchtest mehr über die Einschränk­ungen erfahren, mit denen Du konfron­tiert bist, wenn Dein Unternehmen ein SharePoint-Intranet einführen will? Dann wird doch mal einen Blick in unser White­paper „13 Gründe gegen SharePoint“.

Einblicke in SharePoint Online aus Sicht von Admins und Redakteuren

Du fragst Dich, wie sich der Einsatz von SharePoint auf Admins und Redakteure auswirkt?

In diesem Video bekommst Du einen Einblick, wie Redakteure vorgehen müssen, wenn sie das erste Mal einen ziel­gruppen­adressierten Beitrag veröffent­lichen. Durch die im Video beschriebenen Schritte lassen sich vorab eine oder mehrere Ziel­gruppen für Templates festlegen.

Admins oder Redakteure sollen mehr­sprachige Inhalte veröffent­lichen? Hier bekommst Du einen Über­blick über die Funktionen des Multilingual Feature, der Funktion zur Mehr­sprachig­keit von Microsoft für SharePoint Online. Du siehst dort, wie die Konfigura­tion abläuft, wenn Dein Unter­nehmen diese Anforderung an das Intranet hat.

Für wen ist SharePoint Online also das richtige Tool?

Ein Intranet auf SharePoint Online Basis kommt unseren Er­fahrungen nach, für alle Unternehmen infrage, die Lust, Zeit und Ressourcen dafür übrig haben, in Eigen­regie Funktionali­täten technisch anzu­passen, zu entwickeln sowie diese auch langfristig stetig anzupassen. Wenn Deine Mitarbeitenden bereits über eine Lizenz für Microsoft 365 verfügen und Dein Unternehmen vorhat, das Projekt ohne externe Unter­stützung umzu­setzen, reicht auch ein knapperes Budget aus. Interessant ist SharePoint Online allerdings nur dann für Euch, wenn Mitarbeitende aus­schließlich an Desktop-PCs arbeiten. Voraussetzung dazu ist, dass Euer Fokus primär auf der top-down Kommuni­kation liegt und vor­rangig redak­tionelle Inhalte ausge­spielt werden sollen. Vernetzung, Austausch und Wissens­management sind Anwendungs­fälle, die Euer Intranet nicht abdecken muss? Eure Redakteure sind vielleicht schon SharePoint-Experten und können die umfang­reichen redak­tionellen Werk­zeuge händeln? Dann könnt ihr SharePoint Online weiter­hin als Intranet in Betracht ziehen.

Fazit

Vernetzung, Interaktion, Wissens­management und Mitarbeiter­profile sind Funktionen, die Euer Intranet auf jeden Fall mit­bringen sollte? Dann kommt für Euch wohl eher eine Out-of-the-box-Lösung infrage! Denn diese bringen die genannten und auch weitere Funktionen mit sich, von denen Unter­nehmen der unterschied­lichsten Branchen bereits profitieren. Dabei gibt es auch Lösungen, die mobile first sind und damit ganz speziell auf die Bedürf­nisse von Unter­nehmen ausge­richtet sind, in denen ein Groß­teil der Mitarbei­tenden nicht am Schreib­tisch sitzt.

Du möchtest mehr über mit­reißende Social Intranets und Mitarbeiter-Apps erfahren? Dann sollten wir in den Austausch gehen!