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Unsere Erfahrungen: Was taugen SharePoint-Intranets?
28
Mrz 2023

Unsere Erfahrungen: Was taugen SharePoint-Intranets?

Hast Du schon mal von SharePoint-Intranets geh√∂rt? Viele Unternehmen ziehen Share¬≠Point als Intranet-L√∂sung in Betracht, ohne sich dabei jedoch richtig mit dem System auseinander¬≠zusetzen. Das f√ľhrt unseren Erfahrungen nach in der Praxis leider immer wieder zu frustrierten Projekt¬≠leitenden, unzu¬≠friedenen Unter¬≠nehmen und in der Konsequenz dann zu einer weiteren Intranet-Einf√ľhrung, die nicht SharePoint als Basis hat.

Deswegen ist es wichtig, dass sich Dein Unter¬≠nehmen bereits vorab gut √ľberlegt, welche Anfor¬≠derungen an ein Intranet bestehen, welche Systeme diese erf√ľl¬≠len k√∂nnen und welche L√∂sungen am besten zu der Kultur Deines Unter¬≠nehmens passen. F√§llt dann eine bewusste Ent¬≠scheidung auf Share¬≠Point, wird Dein Unter¬≠nehmen mit diesem Intranet auch zufrieden sein. Damit Du besser absch√§tzen kannst, was eigentlich hinter SharePoint Online steckt, wollen wir hier unsere Er¬≠fahrungen bzgl. dem System mit Dir teilen!

Was ist eigentlich SharePoint?

Ein cloud¬≠basierter Dienst, der von Microsoft gehostet und f√ľr Unternehmen aller Gr√∂√üen angeboten wird. Anstatt einen SharePoint Server zu instal¬≠lieren und zu implemen¬≠tieren, kann jedes Unternehmen einen Microsoft 365-Plan oder den eigen¬≠st√§ndigen SharePoint Online abon¬≠nieren. Die Mitarbeiter des Unternehmens k√∂nnen Websites erstellen, um Dokumente und Informa¬≠tionen f√ľr Kollegen, Partner und Kunden freizugeben. – Definition von Microsoft

SharePoint als Intranet?

Bietet sich die Nutzung von SharePoint Online auch als Intranet an? F√ľr einige Unter¬≠nehmen wird das System sicher¬≠lich als Intranet infrage kommen. Dabei aber unbedingt zu beachten: Gerade bei Anpas¬≠sungen ist SharePoint Online technisch sehr komplex und wird damit f√ľr wieder andere Unter¬≠nehmen vielleicht gar nicht infrage kommen.

Um SharePoint Online als Intranet zu nutzen, werden mithilfe von Web¬≠parts Seiten gebaut ‚Äď diese fungieren quasi als Bau¬≠steine, aus denen sich die Seite zusammen¬≠setzt. Webparts erm√∂glichen dann die Ansicht von Texten, Bildern, Dateien, dynamischen oder anderen Inhalten.

Soll z. B. eine Start­seite in SharePoint Online angelegt werden, die auf Neuig­keiten, Ressourcen und personali­sierten Inhalten beruht, werden folgende Web­parts verwendet:

Vorteile von SharePoint-Intranets gegen√ľber Out-of-the-box-L√∂sungen

Im Vergleich zu gängiger Intranet-Software können SharePoint-Intra­nets folgende Vorteile bieten:

  • SharePoint ist im Lizenz¬≠paket von Microsoft 365 ent¬≠halten, demnach fallen daf√ľr erstmal keine weiteren Kosten an, wenn alle Mitarbei¬≠tenden bereits √ľber Lizenzen f√ľr Microsoft 365 verf√ľgen.
  • Stimmen die technischen Anpas¬≠sungen im Hinter¬≠grund, kann f√ľr Nutzende des SharePoint-Intranets √ľber den Zugriff per Browser eine gute UX (User Experience) erzielt werden.
  • Die Funktionen f√ľr Redakteure in SharePoint sind zur Content-Erstellung und Bereit¬≠stellung ausreichend. Sie k√∂nnen Unter¬≠nehmens¬≠news √ľber das System publizieren.
  • Gerade f√ľr die klassischere top-down Kommuni¬≠kation bietet sich das SharePoint-Intranet an. Setzt Dein Unter¬≠nehmen also weniger auf Inter¬≠aktion und Aus¬≠tausch, kann ein SharePoint-Intranet f√ľr Euch funktio¬≠nieren.

Nachteile von SharePoint-Intranets gegen√ľber Out-of-the-box-L√∂sungen

Im Vergleich zu gängiger Intranet-Software können SharePoint-Intranets hin­gegen auch folgende Nachteile bieten:

  • Es fehlen wichtige Intranet-Funktionen wie z. B. Mit¬≠arbeiter-Profile, die in einem √ľber¬≠sichtlichen Mitarbeiter-Verzeichnis zusammen¬≠gef√ľhrt werden. Auch das Wiki-Webpart ist nicht unmittelbar einsatz¬≠f√§hig und es erfordert technische Anpas¬≠sungen, bevor es in Betrieb genommen werden kann.
  • Auch wenn Tools zur Content-Erstellung gegeben sind, kann es kompliziert werden, sobald vertiefte Anforder¬≠ungen umgesetzt werden sollen. So kann z. B. die Nutzung der Mehr¬≠sprachig¬≠keits¬≠funktion eine echte Heraus¬≠forderung darstellen, wenn Redakteure unerfahren mit SharePoint sind. Im Alltag ist das nicht besonders praktikabel.
  • Vor Go-Live sind oft viele technische Anpas¬≠sungen notwendig, je nachdem welche Anforderungen Dein Unternehmen an das SharePoint-Intranet hat. Dadurch k√∂nnen zus√§tzliche Kosten entstehen.
  • Auch nach Go-Live nimmt der technische Support kein Ende: Nach der Inbetrieb¬≠nahme f√§llt weiterhin kontinuier¬≠lich Pflege¬≠aufwand an. Hat Dein Unternehmen Anpas¬≠sungen an SharePoint Online vorgenommen? Dann besteht bei jedem Update die Gefahr, dass erneut nach¬≠gebessert werden muss. Ein SharePoint-Intranet ist demnach ein System, das lang¬≠fristig intensiv betreut werden muss und auch immer wieder neue Kosten erzeugen kann.

Du m√∂chtest mehr √ľber die Einschr√§nk¬≠ungen erfahren, mit denen Du konfron¬≠tiert bist, wenn Dein Unternehmen ein SharePoint-Intranet einf√ľhren will? Dann wird doch mal einen Blick in unser White¬≠paper ‚Äě13 Gr√ľnde gegen SharePoint‚Äú.

Einblicke in SharePoint Online aus Sicht von Admins und Redakteuren

Du fragst Dich, wie sich der Einsatz von SharePoint auf Admins und Redakteure auswirkt?

In diesem Video bekommst Du einen Einblick, wie Redakteure vorgehen m√ľssen, wenn sie das erste Mal einen ziel¬≠gruppen¬≠adressierten Beitrag ver√∂ffent¬≠lichen. Durch die im Video beschriebenen Schritte lassen sich vorab eine oder mehrere Ziel¬≠gruppen f√ľr Templates festlegen.

Admins oder Redakteure sollen mehr¬≠sprachige Inhalte ver√∂ffent¬≠lichen? Hier bekommst Du einen √úber¬≠blick √ľber die Funktionen des Multilingual Feature, der Funktion zur Mehr¬≠sprachig¬≠keit von Microsoft f√ľr SharePoint Online. Du siehst dort, wie die Konfigura¬≠tion abl√§uft, wenn Dein Unter¬≠nehmen diese Anforderung an das Intranet hat.

F√ľr wen ist SharePoint Online also das richtige Tool?

Ein Intranet auf SharePoint Online Basis kommt unseren Er¬≠fahrungen nach, f√ľr alle Unternehmen infrage, die Lust, Zeit und Ressourcen daf√ľr √ľbrig haben, in Eigen¬≠regie Funktionali¬≠t√§ten technisch anzu¬≠passen, zu entwickeln sowie diese auch langfristig stetig anzupassen. Wenn Deine Mitarbeitenden bereits √ľber eine Lizenz f√ľr Microsoft 365 verf√ľgen und Dein Unternehmen vorhat, das Projekt ohne externe Unter¬≠st√ľtzung umzu¬≠setzen, reicht auch ein knapperes Budget aus. Interessant ist SharePoint Online allerdings nur dann f√ľr Euch, wenn Mitarbeitende aus¬≠schlie√ülich an Desktop-PCs arbeiten. Voraussetzung dazu ist, dass Euer Fokus prim√§r auf der top-down Kommuni¬≠kation liegt und vor¬≠rangig redak¬≠tionelle Inhalte ausge¬≠spielt werden sollen. Vernetzung, Austausch und Wissens¬≠management sind Anwendungs¬≠f√§lle, die Euer Intranet nicht abdecken muss? Eure Redakteure sind vielleicht schon SharePoint-Experten und k√∂nnen die umfang¬≠reichen redak¬≠tionellen Werk¬≠zeuge h√§ndeln? Dann k√∂nnt ihr SharePoint Online weiter¬≠hin als Intranet in Betracht ziehen.

Fazit

Vernetzung, Interaktion, Wissens¬≠management und Mitarbeiter¬≠profile sind Funktionen, die Euer Intranet auf jeden Fall mit¬≠bringen sollte? Dann kommt f√ľr Euch wohl eher eine Out-of-the-box-L√∂sung infrage! Denn diese bringen die genannten und auch weitere Funktionen mit sich, von denen Unter¬≠nehmen der unterschied¬≠lichsten Branchen bereits profitieren. Dabei gibt es auch L√∂sungen, die mobile first sind und damit ganz speziell auf die Bed√ľrf¬≠nisse von Unter¬≠nehmen ausge¬≠richtet sind, in denen ein Gro√ü¬≠teil der Mitarbei¬≠tenden nicht am Schreib¬≠tisch sitzt.

Du m√∂chtest mehr √ľber mit¬≠rei√üende Social Intranets und Mitarbeiter-Apps erfahren? Dann sollten wir in den Austausch gehen!