Personalarbeit bedeutet einiges an Prozessarbeit: Es gilt das Onboarding zu organisieren und durch­zuführen, Mitarbeiterdaten abzulegen und wichtige Infos an die Kolleginnen und Kollegen zu bringen. Auf dem HR-Schreibtisch liegt auch, die Kultur in Deinem Unternehmen auf neue Wege zu führen, Deine Mitarbeiter einzu­binden und ihnen Wertschätzung zu vermitteln. Wie auch andere Abtei­lungen kann sich die Personal­abteilung hier die Digitali­sierung zunutze machen: In diesem Artikel zeigen wir Dir vier Wege, wie ein moder­nes Intranet Deine Personaler unterstützt und entlastet!

1. Onboarding: Ermögliche deinen Mitarbeitern einen optimalen Start

Ein umfassender Onboarding-Prozess und die Fähigkeit, neue Mitarbeiter in die Unternehmens­kultur eintauchen zu lassen, tragen erheblich dazu bei, die Einarbeitungszeit und die Mitar­bei­terfluktuation zu reduzieren. Mit einem mo­dernen Intranet geht das hoch­effektiv und -effizient: Einerseits wird die Er­fah­rung der Mitarbeiter verbes­sert, andererseits Arbeitslast von den Schultern der HR genommen.

Zu Beginn haben neue Mitarbeiter vor allem viele Fragen. Diese reichen zum Beispiel von a) den richtigen An­sprech­partnern in den ersten Wochen über b) Informationsquellen zur Aufgaben­bearbeitung bis c) dahin, wo fehlende Ar­bei­ts­materialien orga­nisiert und Urlaubsanträge abge­geben werden.

Ein Social Intranet mit einer maß­ge­schneiderten Onboarding-Gruppe stellt sicher, dass neue Angestellte diese Informationen zum Einstieg gleich finden: durch eine hocheffiziente Suche (auch für Ansprechpartner), Tutorials und Arbeitsmaterial (zur Aufgabenbewältigung) sowie digitale Prozesse (für For­mulare wie Urlaubs­anträge).

Ist das Intranet zudem auf eine nutzer­zentrierte Onboarding-Erfahrung aus­gerichtet, erlaubt es den Mitar­beitern, selbst Module und Inhalte auszu­wählen, welche auf der persona­lisierten Startseite angezeigt werden. Diese stellt zugleich sicher, dass wichtige Dokumente oder Be­reiche des Intranets prominent platziert sind und so direkt ins Auge fallen. Das erlaubt Anfängern, sich selbst zu helfen und Informationen in ihrer eigenen Geschwindig­keit zu ent­decken.

Ein besonderer Vorteil: Mit einigen Systemen ist es möglich, den Onboarding-­Prozess bereits zu starten, bevor der potentielle Kandidat überhaupt der Orga­nisation beige­treten ist. Dadurch, dass Deine HR-Abteilung Neulingen ihre Login-Daten und eingeschränkte Rechte zuweist, bekommen sie schon vor Tag 1 einen Early-Door-Zugang zu den wichtigsten Bereichen des Intra­nets. Durch dieses „Pre-Boarding“ ist es möglich Un­mengen von Papier­kram zu ver­meiden, ein Willkommens­gefühl im Unternehmen zu erzeu­gen und die Nerven in den ersten Wochen zu schonen.

Hier lassen sich auch bereits erste Methoden des Mitarbeiter-Engage­ments einbringen: Ist ein Bottom-up-Feedbackprozess über die Plattform einge­bun­den, bekommst Du wertvolle Impulse durch die Neulinge, die eine Pers­pektive mit­bringen. Dies lässt sich etwa durch einen Frage­bogen umsetz­en, der sich an die Einleitung zum Intranet anschließt und die ersten Eindrücke der „Onboarding-Journey“ unmittelbar erhebt: Fühlt sich der Neuling gut mitgenommen? Fehlte etwas? Vermisst er vielleicht sogar eine Funktion, die er vom vorigen Arbeitsplatz kennt? Einsteiger können so von Tag 1 an einen Beitrag leisten, während der interaktive Prozess dabei hilft, die Mitarbeiter direkt mitein­zu­beziehen, statt einfach nur Hand­bücher und Material zur Lektüre zur Verfügung zu stellen.

2. Wissensmanagement: Wissen identifizieren, vermitteln und sichern

Wissen ist das mitunter wichtigste, aber auch flüchtigste Kapital in Unter­nehmen, wenn es nicht konserviert und geteilt wird. Der erste Schritt für Mitar­beiter ist, rauszufinden bei wem sie Wissen erfahren, das noch nicht dokumentiert ist. Hierzu dienen einfach zugängliche Mitarbeiter­profile, in denen sich Kenntnisse von Ansprech­partnern hinterlegen lassen. Der Bestfall ist natürlich, dass das Wissen bereits abgelegt und für Neulinge leicht abruf­bar ist: In Sachen Wissens­vermittlung bieten Intranets die perfekte Umgeb­ung, um Ressour­cen und Tools zur Verfügung zu stellen, die das Wissen der Mitar­beiter erweitern – und auch von erfahrenen Kollegen auf „Newcomer“ übertragen. So steht es langfristig und transparent zur Verfüg­ung.

Ein Beispiel für die Implementierung einer Wissensdatenbank findest Du in unserem Projekteinblick beim CNC-Betrieb Wankmüller, wo es um die Vermit­tlung hochkomplexen Technik- und Materialwissens von der erfahr­enen Be­leg­schaft an Neuzu­gänge ging. Ein Learning hierbei: Usability spielt für jene, die Wissen teilen sollen, eine große Rolle, denn im Gegensatz zu ver­alteten CMS-Systemen kann und darf ein gut eingerichtetes Wiki im Intra­net wirklich jeder bedienen. Hier trugen erfahrene Mitarbeiter ihre Kennt­nisse ein und machten sie so dem Nach­wuchs verfügbar – dank der Dynamik des Wikis jederzeit aktualisier­bar. Dabei bleibt stets nach­vollziehbar, wer welche Änder­ungen vorge­nommen hat. Durch die Cloud-basierte Soft­ware kann heutzu­tage Wissen von zu Hause aus, in anderen Ländern und in-house gleich­er­maßen geteilt und abgerufen werden.

Natürlich lässt sich Wissen auch in Dokumenten ablegen. Durch Funk­tionen wie verpflichtende Lese­bestätigungen können diese auch versandt werden, um virtuell bestät­igen zu lassen, dass der Mitar­beiter die Ressource gelesen und ver­standen hat. Dieses Verständnis lässt sich zudem abfragen: Das Wis­sen von Mitarbeitern zu einem Thema kann über ein Quiz erhoben wer­den. Dabei gibt es für die Ersteller verschied­ene Auswertungsformate, welche Einblicke in die Gesamtheit der Antworten („Wie viel % meiner Mit­arbeiter können die Fragestellung XY beant­worten?“) und die Antworten einzelner Nutzer gewähren. Ein Weg für die Personal­abteilung, noch tiefer in die Materie zu gehen, sind Umfragen – denn hier sind je nach System alle Formate wie Textfelder oder Doku­menten-Anhänge möglich.

Als Kirsche on top gibt es den unternehmens­weiten Kalender in dem Trai­ningstage, Deadlines für Abgaben und vieles mehr eingetragen werden können. So wird auch zeitlich eine feste Struktur geschaffen, der Mitar­beit­ende folgen können. Ihren persönlichen Outlook-Kalender behalten sie natürlich weiterhin.

3. Kultureller Wandel: Reiß deine Mitarbeiter mit und beziehe sie mit ein

„New Work“ ist in vielen Personal­abteilungen ein heißes Thema: Neue Gren­zen für das Arbeiten werden definiert, sei es zeitlich oder räumlich, der Kurs steht auf Flexibilität und Freiheit Deiner Mitarbeiter für beste Ergeb­nis­se. Das ist oft verbunden mit flachen Hierar­chien, alle können sich einbring­en. Die Strukturen für das Neue Arbeiten werden dabei wesentlich durch die Tools geprägt, die sie ermöglichen. Wer noch auf Mails, Telefon oder gar Faxgeräte setzt, während andere bereits über Teams Konferenzen abhalten, wird es schwer haben, die neue Dynamik zu leben. Feedback Deiner Mitarbeiter einzu­holen ist dabei sowohl wesent­licher Teil einer moder­nen Unterneh­mens­­kultur, als auch hilfreich beim Change selbst. Das ist im Intranet durch Inter­aktions­möglichkeiten wie Kommentare, Likes und auch durch Formulare oder einen Chat möglich. So kann sich die Informa­tions­vermittlung auf Wunsch vom Top-Down lösen und Mehrwege­kom­munikation ermöglichen – der Praktikant kann sich direkt an den CEO oder HR-Leiter wenden.

In Sachen Feedback lassen sich Likes für Abstimmungen nutzen – bspw. Daumen hoch oder runter für Vor­schläge in unterneh­mens­öffentlichen Posts. Oder eine Mindest­anzahl Likes führt dazu, dass das Management ein garan­tiertes Feedback zum Vorschlag gibt. Darüber hinaus kann Deine HR durch vorgefertigte Feedbackformulare zeigen, dass sie immer ein offenes Ohr hat (natürlich lebt dieses Feature davon, dass dann auch geant­wortet wird). Das Gleiche geht schnell und unkompliziert über einen Servicechat oder -kanal der Personalabteilung.

4. Digitalisierung von Prozessen: Deine Fleißarbeit wird auto­matisiert

Wie viel Spaß hat Deine Personalabteilung eigentlich an Verwaltungs­auf­gaben? Wenn die Antwort „nicht viel“ lautet, gibt es gute Nach­richten! Mit einem modernen Intranet lässt sich viel Fleißarbeit digital automatisiert erledigen oder zumindest auf wenige Klicks redu­zieren – etwa die Bearbei­tung von Urlaubsanträgen. Papiervorlage aus­teilen, ausgefüllte Formulare sichten, abheften oder einscannen, all das gehört dann der Vergangenheit an und kommt nebenbei auch der Umwelt zugute. Wird der Urlaub vom Mitar­beiter im System beantragt und vom Vorge­setzten bestätigt, ist die Perso­nalabteilung sogar überhaupt nicht involviert. Das Gleiche gilt für Perso­nalfragebögen, Datenerfassungen, Fortbildungsbewilligungen und vieles mehr.

Unser Fazit: Intranet für HR lohnt sich

Ob Du neue Mitarbeiter onboarden, bestehende Kollegen informieren und wertschätzen oder neuen Schwung in eure Firmenkultur bringen willst – ein Intranet unterstützt Dich dabei. Hinzu kommt, dass Dein Unternehmen einen modernen und unkomplizierten Eindruck macht, was die Attraktivität für High Potentials steigert.

Wusstest Du übrigens schon, dass Abteilungen wie HR und Kommu­nikation Intranets auch (fast) ohne die IT-Abteilung einführen können? Wenn Du Deine Personalabteilung durch ein Intranet­projekt entlasten und auf Höchst­leistung bringen willst, sicher Dir ein kostenloses Beratungsgespräch mit uns.