Es ist soweit: Du hast die Freigabe erhalten, ein Intranet für Dein Unternehmen einzuführen! Was Dir als Projektleiter jetzt fehlt, ist ein Intranet-Projektteam, das Dir dabei tatkräftig unter die Arme greift. Welche Rollen dafür besonders wichtig sind und in welchen Abteilungen Du die richtigen Personen dafür findest – das erfährst Du hier.

Grundsätzlich lässt sich sagen, dass Du Dein Team bestenfalls möglichst interdisziplinär aufstellen solltest. So kannst Du die Expertise verschiedener Fachbereiche nutzen und unterschiedliche Perspektiven im Projekt berücksichtigen. Diese sechs Rollen sollten dabei in keinem Projektteam fehlen:

1. Hält Dir den Rücken frei: Der Projektsponsor

Für einen reibungslosen Ablauf Deines Projektes benötigst Du Unterstützung aus der Führungsetage. Zum einen fördert dies die unternehmensweite Akzeptanz des Projekts und zum anderen beschleunigt es die Entscheidungsfindungen. Sorge also zu Beginn Deines Projekts unbedingt für den Rückhalt durch einen Vertreter aus der Geschäftsführung und halte ihn während des gesamten Projektverlaufs auf dem Laufenden.

2. IT-Expertise: Der technische Projektmanager

Sofern Du nicht selbst aus der IT-Abteilung bist, brauchst Du einen Ansprechpartner, der die IT-Infrastruktur versteht und Dir bei technischen Fragen zur Seite steht. Gerade zu Projektbeginn solltest Du diese Person einbinden, um die bestehende Softwarelandschaft zu analysieren und Voraussetzungen für die Einführung einer neuen Lösung in Erfahrung zu bringen. Im weiteren Verlauf des Projekts unterstützt diese Person dann bestenfalls das Intranet-Projektteam durch die Betreuung der technischen Teilprojekte, wie bei der Installation oder der Anbindung des Nutzerverzeichnisdienstes.

3. Verwandlungskünstler: Der Change-Management Lead

Weil der Digital Workplace nicht nur technisch eingeführt, sondern auch von den Mitarbeitenden genutzt werden soll, braucht es einen Change-Management-Lead. Diese Person sorgt dafür, dass die Mitarbeitenden über die neue Plattform informiert werden – und befähigt sind, diese aktiv zu nutzen. Das kann bspw. durch Schulungen, Info-Veranstaltungen und begleitende Kampagnen geschehen. Die richtige Besetzung für diese Aufgaben findet sich oftmals in der Personalabteilung. Meist haben die Kollegen dort ein gutes Verständnis dafür, was nötig ist, um die Mitarbeitenden auf die Nutzung des neuen Intranets vorzubereiten.

4. Kreative Köpfe: Das Redaktionsteam

Um die zukünftige Plattform von Beginn an mit ausreichend Inhalten zu füllen, sollte eine Redaktion etabliert werden. Diese entwickelt ein Konzept, welche Inhalte zum Start und danach laufend im Intranet angeboten werden sollen. Sie sorgen also dafür, dass Mitarbeitende zum Go Live Termin kein leeres System vorfinden, sondern dass das hier bereits Informationen, Bilder usw. vorhanden sind! Ggf. erstellen sie dann auch alle laufenden Inhalte und publizieren sie im Intranet. Bei der Suche nach diesen Mitgliedern des Intranet-Projektteams ist die Unternehmenskommunikation oder das Marketing Deine erste Anlaufstelle.

5. Gute Geister: Die Champions

Die Rolle der sogenannten Champions ist es, nach dem Go Live andere bei der Nutzung zu unterstützen und als erweitertes Sprachrohr der Projektleitung zu agieren. Champions wollen erst einmal für das Projekt gewonnen werden – dabei solltest Du circa 3-5 % der späteren Gesamtnutzer anpeilen. Das klingt vielleicht zunächst ambitioniert, doch es lohnt sich: Für eine breite Akzeptanz der Lösung können sie sich als unverzichtbar herausstellen.

6. Alles im Griff: Der Projektleiter

Zum Abschluss braucht jede Intranet-Einführung natürlich einen Hauptverantwortlichen für den Projekterfolg. Als Projektleiter laufen bei Dir alle Fäden zusammen und Du behältst stets den Überblick zum aktuellen Projektstand. Außerdem koordinierst Du das weitere Vorgehen mit den anderen Mitgliedern des Intranet-Projektteams und prüfst ihre Arbeitsergebnisse. Zusätzlich koordinierst Du die Zusammenarbeit mit wichtigen Stakeholdern oder externen Agenturen.

Los geht’s mit Deinem Intranet-Projektteam!

Nun hast Du einen guten Einblick in alle notwendigen Rollen von erfolgreichen Intranet-Projektteams bekommen! Du weißt bereits, wer alles Teil Deines Projektteams sein soll? Wunderbar! Wenn Du Unterstützung bei der weiteren Planung und Umsetzung Deines Projektes brauchst oder Dir unternehmensintern Ressourcen fehlen, arbeiten wir gerne mit Dir zusammen.

Melde Dich dazu gerne für ein kostenloses Beratungsgespräch bei uns und wir beantworten all Deine Fragen rund um das Intranet-Projekt!