Wir begrüßen Sophia Schrömbges von Viadesk. Sei doch bitte so nett und stell Dich kurz unseren Lesern vor.

Sophia: Nach meinem Masterstudium in Brand and Communication Management in Kopenhagen ging es für mich zurück nach Köln und mittlerweile bin ich seit eineinhalb Jahren bei Viadesk als Marketing Specialist tätig. 

Unserem Team bei Viadesk liegt am Herzen, unseren Kunden und potentiellen Kunden ein gutes Verständnis dafür zu vermitteln, was die Digitalisierung für Unternehmenskultur und Mitarbeiter bedeutet und wie komplex dieser Prozess ist. Hierfür ist es wichtig, dass wir selber den Gedanken von New Work in unserer täglichen Arbeiten umsetzen. Wir nutzen unser Social Intranet, um nahtlos innerhalb der Teams an verschiedenen Standorten zu kooperieren, sowie stets flexibel und effektiv arbeiten zu können. Teil meiner Arbeit ist es, die Erfahrungen, die meine Kollegen und ich hierbei sammeln, nach außen zu kommunizieren.  

Einen Tag über Deine Schulter geblickt, was würden wir erleben?

Sophia: Morgens checke ich erstmal meine Mails und unsere Viadesk Plattform, um zu schauen, was so los ist. Dort sehe ich auch, ob meine Kollegen mir Rückmeldung, zum Beispiel für geplante Events, wie die SCM Praxistage, oder Blogartikel, gegeben haben. Neben fix laufenden Projekten warten jeden Tag andere Aufgaben auf mich. Hierbei ist der Austausch mit meinen Kollegen, auch aus Amsterdam, sehr zentral, um Verantwortlichkeiten zu klären und den Status verschiedener Projekte zu checken, was wir alles über unser Intranet regeln. Grundsätzlich drehen sich meine täglichen Aufgaben darum, auf unseren Kanälen Informationen rund um den Digital Workplace zu teilen. 

Viadesk bietet nicht nur eine Lösung für Social Intranets an, sondern mit Coursepath auch eine Plattform für E-Learning. Wie ist Eure Strategie zu den beiden Systemen, sind sie ineinander integriert?

Sophia: Das ist richtig. Ein großer Benefit unserer Plattformen ist, dass sie sich im Nu über die API und Single Sign-on nahtlos miteinander verbinden lassen. Die Integration von Viadesk und Coursepath geht aber noch weiter. So kann z. B. ein Mitarbeiter auf der persönlichen Startseite in Viadesk direkt seine abzuschließenden E-Learning Kurse sehen und sie mit einem Klick aufrufen. In einer Schulung kann natürlich auch auf weiterführende bzw. passende Dokumente in Viadesk verwiesen werden. Wissensmanagement und Fortbildung gehen hier Hand in Hand.

Bei der Einführung von Viadesk und auch Coursepath hat sich ein agiles Vorgehen als bewährte Methode herausgestellt. Man sollte Mitarbeiter mit in den Entwicklungs-Prozess einbeziehen und ihnen auch genügend Zeit geben, sich in neuen Tools zurecht zu finden. Auf diese Weise lässt man keine Kollegen auf der Strecke und die Sicherheit im Umgang mit den Tools wächst stetig. 

Ziel sollte es sein, einen Digital Workplace für die Mitarbeiter zu schaffen, in dem die digitalen Tools miteinander verbunden sind und so ein digitaler Arbeitsplatz entsteht.

Kommt es vor, dass Kunden durch Viadesk auf Coursepath aufmerksam werden oder umgekehrt? Was ist der Regelfall?

Sophia: Zunächst sind Unternehmen spezifisch auf der Suche nach einer Lösung für entweder LMS oder Social Intranet. Da wir das was wir predigen auch leben, sind unsere Systeme miteinander verbunden, wodurch die Kunden in Live Demos automatisch auf beide Lösungen aufmerksam werden. Allerdings muss ja erstmal ein geplantes Projekt erfolgreich laufen, bevor ein weiteres System dazu kommt. Deshalb empfehlen wir wie gesagt Schritt für Schritt an die Sache heran zu gehen.   

Office 365 hält in immer mehr Unternehmen Einzug. Wie ist Eure Strategie in Bezug auf Office 365 und Viadesk? 

Sophia: Office 365 ist in Form von Widgets bereits seit längerem in unseren Tools integriert. Beispielsweise können SharePoint Ordner durch Single-Sign-On direkt von Viadesk aus erreicht, Mails von der Startseite aus gesehen, sowie Dokumente durch die Integration von Viadesk aus bearbeitet werden. Allerdings wollen wir hier die Dokumentbearbeitung nicht ersetzen. Aktuell ist dies durch eine Versionierung hochgeladener Dateien und Verknüpfungen zu häufig bearbeiteten Dateien gegeben. Es ist wichtig, dass unsere Plattform mit Office 365 gut zusammen funktioniert, weshalb die Intrgration mit Office 365 in Zukunft noch ausgebaut werden soll. 

Welchen Stellenwert hat die G Suite für Euch? Wird es in absehbarer Zeit ebenfalls Integrationen geben?

Sophia: Derzeit sehen wir bei unseren Kunden keinen großen Bedarf für G-Suite. Momentan arbeiten wir mit dem Google Authenticator für die Two-Step Authentifizierung und es kann auf Dokumente in G-Suite verlinkt werden. Für die Zukunft ist es selbstverständlich wichtig, dass wir uns breitgefächert aufstellen, allerdings achten wir hierbei immer auf die Bedürfnisse und Anfragen unserer Kunden und entscheiden schlussfolgernd, für welche Tools eine Integration Sinn ergibt. 

Welche Zukunftsthemen im Intranet siehst Du?

Sophia: In den letzten Jahren ist die Anzahl an Unternehmen, die ihren Mitarbeitern Remote- und Home-Office ermöglichen, rasant gestiegen. Unsere Aufgabe als Social Intranet Anbieter besteht darin, den Anforderungen der neuen Arbeitswelt, unter Einfluss der Digitalisierung und des Konzepts von New Work, gerecht zu werden. Dies beinhaltet, das Intranet als Dashboard nutzen zu können, von dem Mitarbeiter nahtlos auf andere Unternehmenstools zugreifen können, und dass es als Katalysator für neue Unternehmenskulturen dient. Hierfür ist es wichtig, Integrationen mit anderen Systemen noch weiter auszubauen. 

Hier forschen wir auch in Richtung der Einbindung von KI und Machine Learning. Dies wollen wir voll ausschöpfen, um unseren Kunden das Potential der KI für das Wissensmanagement von morgen zur Verfügung zu stellen. Ziel ist es außerdem, die Barrierefreiheit unserer Lösungen zu gewährleisten, damit tatsächlich alle Mitarbeiter in Zukunft auf unseren Plattformen zusammenkommen können.

Abschließend: Was ist Eure Produktstrategie für die Zukunft? Wie geht es weiter?

Sophia: Da wir eine große Spannbreite an Kunden haben, war und ist es für uns immer wichtig gewesen, die Ambitionen, Ziele, Bedürfnisse und Arbeitsweisen unserer Kunden zu kennen. Der Kern unserer Produktstrategie besteht darin, uns auf die Essenz der Marktanforderungen, Kundenwünsche und Unternehmensziele zu fokussieren. 

Auf Basis dessen entwickeln wir neue Funktionalitäten. Hierfür nutzen unsere Entwickler eine speziell für Software-Development entwickelte Methodik. Diese ermöglicht unserem Team flexibel auf Kundenwünsche, Markttrends und innovative Ideen zu reagieren. 

Neben Feature-Weiterentwicklungen haben wir natürlich auch die Zukunft im Blick und erforschen z. B. eine tiefergehende Integration von Office 365 und die Einsatzmöglichkeiten der KI im Bereich Wissensmanagement.

Sophia, danke für das Gespräch!