Als Spezialist für den mobilen Zugriff bietet sich die Einführung einer Mitarbeiter-App besonders für Unter­nehmen an, die viele mobile Mit­ar­beitenden beschäftigen und eine Unified Communi­cation (UC) anstreben. Dabei sind alle grund­legenden Funktionen, wie News, Chat, Profile und Veran­staltungen sowie zusätzliche rudi­mentäre Pro­zesse in der App verfügbar. Möglicherweise variieren die Funktionen je nach Anbieter. Durch die mobile Erreich­barkeit sowie die sozialen und inter­aktiven Bestand­teile sind Mitarbeiter-Apps als Mittel in der internen Kommu­nikation immer gefragter!

Bei der Einführung der App solltest Du jedoch einige, wichtige Schritte be­achten, um das volle Potenzial auszu­schöpfen. Unsere er­probte Vor­gehens­weise für die optimale Ein­führung einer Mitarbeiter-App findest Du hier! Wichtig dabei: Ein uni­verselles Vor­gehen gibt es natürlich nicht, dieses muss indi­viduell an Dein Unter­nehmen angepasst werden.

Aufnahme der Anforderungen und technische Auswahl

Grundsätzlich sollte Deine Mitarbeiter-App-Einführung mit der An­forderungs­aufnahme starten. In einem An­forderungs­katalog solltest Du dafür die rund 50–100 wichtig­sten Anforder­ungen sammeln. Je nach­dem wie groß Dein Unter­nehmen ist und in welcher Branche es sich befinden, kann die Zahl hier variieren. Damit die Anfor­derungen ver­ständlich doku­mentiert sind, solltest Du jede Anfor­derung in den Kontext zu dem Benutzen­den stellen. Dazu gibst Du der Anforderung zuerst einen Namen und be­schreibst diese dann nach dem folgenden Muster: „Als [Rolle des Benutzers] möchte ich [Funktion], sodass ich [Beschreibung des Nutzens] kann.“ Abschließend definierst Du das Ak­zeptanz­kriterium, um konkret fest­halten zu können, wann die An­forderung erfüllt worden ist.

Sobald Du die Anfor­derungen definiert hast, steht der tech­nischen Auswahl des pas­senden Systems nichts mehr im Weg! Auch später sind die Anforder­ungen noch wichtig: Bei der Konzep­tion der App er­füllen sich so alle Forder­ungen. Somit gelingt z. B. die An­passung der Start­seite: Welche Ver­knüpfungen, Widgets etc. werden hier benötigt?

Nachdem die Anforder­ungen klar sind und Du eine passen­de Mitarbeiter-App aus­gewählt hast, beginnt die Einführung. In den folgenden Ab­schnitten kannst Du Schritt für Schritt nach­lesen, wie die Konzep­tion und Um­setzung gelingen.

Konzeption der Mitarbeiter-App

Nun solltest Du Dich der Konzeption der neuen Mitarbeiter-App widmen. Möglicher­weise muss nicht jede der Maß­nahmen unbedingt für jedes Projekt durch­geführt werden. Wäge also für Dein indivi­duelles Projekt ab.

Sitemap erstellen

Wie könnte die Site­map aussehen? Um Struktur und Klar­heit für die Mitarbei­ter-App zu schaffen, werden alle zu erstel­lenden Seiten sowie Gruppen auf­gelistet. Darüber hinaus wird die Navi­gations­struktur mithilfe eines Baum­diagramms dargestellt.

Benutzergruppen festlegen

Für ein eindeuti­ges Rechte- und Rollen­konzept benötigt Dein Unter­nehmen Be­nutzer­gruppen: Welche könnten das sein? Oft bietet sich hier eine Auf­teilung nach den folgenden (aus­gewählten) Kriterien an: Region, Gesell­schaft, Standort, Funktion oder Bereich, Position, Sonder­rolle.

Rollen und Rechte definieren

Damit die jeweiligen Rollen und Rechte techn­isch zugeord­net werden können, ist ein Rechte- und Rollen­konzept sinnvoll. Es soll z. B. pro Abteil­ung mindestens eine zustän­dige Person geben, die News publi­ziert („Fach­redakteur“). Zusätzlich veröffent­lichen einige weitere Personen Nach­richten, die alle im Unter­nehmen betreffen („Zentral­redakteur“). Damit Du hier nicht den Über­blick verlierst, kannst Du Dich an den Benutzer­gruppen orien­tieren. Teile hier pro Gruppe die jeweiligen Rechte und Rollen für die Mitarbei­ter-App zu:

• Wer ist Standard-Nutzer?
• Wer ist für redak­tionelle Inhalte verantwort­lich und benötigt entsprech­ende Rechte?
• Und wer benötigt Administra­tions­rechte für das voll­ständige System?

Inhalte und News personalisieren

Um durch die neue Mitarbeiter-App einen Mehr­wert im Arbeits­alltag Deiner Mitarbei­tenden zu erzielen, ist es sinn­voll Inhalte zu persona­lisieren. Damit über­schwemmst Du einzelne Nutzer­gruppen nicht, jeder erhält aus­schließlich relevante Informa­tionen und nebenbei bleibt Deinen Mitarbei­tenden lästige Sucherei erspart. Techniker können so z. B. Un­wetter­warnungen oder Verkehrs­mittellungen direkt per Push-Mittei­lung auf das Handy erhalten. Arbeite für die bereits fest­gelegte Site­map eine Persona­lisierung aus, damit jeder in Deinem Unter­nehmen maß­geschneider­te Inhalte bekommt. Unterscheide hierbei in öffent­liche Inhalte und Inhalte, die nur einer ausge­wählten Ziel­gruppe ange­zeigt werden.

Systemkonfiguration vornehmen

Welche System­einstel­lungen müssen vorge­nommen werden? Hier kann beispiels­weise eine Anpas­sung der Push-Benachrich­tigungen oder der Profil­felder nötig sein. Dein Unter­nehmen sollte sich hier den Effekt der jeweiligen Funk­tion in der täglichen Nutzung vor Augen führen.

Redaktionskonzept erarbeiten

Auch eine Mitarbeiter-App sollte regel­mäßig mit aktuellen Inhalten be­spielt werden. Ein Redak­tions­konzept unter­stützt den reibungs­losen Ablauf und gibt den jeweiligen Redak­teuren Klar­heit. Dabei sollten Auf­gaben auf Zentral- und Fach­redakteure verteilt und auch Work­flows zwischen beiden Nutzer­gruppen fest­gehalten werden.

Um ein informa­tives Redaktions­konzept zu erarbei­ten sind nach­folgende Punkte relevant:

• Kommunika­tions­­kanal
• Themen­­schwer­punkt
• Verantwort­lich­­keiten
• Publikations­­frequenz
• Publi­kations­­kriterien
• Aus­spielung

Ein solches Konzept muss natürlich immer weiter­entwickelt und an die jeweiligen Gegeben­heiten angepasst werden. Wie Du ansprechende Inhalte für eine Kommunika­tions­plattform entwerfen kannst, haben wir bereits hier zusammen­gefasst.

Inhalts- und Migrationskonzept erstellen

Ein Inhalts- und Migrations­konzept gibt Struktur bei der Über­tragung und Er­stellung der Inhalte. So sind beim Go Live garantiert alle wichtigen Informa­tionen in der App. Entwickle einen Fahr­plan für die Migration:

• Welche Inhalte sind zu er­stellen?
• Wann soll das statt­finden und wer ist dafür verant­wortlich?
• Gibt es vielleicht veraltete In­halte, die eine Über­arbeitung benötigen?

Trainingskonzept vorbereiten

Für die meisten Nutzenden lässt sich die App sehr intuitiv bedienen. Jedoch gibt es Benutzer­gruppen, die sich vertiefter mit den Funk­tionen aus­kennen sollten, als der Stan­dard-Nutzer. Überlege Dir also, ob für einen Teil vielleicht Screen­casts oder ähnliches aus­reichen und wer ein ausführ­licheres Angebot, z. B. mit­hilfe von Schulun­gen oder E-Learning, benötigt. Bereite ein Trainings­konzept vor, das den Umfang, den Zeit­plan, die durch­führende Person und die Ziel­gruppe festhält.

Design und Styleguide festlegen

Die Mitarbeiter-App soll auch durch das Design bei Deinen Mitarbei­tenden punkten: Sorge dafür, dass die App ein „heim­isches“ Gefühl hervor­ruft, indem Du Dich an dem Corporate Design Deines Unter­nehmens orientierst. Welche Schrift­art und Primär- / Sekundär­farben sollen ver­wendet werden?

Name und Logo erarbeiten

Auch Name und Logo der App sind ent­scheidend, um Deine Mitarbei­tenden vom ersten Moment an zu be­geistern und mit ins Boot zu holen: Überlege Dir einen einpräg­samen Namen und ein ausdrucks­starkes Logo für die App.

Nutzungsrichtlinien und Netiquette formulieren

Um die Akzeptanz der Mitarbei­tenden für die neue App zu steigern, solltest Du einige Dinge unbedingt vorab defi­nieren und kom­munizieren:

• Wie dürfen Mitarbei­tende die App auf ihren persön­lichen End­geräten nutzen?
• Wie soll die Tren­nung von Beruf und Frei­zeit geregelt werden?
• Welche Daten dürfen ge­speichert werden?
• Welche Funk­tionen können frei­willig und anonym genutzt werden?

All diese und weitere Verein­barungen regeln die Ver­wendung der App. Dabei verein­fachen Nutzungs­beding­ungen nicht nur Deinen Mitarbei­tenden den Umgang mit der neuen App, sondern er­zielen auch zusätz­liche Sicher­heit für Dein Unter­nehmen. Ohnehin ist auch eine Neti­quette sinn­voll: Deine Mitarbei­tenden wissen so, welchen Umgangs­ton sie in der App bei der Kommuni­kation mit der Kolleg­schaft nutzen sollten.

Umsetzung der Maßnahmen

Nun geht es weiter mit dem span­nenden Teil: Die Um­setzung der Maß­nahmen und die Ein­richtung der App kann endlich starten! Farben werden konfi­guriert, Logos er­stellt und hinter­legt, Inhalte migriert und Trainings­materialien erstellt.

Ein Tipp: Lege den Fokus dabei auf die Migra­tion der Inhalte. Denn dieser Teil wird oftmals unter­schätzt.

Kommunikations­maßnahmen und Schulungen durchführen

Soweit hast Du es geschafft und bist beim letzten wichtigen Schritt angelangt! Damit Deine Mitarbei­tenden die neue Mitarbeiter-App mit größt­möglichem Mehr­wert nutzen können, musst Du sie vorab natür­lich auch fit dafür machen. Deswegen sol­ltest Du die Kommuni­kations- und Schulungs­maßnahmen im letzten Projekt­abschnitt nicht unter­schätzen!

Change-Maßnahmen

Warum Dein Unter­nehmen solche Maß­nahmen überhaupt benötigt und wieso die Vernach­lässigung der mensch­lichen Seite eine Verän­derung weit­reichende Konse­quenzen haben kann, er­klären wir Dir hier. Und wie Du die Maß­nahmen konkret um­setzen solltest, haben wir hier zusammengefasst.

Schulungen

Abschließend wollen wir Dir auch unsere Anleitung für die perfekte Intranet (Mitarbeiter-App)-Schulung empfehlen!

Fazit

Kurz gesagt: Mit dieser Vorgehens­weise bei der Einführung einer neuen Mitarbeiter-App hast Du an alle wichtigen Punkte gedacht! Denn das System und Deine Mitarbei­tenden sind best­möglich vor­bereitet, um die Kom­munikations- und Infor­mations­platt­form mit großem Nutzen im Arbeits­alltag zu inte­grieren. So sind endlich alle Mitar­beitenden gleicher­maßen inte­griert – egal ob mobile oder Schreib­tisch­mitarbeitende. Die Mit­arbeiter-App ist für jeden da!

Dein Unter­nehmen benötigt Unter­stützung bei der Einführung der Mitarbeiter-App? Dann beantworten wir Dir gerne Deine Fragen oder führen die App gemein­sam mit Dir ein! Kontaktiere uns dazu gerne jeder­zeit und verein­bare ein persönliches Beratungsgespräch mit uns.