Die Arbeitswelt verändert sich rasant: Digitalisierung, Fachkräftemangel und flexible Arbeitsmodelle fordern Unternehmen in allen Größen heraus. Be­sonders kleine und mittlere Unternehmen (KMU) stehen vor der Aufgabe, interne Kommunikation, Wissensaustausch und Zusammenarbeit zukunfts­fähig zu gestalten – effizient, transparent und mobil. Ein Social Intranet im Mittelstand kann dabei eine zentrale Rolle spielen: Es verbindet Menschen, Informationen und Prozesse auf einer zentralen Plattform – intuitiv bedienbar und zugeschnitten auf den Arbeitsalltag der Mitarbeitenden.

In diesem Artikel zeigen wir Dir deswegen, warum Social Intranets für den Mittel­stand eine wertvolle Lösung darstellen!

1. Unternehmensinterner Austausch auf einer neuen Ebene

Austausch und Vernetzung findet in Unternehmen längst nicht mehr nur abteilungs- oder team­intern statt. Ein Social Intranet unterstützt dabei die unternehmens­übergreifende Ver­netzung zu fördern. Durch ein Mitarbeiter­verzeichnis können sich interessierte Kolleginnen und Kollegen z. B. über die Expertise anderer informieren und diesen auch folgen. Darüber hinaus bietet das Social Intranet mit Communitys eine Möglich­keit zum interessen­basierten Aus­tausch, wie wir es hier bei Haiilo sehen. So können sich Mitarbeitende in der Lauf­gruppe zum Joggen am Wochen­ende verabreden, in der Mitfahr­zentrale für den gemeinsamen Arbeits­weg verabreden und im Ideen­pool neue unter­nehmens­übergreifende Vorschläge sammeln. Zudem bieten manche mo­der­ne Social Intranets schon heute KI-gestützte Empfehlungssysteme, die automatisch passende Inhalte, Gruppen oder Kollegen vorschlagen – basierend auf Interessen, Abteilung oder bisherigen Aktivitäten.

2. Zielgerichtete, personalisierte und interaktive News

Social Intranets haben umfassende Möglichkeiten zur Personalisierung von Inhalten für den Mittelstand. Interne Kommunikatoren können dadurch ihre Botschaften auf Basis von z. B. Abteilungen oder Standorten zielgerichtet verteilen. Anders als bei E-Mails dürfen Mitarbeitende hierbei selbst ent­scheiden, welche News sie neben verpflichtenden Informationen noch erhalten möchten. So steigt auch die Relevanz der Inhalte für jeden Mit­arbeitenden deutlich. Viele Systeme bieten inzwischen interaktive Formate wie Umfragen, Reaktionen und Kom­mentarfunktionen direkt im Newsfeed, was das Engagement spürbar erhöht. Auf der Startseite können dann die wichtigsten Neuigkeiten gebündelt dargestellt werden, wie wir es hier bei LumApps sehen können.

3. Alle wichtigen Informationen an einem Ort

Um einen schnellen Überblick über alle relevanten Informationen zu erhalten, reichen personalisierte Nachrichten alleine nicht aus. Dazu sind die jeweiligen Informationsbedürfnisse der Mitarbeitenden zu vielfältig. Oft werden auch Informationen aus anderen Systemen benötigt. Social Intranets können dabei helfen, diese verschiedenen Informationsquellen zu aggregieren. Dank ver­besserter API-Schnittstellen lassen sich heute noch mehr Drittanbieter-Tools – von Microsoft Teams bis KI-Assistenzlösungen – nahtlos integrieren. Alternativ ist es auch möglich, Meldungen aus weiteren Systemen im Benach­richti­gungs-Center des Intranets anzuzeigen. So erhält jeder Mitarbeitende die Informationen, die er benötigt und die Notwendigkeit, zwischen verschiedenen Apps zu wechseln, wird reduziert. Sichtbar wird das hier in der Plattform Interact.

4. Nachhaltiges Wissens- und Kompetenzmanagement

Wissen ist eine zentrale Ressource – besonders in kleinen und mittleren Unternehmen, wo es oft in den Köpfen einzelner Mitarbeitender steckt. Ein Social Intranet hilft, dieses Wissen zu sichern und zugänglich zu machen: In digitalen Wikis können Inhalte strukturiert dokumentiert, kommentiert und gemeinsam weiterentwickelt werden. Zum Beispiel bietet das Intranet XELOS eine solche Möglichkeit. So entsteht eine lebendige Wissensdatenbank, die ständig wächst. Zudem lassen sich in Mitarbeitendenprofilen Fähigkeiten, Zertifikate und Erfahrungen hinterlegen. Das erleichtert es, interne Experten schnell zu finden. So bleibt Know-how nicht nur erhalten, sondern wird aktiv gefördert und Kolleginnen und Kollegen können sich dazu vernetzen.

5. Finden statt Suchen

Vor allem die Suche profitiert von der Zentralisierung aller Anwendungen, Informationen und Dokumente in einem Social Intranet. Dabei lassen sich sogar weitere Systeme, z. B. verschiedene Apps aus Microsoft 365, durchsuchen. In Verbindung mit einer Volltextsuche, welche auch Inhalte von Dokumenten durchsucht, erhalten die Mitarbeitenden dadurch deutlich bes­sere Suchergebnisse. Je nach Softwarelösung lassen sich diese zusätz­lich durch verschiedene Filter eingrenzen. Einige Lösungen setzen mittlerweile auch auf semantische KI-Suche, die kontext­bezogene Ergebnisse liefert und Synonyme sowie verwandte Themen erkennt. Vor dem Hinter­grund, dass viele Mitarbeitende mehr als ein Viertel ihrer Arbeits­zeit auf der Suche nach Informationen verbringen, stellt dies eine erhebliche Erleichterung dar.

6. Kultur und Zusammenhalt stärken

In hybriden Arbeitsmodellen und dezentralen Teams droht häufig der Verlust von Zugehörigkeitsgefühl und gelebter Unternehmenskultur – gerade im Mittelstand, wo Werte, Vertrauen und kurze Wege traditionell eine große Rolle spielen. Ein Social Intranet kann helfen, diese Kultur digital erlebbar zu machen. Durch soziale Funktionen wie persönliche Profile, Teamseiten, Geburtstags- oder Jubiläumsanzeigen, Communitys, interaktive Beiträge oder interne Events wird der informelle Austausch gefördert – auch standort- oder bereichsübergreifend. Mitarbeitende lernen sich besser kennen. Ein starkes Gemeinschaftsgefühl steigert dann nicht nur das Wohlbefinden, sondern wirkt sich auch positiv auf Produktivität und Arbeitgeberattraktivität aus – besonders relevant ist das in Zeiten von Fachkräftemangel.

7. Mobile Verfügbarkeit

Da nicht immer alle Mitarbeitenden im Büro am Schreibtisch arbeiten, ist die mobile Verfügbarkeit heute Voraussetzung für die Intranet-Akzeptanz. Deshalb bieten Social Intranets bereits im Standard native Apps für mobile Endgeräte, wie hier bei Staffbase. Viele Anbieter setzen mittlerweile auf eine „Mobile First“-Strategie und bieten Push-Benachrichtigungen und Offline-Zugriff an. Damit steht einer mobilen Nutzung nichts mehr im Wege.

Fazit

Social Intranets sind vielseitige Werkzeuge, die kleinen und mittleren Unter­nehmen dabei helfen können, Kommunikation, Zusammenarbeit und Wissen zentral und effizient zu organisieren. Out-of-the-box-Lösungen bieten im Standard bereits einen großen Funktionsumfang, wodurch sie deutlich kostengünstiger und schneller einsatzbereit sind als Eigen­entwicklungen oder Plattformen wie etwa SharePoint. Zwar sind sie technisch nicht in jeder Hinsicht frei anpassbar, doch moderne Anbieter setzen auf modulare Archi­tekturen und vielfältige Grundfunktionen.

Umso entscheidender ist es, die passende Lösung auszuwählen – wir unterstützen Dein Unternehmen im Mittelstand gerne dabei, den Über­blick zu behalten und das Social Intranet zu finden, das zu Deinen Anforderungen passt!