In Zeiten digitaler Transformation und disruptiven Entwicklungen in der Wirtschaft wird der Ruf nach effizienter Zusammenarbeit, Kommunikation sowie nachhaltigem Wissensmanagement immer lauter. Speziell kleinere und mittlere Unternehmen müssen sich diesen Herausforderungen stellen, um zukünftig wettbewerbsfähig zu bleiben. 

Hier sind sieben Gründe, warum Social Intranets dabei helfen können:

1. Neue Art der Zusammenarbeit

In Unternehmen bleibt die Kommunikation und Zusammenarbeit längst nicht mehr in den dafür definierten Strukturen. Vielmehr wird ein Großteil der Leistungen in informellen Netzwerken erbracht, welche sich in den meisten Fällen deutlich von der Baumstruktur des Organigramms unterscheiden. Für den zukünftigen Unternehmenserfolg sollten diese Netzwerke also bestmöglich unterstützt werden, wofür ein geteiltes Laufwerk allerdings nicht ausreicht.

Deshalb bieten Social Intranets in digitalen Arbeitsräumen Funktionalitäten wie Aufgaben, Kalender, strukturierte Informationen (wie z. B. Linklisten) oder Nachrichten für eine tiefere und flexiblere Kollaboration.

2. Zielgerichtet, personalisiert und interaktiv

Social Intranets haben umfassende Möglichkeiten zur Personalisierung von Inhalten. Interne Kommunikatoren können dadurch ihre Botschaften auf Basis von z. B. Abteilungen oder Standorten zielgerichtet verteilen. Anders als bei E-Mails, dürfen Mitarbeiter hierbei selbst entscheiden, welche News sie neben verpflichtenden Informationen noch erhalten möchten. So steigt auch die Relevanz der Inhalte für jeden Mitarbeiter deutlich.

Werden Informationen darüber hinaus in Form eines Activity-Streams dargestellt, sorgt dies zusätzlich zu einer höheren Transparenz auch für mehr Interaktion.

3. Alles wichtige an einem Ort

Um einen schnellen Überblick über alle relevanten Informationen zu erhalten, reichen personalisierte Nachrichten alleine nicht aus. Dazu sind die jeweiligen Informationsbedürfnisse der Mitarbeitenden zu vielfältig. Oft werden auch Informationen aus anderen Systemen benötigt. Social Intranets können dabei helfen diese verschiedenen Informationsquellen zu aggregieren. Im Idealfall lassen sich dazu Drittanbieter-Apps direkt in die Plattform integrieren. Alternativ wäre es auch möglich Meldungen aus weiteren Systemen im Benachrichtigungs-Center des Intranet anzuzeigen.

So erhält jeder Mitarbeitende die Informationen, die er benötigt und die Notwendigkeit zwischen verschiedenen Apps zu wechseln wird reduziert. 

4. Nachhaltiges Wissens- und Kompetenzmanagement  

Wichtiges Wissen, sei es über Produkte oder über die eigene Organisation, bleibt oftmals in den Köpfen der Mitarbeiter. Modernes Wissensmanagement lebt jedoch von der Vernetzung und dem Austausch untereinander. Genau dafür bieten Social Intranets leicht zu erstellende Wikis mit umfassenden Möglichkeiten für Feedback und Beteiligung.

Außerdem können Kompetenzen in den Mitarbeiterprofilen hinterlegt werden, sodass beispielsweise Fragen automatisch zum richtigen Ansprechpartner gelangen.

5. Finden statt Suchen

Vor allem die Suche profitiert von der Zentralisierung aller Anwendungen, Informationen und Dokumente in einem Social Intranet. Zum Teil lassen sich dabei sogar weitere Systeme, z. B. verschiedene Apps aus Office 365, durchsuchen.

In Verbindung mit einer Volltextsuche, welche auch Inhalte von Dokumenten durchsucht, erhalten die Mitarbeiter dadurch deutlich bessere Suchergebnisse. Je nach Softwarelösung, lassen sich diese zusätzlich durch verschiedene Filter eingrenzen. Vor dem Hintergrund, dass viele Mitarbeiter mehr als ein Viertel ihrer Arbeitszeit auf der Suche nach Informationen sind, stellt dies eine erhebliche Erleichterung dar.

6. Prozesse, die Spaß machen 

Viele Tätigkeiten, wie das Einreichen eines Urlaubsantrags oder einer Krankmeldung, erscheinen oft umständlich. Mit einem modernen Social Intranet können viele dieser sonst mühseligen Tätigkeiten digital abgebildet werden – einfache Abläufe über ein Formular und komplexere Prozesse über eine Workflow-Engine. Anschließend können die Vorgänge, mit nur wenigen Klicks und ohne Medienbrüche, erledigt werden.

7. Überall und von jedem Gerät

Da nicht immer alle Mitarbeiter im Büro am Schreibtisch arbeiten, ist die mobile Verfügbarkeit heute Voraussetzung für die Intranet-Akzeptanz. Deshalb bieten Social Intranets, bereits im Standard, native Apps für mobile Endgeräte. Damit steht einer mobilen Nutzung, mit Zugriff auf alle Anwendungen, Inhalte und Informationen nichts mehr im Wege.

Fazit

Social Intranets sind echte Allrounder. Speziell für kleine und mittlere Unternehmen, die eine einheitliche Lösung zur Kommunikation und Zusammenarbeit suchen, sind sie daher eine gute Option.

Zusätzlich sind Social Intranets deutlich günstiger in der Einführung als komplexere Systeme, wie beispielsweise SharePoint. Das liegt daran, dass Social Intranets bereits im Standard einen hohen Funktionsumfang bieten. Folglich sinkt der Bedarf an kostspieligen Funktionserweiterungen.

Allerdings lassen sich Social Intranets aus technischer Sicht auch nicht beliebig verändern. So sind der Aufbau und Grundfunktionen weitestgehend festgelegt.

Deswegen ist die Auswahl des richtigen Social Intranets umso wichtiger. Gerne helfen wir Dir dabei, einen Überblick möglicher Lösungen zu bekommen und die zu Dir passenden zu finden.